採用代行 / 費用・契約・法務
副業人材に採用業務を委託するときの実務
人事経験のある人に、副業として採用業務を手伝ってもらう。経験のある人に依頼できて費用も抑えられる形ですが、専業のフリーランスに頼む場合とは運用の設計が変わります。稼働の時間帯が限られ、量も本業の状況に左右されるからです。この記事では、任せる業務の選び方と、日々の運用の組み方を整理します。契約面の確認事項はフリーランスの採用担当に直接委託する場合の契約にまとめています。
稼働の性質が違う
副業で担う人の稼働には、次の特徴があります。
時間帯が限られる。平日の日中は本業があるため、稼働は夜間や早朝、週末になることが多い形です。
量が変動する。本業が繁忙期に入ると、副業の稼働は落ちます。事前に読めないこともあります。
即時の対応が難しい。日中に来た候補者からの連絡に、その場で対応することはできません。
一方で、経験の密度は高いことがある。本業で採用の実務を続けている人なら、現在進行形の知見を持っています。
この四つを前提に業務を設計します。専業の担い手と同じ設計をすると、噛み合いません。
任せやすい業務
稼働の性質に合うのは、次のような業務です。
- 候補者の検索と条件の設計（時間を選ばずできる）
- スカウト文面の作成と改稿（成果物で納品できる）
- 求人原稿の作成（同上）
- 書類の一次仕分け（締切を決めれば時間帯を問わない）
- 選考設計や要件整理の相談（打ち合わせの時間を合わせれば足りる）
- 稼働の分析とレポート（データがあれば時間を選ばない）
共通するのは、締切さえ守られれば時間帯を問わない業務です。成果物として納品される形なら、稼働が夜でも週末でも問題ありません。
任せにくい業務
- 候補者からの返信への即時対応
- 日程調整の往復（相手の返信に合わせて動く必要がある）
- 面接当日の急な調整
- 現場の責任者との頻繁な擦り合わせ（日中の打ち合わせが要る）
これらは、日中の即時性が求められる業務です。副業の稼働では対応が遅れ、候補者の体験に影響します。
組み合わせる形が現実的です。即時性の要る業務は社内か専業の担い手が持ち、時間を選ばない業務を副業人材に任せる。この分け方なら、双方の強みが活きます。
エラベルの見解
副業人材に依頼するとき、依頼の形を「時間」ではなく「成果物」で切ると噛み合います。
週に何時間、という形で契約すると、その時間が確保できるかどうかが常に問題になります。本業が忙しい週は約束が守れず、双方が気まずくなる。
そうではなく、「今月はこの職種のスカウト文面を三通り、検索条件を二つ」という形で依頼すると、いつやるかは相手が決められます。副業で働く人にとって、時間の自由度は報酬と同じくらい重要です。成果物で切る形は、相手にとっても引き受けやすくなります。
そして発注側にとっても、この形のほうが管理が単純です。時間の管理をしなくてよく、納品されたものを見て判断すればよい。
ただし、成果物で切れる業務でなければこの形は使えません。だから、任せる業務の選び方と依頼の形はセットで決まります。成果物にならない業務を副業人材に頼もうとすると、時間の管理が必要になり、噛み合わなくなります。
連絡と締切の設計
即時の返信を期待しない。日中に送った連絡への返信は、その日の夜か翌日になります。この前提で締切を設計します。
締切は余裕を持って設定する。稼働できる日が限られるため、締切の直前に本業が忙しくなると間に合いません。実際に必要な日より前に置きます。
まとめて渡す。細切れに依頼を投げると、そのたびに文脈を思い出す時間が発生します。週に一度まとめて渡す形のほうが効率的です。
打ち合わせの時間を固定する。週に一度、夜の決まった時間に三十分。固定しておけば、双方が予定を確保できます。
緊急時の扱いを決めておく。対応できないことが前提なので、緊急時は社内で処理する形を決めておきます。
立ち上げの進め方
副業人材との立ち上げは、稼働の制約があるぶん時間がかかります。
最初に文書で渡す。事業と組織、募集職種の役割、過去の採用の経緯、落とす理由。口頭の説明に時間を使うより、読める形で渡すほうが速く進みます。
最初の成果物を小さくする。いきなり広い範囲を頼まず、文面を一つ、検索条件を一つ。認識のずれを早く見つけます。
フィードバックを具体的に返す。稼働の機会が限られるため、一往復の情報量が結果を左右します。「もう少しこうしてほしい」ではなく、どこをどう直すかを具体的に書きます。
三か月で判断しない。副業の稼働は立ち上がりが緩やかです。短期間で成果を測ると、判断を誤ります。
複数人に分ける
一人の稼働量に限りがあるため、複数人に分ける形もあります。
職種で分ける。それぞれが担当職種を持つ形。候補者の重複が起きにくく、専門性も活きます。
工程で分ける。文面を作る人と、検索条件を設計する人。ただし、受け渡しの設計が要ります。
バックアップとして持つ。一人が動けないときに、別の人が引き取れる形。ただし、そのためには情報が共有の場所にある必要があります。
いずれの場合も、情報の置き場所を一本化します。自社の採用管理システムに集約し、それぞれにアクセス権を渡す。各自の手元に情報が溜まる形だと、全体像が見えなくなります。権限の設計は渡すATSの権限範囲にまとめています。
エラベルの見解
副業で採用業務を担う人に依頼するとき、その人が本業で何をしているかを聞いてみてください。ここに、依頼の設計を決める情報があります。
事業会社で現在も採用を担当している人なら、現在進行形の相場感を持っています。どの媒体が動いているか、どういう文面に反応があるか。この情報は、経験が過去のものである人からは得られません。
一方で、本業が忙しい時期は稼働が落ちます。採用の繁忙期は業界で重なることも多いので、自社が忙しい時期に相手も忙しいという事態が起こり得ます。
だから、依頼する前に相手の本業の繁忙期を聞いておく。そのうえで、その時期に自社の採用が重なるなら、別の担い手を用意しておくか、その時期の業務を社内で持つ設計にします。
副業人材との関係は、稼働の波を織り込んで作るものです。波があること自体は前提として、その波がいつ来るかを共有できていれば、運用は安定します。聞きにくいことではありません。最初に確認しておくほうが、双方にとって楽になります。
まとめ
- 稼働は時間帯が限られ、量が本業に左右される。即時の対応は難しい
- 任せやすいのは、締切さえ守られれば時間帯を問わない業務
- 任せにくいのは、日中の即時性が要る業務。社内か専業の担い手が持つ
- 依頼は「時間」ではなく「成果物」で切ると噛み合う
- 締切は余裕を持ち、依頼はまとめて渡す。打ち合わせの時間は固定する
- 立ち上げは文書で渡し、最初の成果物を小さくする。短期間で判断しない
- 複数人に分けるなら、情報の置き場所を一本化する
- 相手の本業の繁忙期を聞き、自社の採用の山と重なるかを確認する
よくある質問
副業人材と専業のフリーランスは何が違いますか
稼働の時間帯と量の安定性が違います。専業なら日中の即時対応も期待できますが、副業では難しい。一方、事業会社で現在も採用を担当している人なら、現在進行形の知見を持っていることがあります。任せる業務の性質で選び分けてください。
副業人材に依頼する場合、契約は必要ですか
必要です。範囲、報酬、期間、秘密保持、個人データの取り扱い、成果物の帰属を書面で定めます。あわせて、指揮命令の整理と、支払いまわりの確認事項も同じです。契約面の詳細はフリーランスの採用担当に直接委託する場合の契約にまとめています。判断に迷う点は専門家にご確認ください。
相手の本業の会社に配慮すべき点はありますか
相手が本業の勤務先で副業の許可を得ているかは、本人が確認する事項です。あわせて、本業と自社が競合する場合や、相手が本業で自社の採用に関わる立場にある場合は、情報の扱いに配慮が要ります。依頼の前に、この点は率直に確認しておくほうが後の問題を避けられます。