採用マニュアルを残す

採用の運用を文書に残す。手順だけを書いたマニュアルは、実務では使われません。使えるのは、判断の基準が書かれているものです。どういう候補者を通すか、条件をどう見るか、迷ったときにどうするか。この記事では、含める項目と、更新を続ける仕組みを整理します。契約での設計は採用ノウハウを社内に残す契約の作り方にまとめています。

二つの層に分ける

一.手順。何を、どの順番で、どのツールで。作業の説明です。

二.判断の基準。どう判断するか、迷ったときにどうするか。考え方の説明です。

多くのマニュアルは、一番目だけで作られます。作業は書けても、判断は書きにくいからです。

ところが、実務で困るのは判断のほうです。手順は見れば分かりますが、判断は基準がないと決められません。

だから、二番目を厚く書いてください。手順は簡潔で構いません。

含める項目

採用要件

• 職種ごとの必須と歓迎
• 落とす理由（三つ以上）
• 迷ったときの扱い

母集団形成

• 使っている媒体と、それぞれの位置づけ
• 検索条件と、その設計意図
• スカウト文面の型と、書き分けの考え方
• 送信の量とタイミング

応募者対応

• 一次連絡の文面と、返す時間の目安
• 日程調整の手順
• 不採用の連絡の文面

選考

• 選考フローと、各段階で見る点
• 書類を通す基準
• 面接官への共有事項

運用

• 使っているツールと権限
• 稼働報告の様式
• 定例会の議題

記録

• うまくいかなかった試み
• 変更の履歴と、その理由

六番目が最も価値があります。試したが効かなかった施策の記録。次の担当者が同じことを繰り返さずに済みます。

粒度の決め方

誰が読むかで決めます。

採用の経験がある人が読むなら、手順は簡潔で足ります。判断の基準を厚く書きます。

経験のない人が読むなら、手順も具体的に書きます。画面の操作、入力する項目。

外部の担当者が読むなら、社内の事情も書きます。誰に確認するか、判断の流れ。

そして、細かく書きすぎないでください。分量が増えるほど、更新されなくなります。使われないマニュアルは、ないのと同じです。

目安は、迷ったときに引ける粒度です。全部を読むものではなく、必要な部分を探すもの。

エラベルの見解

マニュアルを作るときに、「代行に書いてもらう」という選択があります。ここは検討する価値があります。

実務を担っているのは代行です。手順も、判断の基準も、日々使っています。自社が聞き取って書くより、書いてもらうほうが正確で速い。

ただし、二つの条件があります。

一つめ、稼働に含めること。マニュアルの作成は作業です。無償で頼むと、優先度が下がります。契約の範囲に入れるか、別途の作業として依頼します。

二つめ、自社が確認すること。書いてもらったものを読み、自社の実態と合っているかを見ます。そして、判断の理由が書かれているかを確認します。

手順だけが並んでいたら、「なぜそうするのか」を追記してもらってください。ここが書かれていないと、次の担当者は手順をなぞるだけになります。

そして、書いてもらう過程で移管も進みます。言語化する作業を通じて、暗黙の判断が形になる。自社が読んで質問すれば、さらに深まります。

マニュアルの作成は、成果物を得る作業であると同時に、移管の手段でもあります。

誰が書くか

代行に書いてもらう。実務を担っているので、正確で速い。稼働に含めることが条件です。

社内の担当者が書く。理解が深まりますが、時間がかかります。移管の期間中なら、この形が効きます。

両方で分担する。手順は代行、判断の基準は社内。あるいはその逆。

そして、書いた後に相手に確認してもらってください。代行が書いたものを社内が読む、社内が書いたものを代行が見る。ずれが見つかります。

更新を続ける仕組み

マニュアルは、作った時点から古くなります。

更新の担当を決める。誰が責任を持つか。決めないと更新されません。

更新の時期を決める。四半期に一度、あるいは運用が変わったとき。

変更の履歴を残す。いつ、何を、なぜ変えたか。

置き場所を一つにする。複数の場所にコピーがあると、どれが最新か分からなくなります。

運用の変更とセットにする。条件を変えた、文面を直した。そのときにマニュアルも直す。

五番目が最も実効性があります。別作業として更新しようとすると、後回しになります。運用を変えるときに一緒に直す形にしてください。

使われるようにする

作っても使われないマニュアルは多くあります。

必要なときに探せる形にする。目次、見出し、検索できる形式。

引く場面を作る。新しい担当者が入ったとき、判断に迷ったとき。定例会で参照する習慣をつけると、使われます。

分量を抑える。厚いマニュアルは読まれません。

具体例を入れる。「主体性のある人を通す」より、実際に通した候補者の経歴。判断は例のほうが伝わります。

そして、使われていないなら理由を確認してください。探しにくい、粒度が合わない、内容が古い。原因によって直し方が変わります。

内製化との関係

マニュアルは、内製化の前提条件です。

判断の基準が文書になっていなければ、社内の担当者が引き取っても判断できません。手順だけを移しても、同じ運用にはなりません。

だから、内製化を考えるなら、マニュアルの整備を先に始めてください。

そして、移管の期間中に作るのが最も効率的です。代行が実務を担っている間に、判断の基準を言語化してもらう。社内が読んで、質問し、補足する。この往復で、マニュアルも移管も進みます。

ロードマップは内製化に向けたロードマップにまとめています。

エラベルの見解

マニュアルに、「うまくいかなかったことの記録」を入れてください。ここが最も長く価値を持ちます。

手順は変わります。ツールが変わり、媒体の仕様が変わり、市場も動く。数年経てば、手順の部分は使えなくなります。

判断の基準も、事業のフェーズが変われば変わります。

ところが、失敗の記録は残ります。「この文面は反応が薄かった」「この媒体はこの職種に合わなかった」「この条件では母集団が薄すぎた」。同じ状況が来たときに、判断の材料になります。

そして、この記録は誰も作りません。マニュアルは普通、うまくいっているやり方を書くものだからです。

だから、意識的に欄を作ってください。「試したが効かなかったこと」という項目を一つ置く。数行ずつ、日付とともに追記していく。

数年分たまると、これが最も参照される部分になることがあります。新しい施策を検討するときに、過去に試したかどうかを確認できるからです。

マニュアルの価値は、正解を書くことだけではありません。何を試したかの履歴でもあります。

まとめ

• マニュアルは手順と判断の基準の二層。後者を厚く書く
• 含めるのは、要件・母集団形成・応募者対応・選考・運用・記録
• 最も価値があるのは「うまくいかなかった試み」の記録
• 粒度は誰が読むかで決める。細かく書きすぎない
• 代行に書いてもらう選択がある。稼働に含めることが条件
• 更新は、運用の変更とセットにする。別作業にすると後回しになる
• 使われるには、探せる形・引く場面・分量を抑える・具体例
• マニュアルは内製化の前提条件。移管の期間中に作るのが効率的

よくある質問

マニュアルを作る時間がありません

一度に完成させる必要はありません。要件と落とす理由の一枚から始めてください。これだけでも、代行への説明と社内の共有に使えます。他の項目は、必要になったときに足していく形で構いません。

代行に書いてもらうと費用がかかりますか

稼働に含める形なら、その時間が実務から差し引かれます。別途の作業として依頼する場合は、費用が発生することがあります。ただし、自社が聞き取って書く時間と比べると、効率的なことが多い形です。

作ったマニュアルが使われません

探せる形になっているか、粒度が合っているか、内容が古くなっていないかを確認してください。あわせて、引く場面を作ることも効きます。新しい担当者が入ったとき、定例会で判断に迷ったとき。参照する習慣がつくと、更新も続きます。