複数社から提案を受けたときの比較のしかた

複数社から提案を受けると、どれも良く見えることがあります。各社が自社の得意な形で提案してくるので、それぞれの強みが前に出ているからです。この状態で比べようとすると、印象で決めることになります。この記事では、提案書の読み方と、社内で判断を進める手順を整理します。条件をそろえる作業は比較するときにそろえる項目にまとめています。

提案書には各社の得意が出る

同じ依頼文を渡しても、返ってくる提案の構成は違います。

設計を強みにする会社は、現状の分析と要件の整理に紙幅を割きます。提案が具体的で、課題を言い当てられた感覚になります。

運用量を強みにする会社は、処理できる件数と体制に紙幅を割きます。数字が並び、実行力が伝わります。

実績を強みにする会社は、過去の事例に紙幅を割きます。似た業種の支援経験が並びます。

料金を強みにする会社は、費用の比較表を載せてきます。

どれが良いという話ではありません。ただ、提案書の構成は、その会社が何を売りにしているかを表しています。そして、自社が必要としているものと一致するとは限りません。

提案書を読むときの三つの観点

一.自社の情報がどれだけ反映されているか

依頼文に書いた内容が、提案にどう使われているか。そのまま引用されているだけなら、読んだだけです。自社の状況から詰まりどころを推測している提案なら、考えられています。

二.立ち上げの計画が具体的か

最初の一か月で何をするか。要件のヒアリング、文面の作成、媒体の設定。工程と順番が書かれているかを見ます。「まずはお打ち合わせを」で終わっているなら、標準的な提案です。

三.できないことが書かれているか

すべてに対応できると書かれた提案より、範囲外や、時間がかかる部分が書かれた提案のほうが実務に近いことがあります。誠実さの表れでもあります。

エラベルの見解

提案を比べるときに、「提案書を書いた人と、実務を担う人が同じか」を確認してください。ここで印象が変わることがあります。

提案が具体的で、自社の状況をよく理解している。これは提案を作った人の力量です。ところが、実務を担うのは別の人であることが少なくありません。その場合、提案の質と運用の質は別のものになります。

だから、提案の内容を評価すると同時に、実務の担当者の情報を求めてください。経歴、同時担当社数、週あたりの稼働時間。提案書には書かれていないことが多い項目です。

そして、可能なら実務の担当者と話す場を作ってもらってください。提案書について質問すると、その人がどこまで内容を理解しているかが分かります。提案を作った人の考えが引き継がれているかどうかが見えます。

提案書は、その会社の営業力を測る材料です。運用の質を測る材料は、担当者にあります。両方を見ないと、判断が偏ります。

社内で判断するときの進め方

一.先に外す条件を決める

満たさなければ選ばない条件を、比較の前に決めます。成果物の帰属、担当者の経歴の開示、稼働報告の粒度、終了時の引き渡し。これを先に決めておくと、印象で揺れなくなります。

二.条件をそろえた表を配る

提案書そのものを回覧すると、各社の見せ方に引っ張られます。同じ項目に整理した表を配るほうが、議論が噛み合います。

三.判断する人を決める

誰が決めるのか。採用担当か、部門長か、経営か。決める人が会議に出ていないと、持ち帰りが繰り返されます。

四.論点を絞る

すべてを議論する必要はありません。外す条件を通った提案について、金額・体制・立ち上げの計画の三点で比べます。

五.決めた理由を記録する

なぜその会社を選んだか。この記録が、契約後の物差しになります。想定していたことと実際が違ったとき、何がずれたのかを確認できます。

決め手をどこに置くか

条件がそろって、なお決まらない場合の決め手です。

担当者との相性。実務を担う人と話して、要件の理解が速いか、質問が具体的か。長く付き合う相手なので、この感覚は判断材料になります。

自社の弱いところを補えるか。要件が固まっていないなら設計ができる相手、手が足りないだけなら量を出せる相手。自社の不足と相手の強みが噛み合っているかを見ます。

終わり方の話ができるか。契約終了時の引き渡しや、成果物の帰属について素直に応じるか。始まりの関係が後に響きます。

変化への対応。職種が増えたとき、募集が止まったとき、範囲を変えられるか。採用は状況が変わる領域です。

この四つのうち、二番目が最も実務に効きます。良い提案を選ぶのではなく、自社に足りないものを補える提案を選ぶという基準です。

迷ったときの追加確認

判断がつかないときに、聞くと差が出る質問です。

自社の採用でつまずきそうなところはどこだと思いますか
要件を聞いただけで詰まりどころを指摘できる人は、似た状況を経験しています。

立ち上げの一か月で、何をどこまで進めますか
具体的な工程が出るかどうか。

うまくいかなかったとき、最初に何を疑いますか
返信が来ない、書類が通らない。原因の切り分けの手順を持っているかが分かります。

自社側にお願いしたいことはありますか
判断の速さ、情報の提供、面接官の確保。発注側の動きまで含めて設計している相手は、運用の経験があります。

四番目の質問への答えは、意外と差が出ます。何も求めてこない相手より、条件を出してくる相手のほうが、実務を分かっていることが多い。

エラベルの見解

提案を比べる過程で、自社の依頼内容が変わることがあります。これは良い兆候です。

各社の提案を読むと、想定していなかった工程の切り出し方や、順番の考え方が出てきます。要件の整理を先にしたほうがよい、この工程は社内に残したほうがよい。提案を通じて、自社の採用の見方が変わることがあります。

このとき、依頼内容を修正して再提案を求めても構いません。手戻りに見えますが、契約後のずれを防ぐことになります。曖昧なまま契約すると、始まってから範囲の相談が続きます。

そして、修正した依頼文を各社に渡すと、比較の精度も上がります。全社が同じ前提で提案し直すからです。

急いで決めることの損失と、依頼を練り直すことの損失を比べてください。採用が止まっている状況なら急ぐ判断もありますが、多くの場合、一度の修正で得られるものは大きい。

提案を受け取る作業は、選ぶだけでなく自社の依頼を精緻にする機会でもあります。

まとめ

• 提案書には各社の得意が出る。自社が必要としているものと一致するとは限らない
• 読む観点は、自社の情報の反映・立ち上げ計画の具体性・できないことが書かれているか
• 提案を書いた人と実務を担う人が同じかを確認する
• 社内では、外す条件を先に決め、同じ項目に整理した表で議論する
• 決める人が会議に出ていないと、持ち帰りが繰り返される
• 決め手は、自社に足りないものを補えるかが最も効く
• 迷ったら、「つまずきそうなところ」「立ち上げの一か月」「自社側にお願いしたいこと」を聞く
• 提案を通じて依頼内容が変わるのは良い兆候。修正して再提案を求めてよい

よくある質問

提案が良かった会社と、担当者が良かった会社が違います

実務の担当者を優先するほうが、契約後の結果には効きます。提案の質は営業の力量を、担当者の質は運用の質を表します。ただし、提案が良い会社は社内の設計も整っていることが多いので、その会社の中で担当者を替えられないかを相談する選択もあります。

断る会社にはどう伝えればよいですか

理由を簡潔に伝えるだけで足ります。範囲が合わなかった、体制の想定が違った、時期が合わなかった。理由を伝えておくと、次に依頼する機会があるときに話が早く進みます。採用は状況が変わるので、今回合わなくても後で頼むことがあります。

一社しか提案がありません

比較はできませんが、確認すべき項目は同じです。範囲・体制・稼働の定義・費用・契約条件を埋め、満たさなければ選ばない条件を確認してください。相見積もりの目的は安い会社を探すことではなく、自社が何を依頼したいのかを言語化することにあります。