半分だけ内製にする設計

スカウトの運用を、全部任せるか全部内製にするかの二択で考える必要はありません。工程を分けて、一部を社内、一部を外注にする形が成立します。そして、この形のほうが費用も抑えられ、社内に理解も残ります。この記事では、分け方のパターンと、受け渡しの設計を整理します。任せる範囲の全体は任せる範囲の決め方にまとめています。

三つのパターン

一.設計は社内、実行は外注

• 社内：検索条件の設計、文面の型、ターゲットの判断
• 外注：候補者の選定、送信、返信対応、日程調整

社内に設計できる人がいて、手が足りない場合に噛み合います。

二.実行は社内、設計は外注

• 社内：送信、返信対応、日程調整
• 外注：条件の設計、文面の型、改善の提案

手はあるが進め方が分からない場合。稼働は少なく済みます。

三.工程の途中で分ける

• 外注：検索、選定、送信
• 社内：返信対応、面談の設定

返信の質を社内で保ちたい場合。返信の件数が多くなければ成立します。

この三つのうち、三番目が結果に効くことがあります。返信対応は面談化率を分ける工程です。

三番目が噛み合う理由

返信は、既に関心を示している候補者です。ここでの一往復が、面談に至るかどうかを決めます。

そして、良い返信を書くには自社の情報が要ります。事業の状況、現場の様子、その職種で任される範囲。

社内の人が返すと、この情報が自然に入ります。

さらに、返信の件数は送信数ほど多くありません。一日に数件なら、社内で対応できることもあります。

送信は外に、返信は社内に。この分け方が噛み合う場面は少なくありません。

ただし、日中に対応できる体制が要ります。返信は関心が高い瞬間なので、遅れると温度が下がります。

エラベルの見解

半分だけ内製にする形で、「社内が持つ工程を、判断が要る部分にしてください」。ここが設計の要点です。

社内に残す工程を、量のある事務にすると意味が薄い。日程調整や送信を社内で持っても、負担が減らないだけです。

一方、判断が要る工程を社内に残すと、理解が蓄積します。

ターゲットの判断。誰に送るかを決める。候補者の経歴を読む機会になります。

返信への対応。候補者が何を気にしているかが分かります。

条件の見直し。数字を見て、どこを調整するか。

この三つを社内が持つと、採用の理解が深まります。そして、将来内製に移すときの土台になります。

逆に、判断をすべて外に出して事務だけを社内に残すと、費用も下がらず理解も残りません。

分けるときの基準は、「判断が要る工程を社内に」。この原則で設計してください。

そして、社内が判断を持つなら、その判断を速く返す責任も持つことになります。遅れると、外注側の稼働が空きます。

受け渡しの設計

分けると、工程間の受け渡しが発生します。

社内が条件を作り、外注が送る場合

• 条件をどの形式で渡すか（画面の写しではなく、条件の内容を文書で）
• 更新したときの伝え方
• 母数が足りないときの調整を誰がするか

外注が送り、社内が返信を持つ場合

• 返信が来たときの通知の方法
• 見落としを防ぐ仕組み
• 対応の期限
• 面談が決まった後の連絡を誰がするか

外注が選定し、社内が承認する場合

• 選定した候補者の一覧をどう渡すか
• 承認の期限
• 期限内に返せない場合の扱い

この三つのうち、二番目の一番目が実務では重要です。返信に気づかないまま時間が経つと、候補者の関心は下がります。

判断の基準

社内に設計できる人がいるか。いるなら、設計を社内に残せます。

社内に日中に対応できる人がいるか。いるなら、返信を社内で持てます。

返信の件数。多いと、社内では対応しきれません。

費用。範囲を絞れば費用は下がります。ただし、社内の時間が増えます。

将来の内製化。移行を考えているなら、判断が要る工程を先に社内に持つ形が噛み合います。

この五つで判断してください。

費用と時間の比較

外注の範囲を絞ると、費用は下がります。

ただし、社内の時間が増えます。この時間を金額に換算して、合計で比べてください。

そして、判断が要る工程を社内で持つ場合、時間だけでなく力量も要ります。担当できる人がいるかを確認してください。

担当できる人がいないまま社内に残すと、その工程が滞ります。そして、外注した工程も止まります。

注意点

社内の工程が律速にならないか。条件の更新、返信への対応、承認。社内が遅れると、全体が止まります。

情報が分断されないか。社内と外注で、それぞれが持つ情報が違う状態。接触の記録は一箇所に集約してください。

責任の所在が曖昧にならないか。数字が動かないとき、どちらの工程の問題か。工程ごとに数字を分けて見られる形にします。

改善が回るか。社内が条件を持ち、外注が送る形だと、外注は条件を変えられません。社内が数字を見て改善する体制が要ります。

四番目が最も多い問題です。範囲を絞って費用を抑えたが、誰も改善しないまま数か月が過ぎる。

移行の順番

最初は広く任せて、徐々に社内に戻す

• 運用の型ができてから、判断の工程を社内に移す
• 移す工程が回ってから、次に進む

最初から分けて始める

• 社内に担える人がいる場合
• 受け渡しの設計を先に決める必要があります

多くの場合、前者のほうが安全です。運用の型がない状態で分けると、受け渡しの設計もできません。

そして、移す順番は判断の少ない工程からではなく、判断が要る工程からです。内製化とは逆の順番になります。

理由は、判断を社内が持つことに意味があるためです。事務は外注のままでよい。

エラベルの見解

半分だけ内製にする形で、外注側の稼働が細切れにならないよう注意してください。

工程を分けると、外注側の作業も分断されます。条件を待って、送信して、次の指示を待つ。待ち時間が発生します。

そして、待ち時間は稼働に数えられないことが多い。代行側から見ると、稼働の効率が下がります。

その結果、単価が上がるか、優先度が下がることがあります。

だから、分ける場合は、外注側がまとまった作業をできる形にしてください。

具体的には、条件をまとめて渡す。週に一度、次の一週間分の条件を渡す。都度渡すのではなく、まとめる。

承認もまとめる。選定した候補者を、まとめて確認する。

そして、社内の判断の期限を決める。「条件の更新は毎週この曜日まで」。リズムを作ると、待ち時間が減ります。

分ける設計は、外注側の効率も考えて作ってください。効率が下がると、費用に跳ね返ります。

まとめ

• パターンは三つ。設計は社内・実行は社内・工程の途中で分ける
• 返信対応を社内に残す形が、結果に効くことがある
• 社内が持つ工程は、判断が要る部分に。事務を残しても意味は薄い
• 受け渡しでは、返信の通知と見落としを防ぐ仕組みが重要
• 判断は、設計できる人・日中の対応・返信の件数・費用・将来の内製化で決める
• 注意点は、社内が律速にならないか・情報の分断・責任の所在・改善が回るか
• 移行は、運用の型ができてから。判断が要る工程から社内に移す
• 外注側の稼働が細切れにならないよう、まとめて渡すリズムを作る

よくある質問

費用はどのくらい下がりますか

外注の範囲を絞った分だけ下がります。ただし、社内の時間が増えるため、その時間を金額に換算して合計で比べてください。判断が要る工程を社内で持つ場合は、担当できる人がいるかも確認してください。

返信対応を社内で持てますか

返信の件数と、日中に対応できる体制で決まります。一日に数件なら社内でも対応できます。ただし、遅れると候補者の関心が下がるため、対応の期限と、不在時の代替を決めておいてください。

分けると管理が複雑になりませんか

受け渡しの設計を先に決めておけば、回ります。条件の渡し方、返信の通知、承認の期限。この三つを決めておいてください。あわせて、接触の記録は自社の環境に集約し、情報が分断されない形にします。