スカウト代行 / スカウト代行
職種ごとに担当を分けるか
複数の職種でスカウトを運用する場合、同じ担当者が全職種を見るか、職種ごとに分けるか。職種によって候補者の見方も、効く文面も違います。一方で、分けると情報が分断され、管理の窓口も増えます。この記事では、判断の基準と、分けた場合の設計を整理します。体制の確認方法は実働メンバーが誰かを確認するにまとめています。
職種で何が違うか
候補者の見方。経歴のどこを見るか、どういう経験が活きるか。技術職と営業職では、書類の読み方から違います。
効く文面。何を訴求するか、どんな言葉に反応するか。
使う媒体。職種によって、候補者が多い媒体が違うことがあります。
検索の条件。使う項目、絞り込みの考え方。
この四つが大きく違う職種を、同じ担当者が見るのは負担が大きい。一方、近い職種なら、同じ担当者のほうが効率的です。
分ける利点
職種の経験を活かせる。その職種の採用を担当した経験がある人が入る。候補者の見方が変わります。
文面の質が上がる。その職種の候補者に響く言葉を知っている。
媒体の使い分けができる。職種ごとに効く媒体が違う場合、それぞれに経験のある人が入る。
並行して進められる。一人が複数の職種を抱えると、優先順位が発生します。分ければ同時に動きます。
分ける論点
情報が分断される。会社の情報、訴求の材料。それぞれに同じ説明をすることになります。
候補者の重複。同じ候補者が、複数の職種の要件に合うことがあります。別々の担当者が送ると、重複します。
窓口が増える。自社側の管理の手間。
費用が上がることがある。担当者ごとに稼働の下限がかかる場合。
このうち、二番目が実務では効きます。特に、職種が近い場合に起きやすい。
エラベルの見解
判断の基準は、「職種の性質がどれだけ違うか」です。ここで決まります。
技術職と営業職。経験の見方も、訴求も、媒体も違う。この場合は分ける価値があります。
一方、同じ営業職で、担当する商材が違うだけ。この場合は、同じ担当者のほうが効率的です。会社の情報は共通で、訴求も近い。
そして、中間の場合が判断に迷います。
そのときは、「候補者の母集団が重なるか」で判断してください。
母集団が重なるなら、同じ担当者が見るほうがよい。重複を防げますし、片方で反応が薄かった候補者を、もう片方で検討することもできます。
母集団が重ならないなら、分けても問題ありません。重複が起きないためです。
この基準だと、判断が具体的になります。
そして、母集団が重なるかは、検索条件を組んでみれば分かります。同じ条件で該当する候補者が、どれだけ重なるか。
分ける前に、この確認をしてください。
判断の基準
職種の性質。候補者の見方、訴求、媒体がどれだけ違うか。
母集団が重なるか。重なるなら、同じ担当者のほうが管理しやすい。
職種の数。数が多いと、一人では回らないことがあります。
それぞれの採用の量。量が少ない職種を分けると、稼働が非効率になります。
自社の管理体制。窓口が増えても管理できるか。
この五つで判断してください。
一人が全職種を見る場合
確認すること
- すべての職種の経験があるか。ない職種はどう補うか
- 優先順位をどう決めるか。量が多い職種に寄らないか
- 職種ごとの数字を分けて報告してもらえるか
- 稼働の配分をどう決めるか
二番目が実務では効きます。一人が複数の職種を持つと、成果が出やすい職種に時間が寄ります。
そして、難しい職種が後回しになることがあります。
だから、職種ごとの稼働の配分を決めてください。「この職種に週何時間」。配分を決めておかないと、偏ります。
分けた場合の設計
情報を一度で渡す。会社の情報、訴求の材料は共通です。それぞれに説明するのではなく、一度で渡す形にします。
接触の記録を集約する。自社の環境に、誰に、いつ、どの職種で送ったかを記録。重複の判定に使います。
重複のルールを決める。同じ候補者が複数の職種に該当する場合、どちらが送るか。先に見つけたほうか、要件により近いほうか。
窓口を一本化する。自社側の窓口は一人にする。担当者ごとに別の人が対応すると、情報が分散します。
定例を合同にするか個別にするか決める。合同なら時間は短く済みますが、職種ごとの議論は浅くなります。
この五つのうち、二番目と三番目が前提です。決めていないと、候補者に重複して届きます。
職種の優先順位
分けても分けなくても、優先順位は決めてください。
事業への影響で決める。どの職種が採れないと困るか。
難易度で決める。難しい職種に時間をかける。
時期で決める。急ぐ職種から。
そして、優先順位は代行にも伝えてください。伝えていないと、成果が出やすい職種に稼働が寄ります。
そして、優先順位は変わります。四半期に一度でも見直してください。
職種を追加するとき
既存の担当者が引き取れるか。稼働に余裕があるか、その職種の経験があるか。
新しい担当者を入れるか。入れる場合、情報の共有をどうするか。
契約の範囲に入るか。職種が増えると稼働も増えます。範囲と上限の扱いを確認します。
母集団が既存の職種と重なるか。重なるなら、同じ担当者のほうが管理しやすい。
この四つを確認してから追加してください。追加してから体制を考えると、立ち上がりが遅れます。
エラベルの見解
職種ごとに分けるかを考えるときに、「自社側の担当も分かれているか」を確認してください。
代行側を職種ごとに分けても、自社側の窓口が一人だと、その人にすべての情報が集まります。そして、その人が律速になります。
一方、自社側も職種ごとに担当が分かれているなら、代行側も分けるほうが噛み合います。それぞれのペアでやりとりが完結します。
ただし、この形にすると全体を見る人が必要になります。各ペアの数字を並べ、配分を判断する人。
だから、分ける形にするなら、自社側の体制も一緒に設計してください。
そして、現場責任者との関係も考えてください。職種ごとに現場が違うなら、代行の担当者と現場責任者が直接話せる形にすると、要件の擦り合わせが速くなります。
人事が全部を仲介する形だと、情報が薄くなります。
体制の設計は、代行側だけの話ではありません。自社側の分担と合わせて考えてください。
まとめ
- 職種で違うのは、候補者の見方・効く文面・使う媒体・検索の条件
- 分ける利点は、職種の経験・文面の質・媒体の使い分け・並行して進む
- 分ける論点は、情報の分断・候補者の重複・窓口の増加・費用
- 判断の基準は「職種の性質がどれだけ違うか」、迷ったら「母集団が重なるか」
- 一人が全職種を見るなら、職種ごとの稼働の配分を決める
- 分けるなら、情報を一度で渡し、接触の記録を集約し、重複のルールを決める
- 職種の優先順位を決めて、代行にも伝える
- 自社側の担当も分かれているかを確認する
よくある質問
職種が二つなら分けなくてよいですか
性質がどれだけ違うかで判断してください。技術職と営業職のように、候補者の見方も訴求も違うなら、分ける価値があります。近い職種なら、同じ担当者のほうが情報の共有も効率的です。あわせて、母集団が重なるかも確認してください。
分けると費用は上がりますか
担当者ごとに稼働の下限がかかる場合、合計が上がることがあります。量が少ない職種を分けると、非効率になりやすい形です。稼働の配分で調整できるかを確認してください。
候補者が複数の職種に該当します
先に決めておいてください。先に見つけたほうが送るか、要件により近いほうが送るか。あわせて、接触の記録を自社の環境に集約し、送信前の確認を義務づけてください。決めていないと、同じ候補者に複数の職種から届きます。