職種経験のある担当者を求めるべきか

採用代行の担当者に、採る職種の経験を求めるべきか。求めるほうが立ち上がりは速くなりますが、条件にすると選べる相手が減ります。そして、任せる工程によっては、職種の経験がなくても回ります。この記事では、職種経験の中身を分けたうえで、どの工程で効くのかを整理します。業界経験との関係は自社の業界経験は必須かにまとめています。

職種経験の中身は三つに分かれる

「その職種の経験がある」という言葉には、性質の違う三つが含まれます。

一.候補者を見た経験。その職種の経歴書を読み、通す人と落とす人を判断した経験。書類の一次仕分けに直結します。

二.文面を書いた経験。その職種の候補者に響く言葉を知っている。何を書くと返信が来て、何を書くと読まれないか。スカウトの運用に直結します。

三.市場を知っている経験。その職種の候補者がどこにいるか、どの媒体に多いか、どの条件が相場から外れているか。検索条件の設計とチャネルの選定に直結します。

この三つは、同時に備わっているとは限りません。書類の判断はできるが文面が書けない、市場は知っているが候補者を見た数は少ない、といったことが起きます。

だから、「職種の経験がありますか」ではなく、三つのどれを持っているかを聞くほうが正確です。

工程ごとに必要な経験が違う

下の三つには、職種の経験はほとんど要りません。手順で伝えられる業務だからです。

つまり、任せる工程が下側に寄っているなら、職種経験を条件にする必要は薄い。上側の工程を任せるほど、経験が効いてきます。

依頼の範囲を決めてから、必要な経験を考える。この順番にすると、条件を過剰に厳しくせずに済みます。

エラベルの見解

職種経験の有無を確かめる質問として、「その職種で、書類選考のときに何を見ていましたか」が使えます。

具体的な観点が出るなら、実際に候補者を見ています。「経験年数と、使っていた技術を見ます」ではなく、「同じ経験年数でも、規模の大きい環境で一部を担当した人と、小さい環境で全体を見た人では、次に活きる力が違うので、そこを見ます」といった粒度が出るか。

この差は、経歴書には現れません。同じ「エンジニア採用を担当」と書かれていても、何人の書類を見て、何を基準に判断してきたかは違います。

そして、答えが具体的な人は、自社の要件を聞いたときの理解も速い。基準を持っているので、自社の基準との違いを認識できます。基準を持っていない人は、渡された条件をそのまま適用することになります。

もう一つ、「その職種で、落として迷った候補者はどんな人でしたか」も効きます。迷いを語れる人は、判断の境界を意識しています。境界が見えている人は、自社の基準を渡したときにも、どこで迷うかを予測できます。

経験の有無より、経験の粒度。ここを聞くと、短時間で判断できます。

経験がない場合の補い方

職種の経験がない担当者に依頼する場合、次で補えます。

過去の採用実績を渡す。通した候補者と落とした候補者の経歴を、理由とともに共有します。説明より具体例のほうが速く伝わります。

落とす理由を三つ書く。必須要件を満たさない場合の代表的なパターンを言語化します。

用語集を渡す。技術名や業務の用語を意味とセットで。専門用語の多い職種では効果が大きい。

現場責任者と話す機会を作る。要件の背景と、現場が重視することを直接聞いてもらいます。

迷ったものを戻す運用にする。書類の仕分けで迷ったら、落とさずに抽出して回してもらう。判断の一致率が上がってから、任せる範囲を広げます。

この五つのうち、一番目と五番目が特に効きます。実績の共有で基準が伝わり、迷いを戻す運用で精度が保てます。

複数職種を採る場合

複数の職種を同時に採る場合、一人がすべての職種に精通していることは期待しにくくなります。

主要な職種に合わせる。最も難易度が高い職種、または採用人数が多い職種に経験を合わせます。

職種ごとに担当を分ける。体制に余裕がある会社なら可能です。ただし、社内の窓口は一本にしておきます。

経験のない職種は補い方を厚くする。実績の共有と、迷いを戻す運用を丁寧にします。

職種ごとに求める工程を変える。経験のある職種は上の工程まで任せ、経験のない職種は事務中心にする。

四番目が現実的な調整です。すべての職種で同じ範囲を任せる必要はありません。

経験がありすぎる場合の注意

職種の経験が長いことにも、確認する点があります。

基準が固定されている。前の会社での判断基準を、そのまま持ち込むことがあります。自社の基準と違う場合、そこを認識できるかを見ます。

情報が古い。数年前の経験だと、媒体の仕様も候補者の動きも変わっています。現在も同じ職種を担当しているかを確認します。

自社の事情を軽く見る。「この職種はこういうものです」という説明が増え、自社の状況が反映されにくくなることがあります。

確認の質問は、「自社の場合、一般的なやり方と変えたほうがよい点はありますか」。調整する視点があるかが分かります。

エラベルの見解

職種経験を条件にするかどうかを決める前に、自社が持っている情報の量を確認してください。ここで判断が変わります。

過去の採用実績が記録されていて、通した理由と落とした理由が残っている。要件が言語化されていて、落とす理由が三つ書ける。現場の責任者が話す時間を取れる。この状態なら、職種経験のない担当者でもかなり回ります。渡す材料があるからです。

逆に、要件が固まっておらず、過去の判断も記録されていない。この状態で職種経験のない担当者に依頼すると、判断の材料がないまま仕分けが始まります。この場合は、職種経験を条件にする意味があります。担当者の中にある基準を使うことになるからです。

つまり、職種経験の必要性は、自社の情報整備の状況と反比例します。整っているほど、条件を緩められる。

そして、情報を整える作業は、外注しなくても価値があります。社内で採用を進める場合も、新しい担当者が入ったときも同じように効きます。

条件を厳しくする前に、渡せる材料を増やせないかを考えてみてください。選べる相手も広がります。

まとめ

• 職種経験は、候補者を見た経験・文面を書いた経験・市場を知っている経験の三つに分かれる
• 三つが同時に備わっているとは限らない。どれを持っているかを聞く
• 工程によって効く経験が違う。事務中心の依頼なら職種経験は薄くてよい
• 確かめる質問は「書類選考のときに何を見ていましたか」
• 「落として迷った候補者」を聞くと、判断の境界が見える
• 補うには、過去の実績の共有と迷いを戻す運用が特に効く
• 複数職種なら、職種ごとに任せる工程を変える調整が現実的
• 職種経験の必要性は、自社の情報整備の状況と反比例する

よくある質問

職種経験がない担当者に書類の仕分けを任せてよいですか

過去の実績と落とす理由を渡し、迷ったものは抽出して戻す運用にすれば任せられます。あわせて、代行の判断と自社の判断の一致率を定期的に見てください。一致率が上がってから、任せる範囲を広げます。合否の権限については合否の決定権を代行に渡してはいけない理由にまとめています。

職種経験があると単価は上がりますか

上がることがあります。ただし、その経験が三つのどれかを確認してください。市場を知っているだけで候補者を見た数が少ない場合、書類の仕分けの精度は期待できません。単価に見合う経験かは、質問で確かめられます。

担当者の職種経験を契約に書けますか

特定の氏名を約束するのは難しいことが多いのですが、担当者が満たすべき条件として書ける場合があります。「その職種の採用実務を担当した経験を有する者を充てる」といった形です。交代後も同じ条件を満たすことを添えておくと、実効性が上がります。