面談後の辞退が多い

面談は組めている。ところが、その後に辞退が続く。この状態は、スカウトの運用ではなく、面談の設計とその後の進め方に原因があります。そして、スカウトで来た候補者は、応募してきた候補者より辞退しやすい性質があります。この記事では、辞退の時点を分けて、それぞれの原因を整理します。

スカウト経由の候補者は辞退しやすい

前提として、この違いを理解してください。

自分で応募した候補者。自社を調べ、興味を持って動いています。

スカウトで来た候補者。声をかけられて話を聞きに来ています。

後者は、転職の意思が固まっていないことがあります。

そして、自社への理解も浅い。

だから、面談は「見極める場」であると同時に「知ってもらう場」です。

この設計になっていないと、辞退が増えます。

辞退の時点を分ける

一.面談の直前。設定したが来ない、直前に断られる。

二.面談の直後。会った後に辞退の連絡。

三.次の選考の案内後。進む段階で断られる。

四.内定後。

この四つで、原因が違います。

一番目。面談までの期間が長い、リマインドがない、意欲が元々低い。

二番目。面談の内容。伝え方、聞き方、会った人。

三番目。次の段階の負担、期間、他社の状況。

四番目。条件、現職の引き止め、他社との比較。

面談の直前の辞退

確認すること

• 設定から実施までの日数
• リマインドの有無とタイミング
• 設定時の候補者の温度
• 事前に渡している情報

一番目です。

設定から実施まで期間が空くと、候補者の関心が下がります。そして、他社の選考が進みます。

対応

面談の枠を先に押さえて、近い日程を提示する。

リマインドを入れる。前日、または数日前。

事前に情報を渡す。当日話す内容、会う人、所要時間。

四番目が効きます。

何を話すか分からない面談は、優先度が下がります。

「当日はこういう話をします」と伝えるだけで、直前の辞退が減ります。

面談の直後の辞退

最も原因を特定しやすい時点です。

確認すること

• 誰が面談に出たか
• 時間配分。話した時間と聞いた時間
• 何を伝えたか
• 候補者の質問に答えられたか
• 次のステップを、その場で伝えたか

二番目を確認してください。

面談の時間のうち、自社が話した時間が大半なら、候補者は判断材料を得ていません。

そして、四番目。

候補者の質問に答えられなかった場合、その場で「確認して返します」と言い、実際に返しているか。

返っていないと、そこで判断が止まります。

エラベルの見解

面談後の辞退で、最も多い原因は「候補者が判断できる情報を得ていない」ことです。

候補者は、面談の後に決めます。進むか、辞退するか。

そのとき、材料がなければ、進む理由がありません。

候補者が判断に使う情報

入社後、最初の三か月で何をするか。

誰と働くか。チームの人数、上司になる人。

今、何が課題か。うまくいっていないことも含めて。

なぜ自分に声をかけたか。経歴のどこを見たか。

評価と昇給の仕組み。

この五つのうち、三番目と四番目が伝えられていないことが多い。

三番目です。

良いことだけを伝えると、候補者は信じません。

課題を伝えると、具体性が出ます。

「この領域は人が足りておらず、いまは属人化しています。そこを整えてほしい」

この伝え方だと、仕事の輪郭が見えます。

四番目です。

スカウトで声をかけた候補者は、「なぜ自分に」と思っています。

経歴のどこを見て、何を期待しているか。

これを面談で伝えると、候補者の受け止め方が変わります。

そして、代行会社が送った文面に書いてあることを、面談でも伝えてください。

文面と面談で言うことが違うと、不信になります。

面談に出る人に、送った文面を渡してください。

この一手間で、面談後の辞退が減ることがあります。

次の選考の案内後の辞退

確認すること

• 面談から案内までの日数
• 次の段階の負担。課題、複数回の面接、移動
• 残りの段階数を伝えているか
• 全体の期間を伝えているか

三番目と四番目です。

あと何回あるか分からない選考は、候補者にとって負担です。

「次が最終で、二週間以内に結果をお伝えします」

この情報があると、続ける判断がしやすくなります。

そして、二番目。

課題を出す選考は、辞退が出やすい。

負担に見合う情報を候補者が持っているかを確認してください。

課題を出す前に、仕事の中身と条件を伝えておく。

辞退の理由を集める

理由が分からないと、直せません。

集める方法

代行会社経由で聞く。直接よりも聞きやすい場合があります。

選考の段階ごとに記録する。どこで辞退が多いか。

辞退の連絡文を残す。書かれている内容を読む。

そして、理由を分類してください

• 条件
• 仕事の内容
• 会社の状況
• 選考の進め方
• 他社に決まった
• 転職自体をやめた

この六つのうち、四番目は自社で直せます。

そして、五番目が多い場合、速さの問題です。

面談の設計を変える

辞退が続くなら、面談の設計を見直してください。

変えること

出る人。現場の人が出ているか。

時間配分。伝える時間を確保しているか。

伝える内容。上の五つ。

次の案内。その場で伝えているか。

そして、面談の前に、面談に出る人へ渡す情報を整えてください

• 候補者の経歴
• 送ったスカウト文面
• なぜこの候補者に声をかけたか
• 候補者からの返信の内容

この四つを渡すだけで、面談の質が変わります。

エラベルの見解

辞退を減らそうとするとき、「辞退させない」ではなく「早く分かる」を目指してください。

合わない候補者が早く辞退するのは、悪いことではありません。

双方の時間が減ります。

問題なのは、進んでから辞退されることです。

面接を何回も重ねてから、条件が合わないと分かる。

この場合、条件を早く伝えていれば防げました。

早く伝えるもの

年収の幅。目安でよい。

勤務地と出社の頻度。

入社の時期。

職務の範囲。

この四つを、面談の前か、面談の冒頭で伝えてください。

合わない候補者は、その時点で辞退します。

そして、それは良い辞退です。

逆に、伝えずに進めると、選考の後半で分かります。

面接官の時間、候補者の時間、代行会社の稼働。すべてが無駄になります。

そして、辞退の数だけを見ると、早い辞退も遅い辞退も同じに見えます。

分けて見てください

面談前と面談直後の辞退。早い辞退。

次の選考以降の辞退。遅い辞退。

減らすべきは、後者です。

前者が増えても、条件を先に伝えた結果なら、運用は改善しています。

辞退率を下げることを目的にすると、条件を伝えるのが遅くなります。

見る指標を間違えないでください。

まとめ

• スカウト経由の候補者は、転職の意思が固まっていないことがある
• 辞退を面談直前・直後・次の案内後・内定後の四つに分ける
• 直前の辞退には、近い日程・リマインド・当日の内容の事前共有
• 直後の辞退は、候補者が判断できる情報を得ていないことが多い
• 伝えるのは、最初の三か月・誰と働くか・今の課題・なぜ声をかけたか・評価の仕組み
• 面談に出る人に、送ったスカウト文面を渡す
• 次の案内では、残りの段階数と全体の期間を伝える
• 辞退の理由を六つに分類し、選考の進め方が原因のものを直す
• 早い辞退は良い辞退。減らすべきは遅い辞退

よくある質問

面談後の辞退率はどのくらいが普通ですか

職種や層によって大きく変わるため、他社の数字と比べる意味は薄いところです。自社の前月と比べ、辞退の時点と理由の内訳を見てください。遅い辞退が減っていれば、運用は改善しています。

辞退の理由を聞くのは失礼になりませんか

聞き方によります。代行会社経由なら聞きやすい場合があります。「今後の参考にさせてください」という形で、答えられる範囲でよいと伝えてください。答えが得られない場合もありますが、記録を続けると傾向は見えます。

面談で課題を伝えると辞退が増えませんか

合わない候補者の辞退は増えることがあります。ただし、それは早い辞退です。伝えずに進めても、入社後に分かります。課題を伝えたうえで進む候補者のほうが、入社後の定着につながります。