レポートに入れてもらう項目

スカウト代行からのレポートに、何を入れてもらうか。送信件数だけが並んでいるレポートでは、判断ができません。何件送ったかより、どの条件で、どの文面で送り、どう反応があったか。この記事では、含める項目と粒度を整理します。採用代行全般のレポートはレポートに入れてもらう項目にまとめています。

工程ごとの数字

上から順に並べます。

• 検索した件数、条件に合った母数
• 送信件数
• 開封の状況（媒体の機能で分かる場合）
• 返信件数、返信率
• 面談設定件数、設定率
• 面談実施件数、実施率
• 書類通過や次段階への進捗

この形で並べると、どこで落ちているかが見えます。

そして、率と件数の両方を出してください。率だけだと母数が分からず、件数だけだと効率が分かりません。

条件と文面のバージョン

スカウト特有の項目です。

使った検索条件。どの条件で、何件が該当したか。条件を変えたら、その内容も。

使った文面。どの型を使ったか。複数の型を試している場合、それぞれの結果。

書き分けの範囲。冒頭だけか、複数箇所か。

送信の時間帯や曜日。傾向が見えることがあります。

この四つが記録されていると、何が効いたかが分かります。

逆に、記録がないと、数字が動いても原因が追えません。「先月より返信率が上がった」が、条件のせいか文面のせいか判断できない。

判断の理由

数字だけでは、次に何をすべきかが決まりません。

含めてもらう内容

• なぜその条件にしたか
• なぜその層を外したか
• 文面をどう変えたか、その理由
• 返信の傾向から読み取れること
• 来月変えようとしていること

この五つは、書いてもらわないと分かりません。そして、担当者が替わったときに失われます。

箇条書きで数行あれば十分です。厚く書く必要はありません。

エラベルの見解

スカウトのレポートで、「返信の内容」を入れてもらってください。数字には出ない情報が入っています。

返信率は数字で分かります。ところが、どんな返信が来ているかは、数字には出ません。

「話を聞いてみたい」という前向きな返信と、「今は転職を考えていない」という返信では、意味がまったく違います。同じ一件でも、次の打ち手が変わります。

前者が多いなら、文面は効いています。面談設定の工程に問題があるかもしれません。

後者が多いなら、そもそもターゲットがずれている可能性があります。転職を考えていない層に送っている。

そして、「条件が合わない」という返信が多いなら、条件の問題です。

この切り分けは、返信の内容を見ないとできません。

だから、レポートに返信の傾向を入れてもらってください。「前向きな返信が何件、条件が理由の見送りが何件、時期が理由が何件」。分類して数えるだけで足ります。

そして、印象に残った返信は、そのまま引用してもらってください。候補者の言葉には、文面の材料が含まれています。

数字と、その中身。両方があると判断できます。

うまくいかなかったことの記録

試したが効果が薄かった施策を残してもらってください。

• 反応が薄かった文面
• 母数が少なすぎた条件
• 効かなかった訴求
• 外して迷った層

この記録は、成功の記録より役に立つことがあります。次の担当者が同じことを繰り返さずに済みます。

そして、依頼しないと出てきません。レポートは普通、やったことの記録として作られます。

欄を一つ作ってもらってください。「今月うまくいかなかったこと」。数行で足ります。

枠と費用の状況

送信の枠を使っている場合

• 今月の送信件数と、枠の残り
• 職種ごとの配分と実績
• 追加購入の要否

この三つを入れてもらうと、予算の管理ができます。

そして、枠が費用に直結する媒体では、この項目が重要です。月の途中で使い切ると、後半に動けなくなります。

担当者名

工程ごとに、誰が担当したかを入れてもらってください。

交代や体制の変化が分かります。契約の相手は会社なので、通知の条項があっても、通知が来ないことがあります。

そして、数字の変化と体制の変化を重ねられます。担当が替わった時期に返信率が動いていれば、原因が特定できます。

頻度と粒度

月次を基本にする。工程ごとの数字と、判断の理由。

立ち上げ期は頻度を上げる。試験的な送信の期間は、週次でも構いません。

画面で見られるものは書かない。媒体の管理画面で確認できる数字を、レポートに書き写してもらうのは二重の作業です。

項目を絞る。読んでいない項目は、作成の稼働を消費しているだけです。

そして、レポートの作成が稼働に含まれるかを確認してください。含まれる場合、厚いレポートを求めるほど実務の時間が減ります。設計はレポートの頻度と粒度を決めるにまとめています。

自社側の数字も並べる

代行の数字だけを見ていると、詰まりの原因が代行側にあるように見え続けます。

並べる自社側の数字

• 返信から候補日の提示までの日数
• 面談の実施までの日数
• 文面の確認にかかった日数
• 質問への回答までの日数

この四つを並べると、因果が見えます。返信は来ているが面談に至らない場合、候補日の提示が遅い可能性があります。

そして、自社側の数字を出すと、代行側も指摘しやすくなります。契約上の立場があるため、発注側の遅れは言い出しにくい。並んでいれば、事実として話題にできます。

レポートの使い方

定例会の前に読む。当日に読むと、議論の時間がなくなります。

前月と比べる。変化した工程を特定する。

変更の履歴と照らす。条件や文面を変えた時期と、数字の動きを重ねる。

次に変えることを決める。見て終わりにしない。

四番目まで進むと、レポートが運用に繋がります。多くの場合、見て終わっています。

エラベルの見解

レポートの項目を決めるときに、「この数字を見て何を判断するか」を確認してください。判断に使わない数字は要りません。

送信件数を見て、何を判断するか。多ければよい、少なければ悪い。それだけでは、次の打ち手が決まりません。

一方、返信率と、その内訳を見れば判断できます。前向きな返信が少ないなら、文面か条件の問題。条件が理由の見送りが多いなら、条件の問題。

そして、面談設定率を見れば、返信後の対応の質が分かります。返信は来ているのに面談に至らないなら、そこに問題があります。

だから、項目を選ぶときに「この数字が動いたら、何をするか」を考えてください。

答えが出ない項目は、判断に使っていません。落としてください。

そして、判断に使う項目は、変更の履歴と一緒に見られる形にしてください。数字が動いた原因を追えます。

レポートは、報告のための文書ではありません。判断のための材料です。この目的で項目を決めると、薄くて使えるレポートになります。

まとめ

• 工程ごとの数字を上から並べる。率と件数の両方を出す
• スカウト特有の項目は、使った条件・文面のバージョン・書き分けの範囲・送信の時間帯
• 判断の理由を書いてもらう。数字だけでは次が決まらない
• 「返信の内容」を入れてもらう。前向きか、条件か、時期か
• うまくいかなかったことの記録を欄として作る
• 枠と費用の状況、担当者名を入れる
• 画面で見られるものは書かない。項目を絞る
• 自社側の数字も並べる。原因の切り分けができる

よくある質問

レポートが件数だけで判断できません

返信率と、その内訳を入れてもらってください。前向きな返信、条件が理由の見送り、時期が理由の見送り。分類して数えるだけで、次の打ち手が変わります。あわせて、使った条件と文面のバージョンも記録してもらいます。

返信の内容まで報告してもらえますか

分類して数える形なら、負担は小さく済みます。あわせて、印象に残った返信をそのまま引用してもらうと、文面の材料になります。すべての返信を記録する必要はありません。

レポートが厚くて読み切れません

読んでいない項目を落としてください。判断に使っていない数字は、作成の稼働を消費しているだけです。画面で確認できる数字も、レポートに書く必要はありません。判断に使う項目に絞ると、薄くて使えるレポートになります。