採用代行のレポートに入れてもらう項目

採用代行から届くレポートが、「今月も継続して対応しました」という一文と数字の羅列で終わっていないでしょうか。レポートの項目は、契約時に決めておかないと後から変わりません。様式は代行会社ごとに固まっているので、運用が始まってから変更を頼むと手間になります。この記事では、入れてもらう項目と、その理由を整理します。

レポートは三つの層で作る

判断に使えるレポートは、次の三つが入っています。どれか一つだけだと、読んでも次の行動が決まりません。

一.何をしたか（稼働）。工程ごとに、何時間または何件を処理したか。時間単価型では請求の根拠にもなります。

二.何が起きたか（成果）。送信件数、返信件数、面談設定、書類通過。工程ごとの数字です。

三.次に何をするか（提案）。落ちている工程と、その原因の見立て、来月変えること。

三番目が入っているレポートは多くありません。ただ、ここがないと判断の材料としては足りません。数字を見て次を考えるのは発注側の仕事ですが、実務を担っている側の見立てがあると精度が上がります。

稼働の内訳をどう出してもらうか

「採用支援業務」で一行にまとまった報告からは、何も分かりません。工程で割ってもらいます。

• 候補者の検索・条件の設計
• スカウト文面の作成・改稿
• スカウト送信
• 返信対応
• 応募者への事務連絡
• 日程調整
• 書類の一次仕分け
• 媒体の運用・設定
• 定例会・打ち合わせ
• 報告書の作成

この粒度で出ると、時間の使われ方が見えます。立ち上げ期は設計と文面作成に寄り、運用が回り出すと送信と返信対応に寄るのが自然な推移です。何か月経っても内訳が変わらないなら、仕込みが進んでいないか、報告が実態を映していないかのどちらかです。

あわせて、定例会と報告書の作成が稼働に含まれるかを確認します。含まれる契約なら、その時間も費用です。頻度と時間の設計が費用に直結します。

成果物の量を並記してもらう

時間だけでは、効率が分かりません。同じ工程に、処理した量を並べます。

時間と量が並ぶと、時間あたりの処理量が出ます。これが月ごとに追えると、担当者が交代したときにも変化が見えます。数字が動いたときに理由を聞ける状態になります。

エラベルの見解

レポートの項目を決めるとき、うまくいかなかったことを書く欄を作っておいてください。これがあるかないかで、レポートの性質が変わります。

多くの稼働報告は、やったことの記録として作られます。送った、対応した、調整した。事実として正しいのですが、これだけだと問題は表面化しません。返信が鈍かった文面、反応が薄かった媒体、条件から外して迷った層。こうした情報は、聞かれなければ書かれません。

欄を作ると、書く側も意識します。「今月うまくいかなかったこと」「試したが効果が薄かったこと」という項目を一つ置くだけで、実務の細かい気づきが上がってくるようになります。

そして、この記録は蓄積すると価値が出ます。同じ試行を繰り返さずに済みますし、担当者が交代したときの引き継ぎ資料にもなります。成功の記録より、失敗の記録のほうが引き継ぎでは役に立つというのが実際のところです。

書く側の負担にならないよう、箇条書きで数行あれば十分だと伝えておきます。

経年で追える設計にする

レポートは、月ごとに読むだけでなく、並べて読めることが大事です。

項目を変えない。途中で項目が変わると、推移が追えなくなります。見たい項目が増えたときは、既存と入れ替えるか、追加しても既存は残します。

同じ様式で出す。表計算の形式で受け取れると、自社側で並べられます。文書形式だけだと、転記の手間がかかります。

出来事を書き添える。文面を変えた、条件を広げた、職種を追加した、担当者が替わった。数字の横に出来事があると、変化の原因が特定できます。

特に、担当者が替わった時点は記録に残してもらいます。数字の変化と体制の変化を重ねると、何が起きたかが見えます。担当交代のリスクについては担当者が替わるときのリスクにまとめています。

作成の稼働との釣り合い

レポートを厚くすると、その作成に時間がかかります。そして多くの契約では、その時間も稼働です。

項目は絞る。工程ごとに一つか二つ、全体で十数項目に収めます。見たい数字が増えたら、既存と入れ替えます。

頻度を考える。すべてを毎月出す必要はありません。工程別の稼働と成果物の量は毎月、経路別の分析は四半期ごと、という分け方もできます。

自動で出せるものは自動で。媒体や採用管理システムから出力できる数字は、手作業で作り直さない形にします。

レポートの作成に稼働の多くが使われる状態は本末転倒です。判断に使う項目だけを残し、使っていない項目は落とします。半年に一度、項目を見直す機会を持つと、自然に整理されます。

誰が読むかで様式を変える

運用の担当者が読むものは、工程ごとの細かい数字が要ります。次の打ち手を決めるためです。

経営が読むものは、採用の進捗と費用の総額があれば足ります。工程の細かい数字は不要です。

二種類を作らせると稼働が増えます。実務用の詳しいレポートを一つ作ってもらい、経営向けの要約は自社側で作る形が現実的です。要約に必要な項目（採用人数の進捗、費用の累計、残りの期間の見込み）が入っているかだけ確認します。

エラベルの見解

レポートの項目に、担当者名を入れてもらうことをおすすめします。工程ごとに、誰が担当したかを書く欄です。

理由は三つあります。一つは、担当者の交代に気づけること。契約の相手は会社なので、交代の通知がなければ気づかないことがあります。二つめは、再委託の把握。実務を業務委託のパートナーが担っている場合も、名前が出れば分かります。再委託の考え方は再委託はどこまで許容するかにまとめています。

三つめが実は大きいのですが、担当者の側の意識が変わります。名前が出るレポートと、会社名だけのレポートでは、書く内容の丁寧さが変わることがあります。責任を負わせるという意味ではなく、その人の仕事として見られているという状態が作られる、ということです。

これは代行会社によっては難色を示す項目です。属人化を避けたい、担当を固定していない、という事情があります。難色を示された場合は、その理由を聞いてみてください。体制の実態が見えます。項目を入れられるかどうかより、その会話で分かることのほうが多い場合もあります。

まとめ

• レポートは稼働・成果・提案の三層で作る。三番目が入っているものは少ない
• 稼働は工程ごとに割る。定例会と報告書作成が含まれるかも確認する
• 時間と成果物の量を並記する。時間あたりの処理量が見える
• 「うまくいかなかったこと」を書く欄を作る。引き継ぎでも役に立つ
• 項目を変えず、同じ様式で出してもらう。出来事を数字の横に添える
• 項目を絞り、作成の稼働と釣り合わせる。半年に一度見直す
• 実務用を一つ作ってもらい、経営向けの要約は自社で作る
• 担当者名の欄を入れる。交代・再委託の把握と、仕事の丁寧さに効く

よくある質問

レポートの様式は変更してもらえますか

契約時なら決められることが多く、運用開始後は手間がかかります。代行会社ごとに様式が固まっているためです。変更を頼むなら、契約更新のタイミングが自然です。追加の作成に稼働が発生する場合もあるので、あわせて確認します。

項目が多すぎて読み切れません

読んでいない項目は落としてください。判断に使っていない数字は、作成の稼働を消費しているだけです。工程ごとに一つか二つに絞り、詰まりが出た工程だけ詳しく見る形にすると、読む負担も作る負担も下がります。

レポートを見ても次に何をすべきか分かりません

数字だけが並んでいて、見立てが入っていない可能性があります。落ちている工程についての原因の見立てと、来月変えることを書く欄を足してもらってください。あわせて、定例会で工程ごとに数字を追う形にすると、判断が進みます。定例会の組み立ては定例会で見るべき数字にまとめています。