スカウト代行 / スカウト代行
情報共有が追いつかない
代行会社からの質問に答えきれない。渡したはずの情報が伝わっていない。この状態が続くと、確認の往復が増え、その分の稼働も費用になります。原因の多くは、情報の置き場所と経路が決まっていないことです。この記事では、共有の設計を整理します。報告の中身については報告が薄いにまとめています。
情報を三つに分ける
一.変わらない情報。会社の概要、事業、要件の背景、判断の基準。
二.たまに変わる情報。募集の状況、条件、選考の流れ、面接官。
三.日々動く情報。候補者の進捗、日程、合否。
この三つで、扱い方が違います。
一番目は、最初に文書で渡す。更新はまれ。
二番目は、変わったときに知らせる。
三番目は、常に見られる場所に置く。
混ざると、どこを見ればよいか分からなくなります。
変わらない情報を文書にする
最初に渡す一式
- 会社と事業の説明
- 募集職種と、その職種が担う範囲
- 採用要件（必須と歓迎、落とす理由）
- 通した候補者と落とした候補者の実例
- 入社を決めた人の決め手
- 判断の基準（合否、条件の幅）
- 自社側の対応の約束（合否の日数、日程の提示）
- 社内の窓口。誰に何を聞くか
この八つを一式にしてください。
そして、担当者が交代したときも、代行会社を替えたときも、これを渡します。
一度作れば、何度も使えます。
逆に、これを口頭で伝えていると、そのたびに時間がかかります。
そして、伝えた内容が正確に残りません。
たまに変わる情報の伝え方
変わったときに知らせる項目を決めてください。
知らせる項目
- 募集を止めた、または再開した
- 条件が変わった
- 面接官が変わった
- 選考の流れが変わった
- 要件が変わった
- 他の経路で採用が決まった
六番目です。
紹介やリファラルで採用が決まったのに、代行会社が知らずに送り続けることがあります。
稼働も母数も無駄になります。
そして、候補者にも失礼な状態です。
伝える経路を決めてください。そして、伝える人を決める。
「誰かが伝えるだろう」だと、伝わりません。
エラベルの見解
情報共有が追いつかないとき、「聞かれてから答える」形をやめてください。
多くの運用では、代行会社が質問し、自社が答えます。
この形だと、質問のたびに時間が取られます。
そして、質問が来るまで、代行会社は止まっています。
変える形
よくある質問と回答を、先にまとめて渡す。
候補者から聞かれることは、だいたい決まっています
- 仕事の内容の詳細
- 働き方（出社、時間、裁量）
- 評価と昇給
- チームの構成
- 教育や研修
- 転勤の有無
- 募集の背景（増員か、欠員か）
この七つへの回答を、先に作って渡してください。
代行会社が、その場で答えられるようになります。
候補者から見た速さが変わります。
そして、確認の往復が減ります。その分の稼働が、本来の業務に回ります。
作り方
代行会社に「これまで候補者から聞かれたこと」を出してもらう。
そこに自社の回答を書く。
一枚か二枚で足ります。
そして、答えられない範囲も決めてください。
「年収の具体的な提示は、選考が進んでから」
この線を決めておくと、代行会社が判断できます。
先に渡す情報の量が、確認の往復の量を決めます。
日々動く情報の置き場所
候補者の進捗を、どこで見るか。
選択肢
自社の採用管理システム。代行会社に入力してもらう。
代行会社の管理表。共有してもらう。
両方。二重管理になる。
一番目をおすすめします。
理由は、契約が終わっても情報が残るからです。
代行会社の管理表だけだと、終了時に情報が失われます。
そして、三番目は避けてください。
二重管理は、どちらが正しいか分からなくなります。
そして、入力の手間が稼働を食います。
一つに決めてください。
連絡の経路を一本にする
経路が分かれていると、抜けが起きます。
決めること
- 通常のやり取りの経路。メールかチャットか
- 急ぎの連絡の経路
- 候補者に関する連絡の経路
- 誰が誰に連絡するか
四番目です。
代行会社の窓口と、自社の窓口を決めてください。
複数の人が別々に連絡していると、情報が分散します。
そして、同じことを二度聞かれることになります。
窓口を決めたうえで、不在時の代替も決めておいてください。
更新のタイミングを決める
情報は、放っておくと古くなります。
見直す時機
月次の報告のとき。要件や条件に変更がないか確認する。
担当者が交代したとき。一式を渡し直す。
四半期に一度。文書全体を見直す。
募集の状況が変わったとき。
そして、見直しを定例会の議題に入れてください。
「今月、要件や条件で変わったことはありますか」
この一問を毎回入れると、更新が漏れません。
情報が多すぎる場合
逆の問題もあります。
渡した情報が多すぎて、読まれていない。
確認すること
- 渡した文書の量
- 代行会社が実際に使っているもの
- 重複していないか
対応
優先順位をつける。「まずこの三つを読んでください」
要点を一枚にまとめる。詳細は別に置く。
そして、代行会社に「どの資料が役に立ちましたか」と聞いてください。
使われていない資料は、作り直すか減らす。
エラベルの見解
情報共有の設計で、「代行会社が判断してよい範囲」を決めるのが最も効きます。
情報を渡す目的は、代行会社が自分で判断できるようにすることです。
判断できる範囲を広げると、共有の量は減ります。
逆に、すべてを確認する運用だと、共有の量が増え続けます。
決める範囲
候補者からの質問への回答。上の七つは任せる。
候補者の選定。基準を渡して任せる。
文面の細かい調整。型を決めて、書き分けは任せる。
日程の提示。枠を渡して任せる。
この四つを任せると、日常のやり取りが大きく減ります。
任せ方
最初は狭く始める。
判断が合っているかを、後から確認する。
合っていれば、範囲を広げる。
ずれていれば、基準を足す。
この積み重ねで、範囲が広がります。
そして、範囲が広がると、共有すべき情報も明確になります。
「この判断のために、この情報が要る」
逆に、判断を渡さないまま情報だけを渡しても、使われません。
情報共有は、量の問題ではなく、判断の設計の問題です。
何を任せるかが決まれば、何を渡すべきかも決まります。
まとめ
- 情報を変わらない・たまに変わる・日々動くの三つに分ける
- 変わらない情報は八つの一式にする。交代時にも使い回せる
- 変わったら知らせる項目を決める。特に他の経路で採用が決まったとき
- 「聞かれてから答える」をやめ、よくある質問七つの回答を先に渡す
- 答えられない範囲も決めておく
- 日々動く情報は自社のシステムに置く。二重管理は避ける
- 連絡の経路と窓口を一本に決め、不在時の代替も決める
- 定例会で毎回「変わったことはありますか」と聞く
- 代行会社が判断してよい範囲を決めると、共有の量が減る
よくある質問
代行会社からの質問が多くて負担です
先に渡す情報が足りていない可能性があります。候補者からよく聞かれる質問と回答を先にまとめて渡してください。そして、代行会社が判断してよい範囲を決めると、確認の往復が減ります。
採用管理システムに代行会社が入力する形でよいですか
自社に情報が残るため、この形をおすすめします。権限は業務に必要な範囲に絞ってください。契約終了時に権限を戻す手順も、締結時に決めておいてください。
資料を作る時間が取れません
まず八つのうち、要件と実例の二つから作ってください。これだけで確認の往復が減ります。残りは運用しながら足していく形で構いません。一度作れば、担当者が交代しても使えます。