外資系企業の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

外資系企業の日本法人で、責任者が本社との調整と採用の両方を持ち、手が回らず、代行に頼りたい。ただ、本社の手順があるので、何を出してよいかが分からない。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、外資系の日本法人が最初に出すべきは「本社の手順の中で動く候補者対応の運用」で、具体的には連絡、日程調整、記録、承認を待つ間の候補者への連絡です。次が「日本の言葉に落とす工程」、最後が「本社の仕組みへの転記の下書きと、承認が要ることの一覧化」です。順番の理由は、外資系の日本法人で最も候補者を失うのは、本社の承認を待つ間に連絡が止まることで、そこは本社の手順に触れずに代行が引き取れるからです。手順そのものを変える工程は、責任者が本社と線を引いてからでないと出せません。社内に残す役割は外資系企業の採用体制の作り方に、失敗の形は外資系企業が採用代行で失敗するパターンに、海外拠点の採用は海外拠点の採用を国内の代行に出せるかにまとめています。

外資系の日本法人で、採用のどこが詰まるか

順番を決めるには、外資系の日本法人で採用のどこが詰まっているかを先に見ます。本社の手順の中で動く会社では、次のように詰まります。

この表で、外資系の日本法人の損失が最も直接的なのは「本社の承認を待つ間に、候補者への連絡が止まる」ことです。承認そのものは本社の手順で、日本法人にも代行にも短くできないことが多いですが、待つ間の連絡は代行が持てます。最初に出すのは、本社の手順に触れずに引き取れる、候補者対応の運用です。

最初に出す工程：本社の手順の中で動く候補者対応の運用

なぜ最初か。本社の手順を変えずに出せる工程で、しかも候補者を失っている場所に直接効くからです。責任者が本社の承認を取っている間、候補者に「承認に何日かかるか」「今どの段階か」を伝え続けるだけで、離れる候補者が減ります。この工程には本社との交渉が要らず、契約の翌週から動けます。

代行に頼む内容。応募者と候補者への連絡、面接の日程の調整（海外の面接官と日本の面接官の時間帯を合わせる）、面接の記録、承認を待つ間の候補者への定期の連絡（「承認の見込みは何日、今この段階」）、辞退や不参加の受け取り、進捗の一覧の更新。

社内に残す判断。「この候補者を進めるか」「本社に承認を申請するか」は責任者が決めます。代行は候補者の情報を整えて「進めますか」と聞き、責任者が返してから動きます。承認の申請そのものは、本社の仕組みに入れる社内の人が持ちます。

費用の見方。月に何件の候補者を扱い、承認を待つ間の連絡を何回入れるかで稼働が決まります。契約の前に「返事は何時間以内、承認待ちの連絡は何日ごと」を決めます。「承認を待つ間に辞退された人数」が減ったかで効果を見ます。日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、内定の後の工程は内定者フォローは代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「外資系は本社の手順が決まっているから、代行に出せる工程は少ない」というものです。実際には、本社の手順が決めているのは「何を承認するか」「何を記録するか」で、「承認を待つ間に候補者にどう連絡するか」「日程をどう速く組むか」「日々の仕事をどう伝えるか」は決めていないことがほとんどです。この決まっていない部分に、日本の候補者を失う原因があり、代行が引き取れる工程があります。本社の手順を変えずに出せる工程は、多くの日本法人が思っているより広いです。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「本社の承認を待つ間、候補者にはどう連絡していますか」と聞いてくる担当者は、外資系の候補者がどこで離れるかを知っています。「本社の手順を変えましょう」から入る担当者は、責任者を本社との交渉に引きずり込み、最初の月が過ぎます。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、外資系の日本法人を支援してきた担当者に、本社の手順の中で動く運用から入る形で頼めます。

次に出す工程：日本の言葉に落とす工程

なぜ次か。候補者対応の運用が回ると、次に「そもそも応募と返信が少ない」ことが見えてきます。本社の職務の定義を翻訳した求人票では、日本の候補者に日々の仕事が伝わりません。ここで、配属先の管理職が日本の言葉で仕事を語る時間を一度作り、代行がそれを求人票とスカウトの文面と面接の説明に落とします。

代行に頼む内容。配属先の管理職に「この職務で、日本では日々何をするか」「誰と働くか」「本社とどう関わるか」を聞き取る時間を一度作り、それを求人票とスカウトの文面と面接での説明に落とす。本社の職務の定義はそのまま残し、その上に日本の言葉の層を足す。スカウトの送信と追客。

社内に残す判断。本社の職務の定義は変えません。日本の言葉で語る中身は配属先の管理職が語り、代行は候補者の言葉に直します。管理職が語る時間を取らずに「翻訳して求人票に」と渡すと、日本の候補者に届きません。

費用の見方。聞き取りと文面の作成は成果物で受けられます。スカウトは送信数と返信数で稼働と効果を見ます。「文面を変える前と後の返信率」で効果を見ます。求人原稿は求人原稿の作成は代行に出せるかに、スカウトはスカウトの送信は代行に出せるかに、会社の雰囲気の伝え方は企業文化を理解してもらう方法に整理しています。

最後に出す工程：本社の仕組みへの転記の下書きと承認の一覧化

なぜ最後か。この工程は、本社の仕組みへの代行のアクセスの可否と、責任者の裁量の線が決まってからでないと出せないからです。前の二つの工程が回り、責任者が本社と「代行が触ってよい範囲」と「日本法人の裁量」を話してから、本社の仕組みとの橋渡しと、承認が要ることの一覧化を代行に出します。

代行に頼む内容。本社の採用の仕組み（ATS）への転記の下書き（アクセスが出せる場合は入力そのもの）、進捗の表と本社の仕組みの項目を揃えること、承認が要ること（枠、額、役職）を一覧にして責任者に週に一度まとめて出すこと、責任者が本社に説明するための数字（応募から内定までの日数、承認待ちで辞退した人数）の整理。

社内に残す判断。本社の仕組みへの最終の入力（アクセスが出せない場合）、承認の申請、本社との交渉は社内が持ちます。代行は下書きと一覧と数字を整える側で、本社と話す側ではありません。

費用の見方。転記の下書きは件数で、承認の一覧化は週の回数で稼働が決まります。「責任者が本社との調整に使う時間」が減ったかで効果を見ます。採用管理の仕組みへの権限は採用代行に渡すATSの権限範囲に、自社の仕組みへの対応は自社ATSに対応できるかの確認に、採用データの分析は採用データの分析は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、候補者対応の運用・承認待ちの間の連絡・日本の言葉に落とす工程・スカウト・転記の下書き・承認の一覧化・本社への説明の数字の整理までで、「本社との線を引くこと」「本社との交渉」「日本の言葉で語る中身」「承認の申請」「採るかどうかと条件」は社内に残します。外資系の日本法人は、責任者の時間が本社との調整で消えるので、本社との交渉も代行に頼みたくなりますが、代行が本社と話すと「外部が勝手に」と見られ、責任者の立場が悪くなります。出すのは、責任者が本社と話すための材料と、話している間の運用です。

担当する側から見ると、外資系の日本法人でこの三つの工程を「一度に全部」で受けると、本社の仕組みへのアクセスの確認と責任者の裁量の線引きが済む前に動き始め、最初の月が本社との調整で消えて、候補者対応が止まります。本社の手順に触れない運用を先に引き取り、候補者を失わない形を作ってから、日本の言葉に落とす工程と本社の仕組みとの橋渡しを足す、と一つずつ進める形だと、責任者の本社との調整と並行して採用が進みます。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず本社の手順に触れない運用からにしましょう」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 外資系の日本法人が代行に出す順番は、一に本社の手順の中で動く候補者対応の運用、二に日本の言葉に落とす工程、三に本社の仕組みへの転記の下書きと承認の一覧化
• 順番の理由は、最も候補者を失うのは本社の承認を待つ間に連絡が止まることで、そこは本社の手順に触れずに代行が引き取れるから
• 最初の工程では、承認を待つ間の候補者への定期の連絡（見込みの日数と今の段階）を代行が持つ。承認の申請は社内が持つ
• 日本の言葉に落とす工程は、配属先の管理職が日々の仕事を語る時間を一度作り、本社の職務の定義の上に日本の言葉の層を足す
• 転記の下書きと承認の一覧化は、本社の仕組みへの代行のアクセスと責任者の裁量の線が決まってから出す
• 費用は、工程ごとに「候補者の件数と連絡の回数、文面は成果物、転記は件数、一覧化は週の回数」で見る

よくある質問

本社の承認そのものを速くしてほしいのですが、代行にできますか

承認そのものは本社の手順で、代行には短くできません。代行にできるのは、承認を待つ間に候補者を失わない連絡と、責任者が本社に「承認の遅れで何人失ったか」を説明する数字の整理です。承認を速くするなら、責任者が「枠・額の幅・役職を候補者が決まる前にまとめて取る」形を本社と話し、候補者ごとの承認を「枠の中なら日本法人が即決」に変えます。その交渉の材料を代行が作ります。体制の作り方は外資系企業の採用体制の作り方に、条件提示は条件提示・オファー面談は代行に出せるかに整理しています。

本社の面接官が海外にいて、日程の調整が大変です

海外の面接官と日本の面接官と候補者の三者の時間帯を合わせる調整は、代行に出せる工程の中で最も効果が見えやすいものの一つです。海外の面接官の「対応できる曜日と時間帯（現地時間）」を先にもらい、日本の候補者に合う枠を代行が計算して候補を出す形にします。面接をオンラインで行い、記録を代行が残して本社の仕組みに入れる下書きを作ると、本社の面接官の負担も減ります。日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、一次面接は一次面接は代行に出せるかに書いています。

候補者の情報を外部の代行に渡すことを、本社のセキュリティが認めるか不安です

契約の前に、本社のセキュリティの基準（候補者の情報の保管場所、アクセスの権限、削除の時期、再委託の禁止）を確認し、それに合う契約の形を代行と詰めます。本社の仕組みへのアクセスを出せない場合は、代行が扱う情報を最小限（連絡に要る情報だけ）にし、記録は本社の仕組みに社内の人が入れる形にします。個別の判断は、本社の方針と専門家にご確認ください。候補者の情報の扱いは採用代行に渡す候補者情報とNDAの範囲に、情報漏えいを防ぐ設計は採用代行からの情報漏えいを防ぐ設計に、個人情報の法令は採用代行と個人情報保護法に整理しています。