地方企業の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

地方企業で、採用に手が回らず、代行に頼りたい。ただ、何から出せばよいか。代行の会社に聞くと「全国から探します」と言われ、それで応募が来るのか不安になる。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、地方企業が最初に出すべきは「地元の経路から来た人への連絡・日程・記録」で、次が「案内と原稿の作成」、最後が「移住できる人の探索」です。順番の理由は、地方企業で決まる人の多くは地元の経路から来ており、その経路は社内にしか持てず、代行に出せるのは経路から来た後の運用だからです。探す工程を最初に出すと、代行は全国型の媒体で探し、地元の経路に社内が使う時間は増えず、応募も薄いままになります。社内に残す役割は地方企業の採用体制の作り方に、失敗の形は地方企業が採用代行で失敗するパターンに、地方拠点の採用の課題は地方拠点の採用が進まないにまとめています。

地方企業で、採用のどこが詰まるか

順番を決めるには、地方企業で採用のどこが詰まっているかを先に見ます。地元の経路が中心の会社では、次のように詰まります。

この表で、地方企業の損失が最も大きいのは「地元の経路に声をかける時間がない」ことで、その時間を奪っているのが「経路から来た人への連絡と日程」です。紹介があっても返事が遅れると、候補者だけでなく紹介してくれた相手との関係も損ないます。最初に出すのは、経路から来た後の運用で、それで社内の時間を経路に戻します。

最初に出す工程：経路から来た人への連絡・日程・記録

なぜ最初か。地元の経路から来た人への対応は、速さと丁寧さが要り、遅れると紹介の経路そのものが細ります。この工程は判断が要らず、期限と手順で回り、代行に出しやすい工程です。出すと、社内の人が経路に声をかける時間が生まれます。

代行に頼む内容。紹介や応募があったときの最初の連絡、面接の日程の調整（社内の面接官の予定に直接入れる）、前日の確認、辞退や不参加の受け取り、経路ごとの記録（誰の紹介で、いつ、どうなったか）。紹介してくれた相手への報告は社内が行うので、代行は「報告すべきこと」を社内に渡します。

社内に残す判断。「この人を面接に進めるか」は社内で決めます。地元の経路から来た人は、紹介した相手との関係があるので、断るときの判断と伝え方は社内が持ちます。代行は候補者本人への連絡を丁寧に行い、紹介者への連絡は社内に任せます。

費用の見方。月に何件の紹介と応募を扱うかで稼働が決まります。地方企業は件数が多くないので、月額ではなく、件数か時間で受けられる代行のほうが合うことがあります。契約の前に「月に何件まで、返事は何時間以内」を決めます。日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、社員の紹介の仕組みはリファラル採用の設計は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「地方は候補者が少ないから、代行には探す工程を頼むべきだ」というものです。実際には、地方企業で決まる人の多くは、学校、知人、取引先、地域の媒体といった地元の経路から来ており、その経路は会社の名前と地域の関係で成り立っていて、代行には持てません。代行が全国型の媒体で探しても、地元にいる人には届きません。地方企業で代行が最も効くのは、探すことではなく、経路から来た人への対応を引き取って、社内の人が経路に声をかける時間を作ることです。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「今、紹介があったとき、誰がどれくらいで返事をしていますか」と聞いてくる担当者は、地元の経路の運用が詰まっていることを見ています。「全国の母集団にアクセスできます」から入る担当者は、経路の外で探そうとします。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、地方企業を支援してきた担当者に、経路から来た人の運用から入る形で頼めます。

次に出す工程：案内と原稿の作成

なぜ次か。経路から来た人への対応が回り、社内が経路に声をかける時間ができると、次に「声をかけるときに渡すもの」が古いことが見えてきます。学校向けの案内、紹介を頼むときの文面、地域の媒体に出す原稿、会社と地域を伝える資料。これを作るのは代行に出せます。

代行に頼む内容。経路ごとの案内と文面の作成（学校向け、紹介を頼むとき、地域の媒体向け、出身者向け）、求人票の書き直し、会社と地域を伝える資料の作成。社内の人が語った「会社の空気」「地域の暮らし」を、代行が候補者向けの言葉に直します。

社内に残す判断。何を伝えるか（会社の今、求める人、地域の暮らしの実感）は社内が語り、代行は候補者の言葉に直します。代行に「案内を作ってください」と丸ごと渡すと、どの会社にも当てはまる案内になります。社内の人が語る時間を一度作ってから、代行が作ります。

費用の見方。案内と原稿は成果物で受けられるので、一式いくらの形で頼めます。経路ごとに何種類を作るかを決めて見積もります。求人原稿は求人原稿の作成は代行に出せるかに、地域の媒体は地域の求人媒体は使うべきかに、会社の雰囲気の伝え方は企業文化を理解してもらう方法に整理しています。

最後に出す工程：移住できる人の探索

なぜ最後か。地元の経路と案内が整い、それでも足りない職種が見えてから、移住できる人を全国から探します。この工程は、移住とリモートの条件が決まっていないと動かせず、費用（媒体とスカウトの稼働）もかかるので、地元の経路で埋まる職種には使いません。

代行に頼む内容。足りない職種に絞った全国型の媒体とスカウトの運用、移住の条件を組み込んだ求人票、遠方の候補者への条件の説明、オンラインと来社を組み合わせた面接の日程、移住の支援の案内。

社内に残す判断。移住の支援とリモートの条件は経営者が決めます。決まっていないなら、この工程は出しません。遠方の候補者を採るかどうかの判断も社内が持ち、最終の面接は会社に来てもらいます。

費用の見方。媒体の費用と代行の稼働に分かれ、職種を絞るほど費用が抑えられます。「移住の条件を示した後の応募の質」で効果を見ます。リモート採用の課題はフルリモート前提の採用がうまくいかないに、媒体の運用は求人媒体の運用は代行に出せるかに、スカウトはスカウトの送信は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、経路から来た人への連絡・日程・記録・案内と原稿の作成・移住できる人の探索までで、「地元の経路に声をかけること」「紹介者への報告」「会社と地域を語ること」「移住の条件を決めること」「採るかどうか」は社内に残します。地方企業は社内の人数が少ないので、経路と語ることも出したくなりますが、代行は地域の関係を持てず、会社の空気を語れません。出すのは、社内がそれに時間を使えるようにする運用です。

担当する側から見ると、地方企業でこの三つの工程を「一度に全部」で受けると、代行は探す工程に稼働を寄せ、全国型の媒体で薄い応募を集め、地元の経路の運用は後回しになり、社内の時間は戻りません。経路から来た人の運用を先に引き取り、社内が経路に声をかけられるようにし、案内を整え、足りない職種だけ全国から探す、と一つずつ進める形だと、限られた候補者で決まります。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず紹介があったときの対応から引き取りましょう」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 地方企業が代行に出す順番は、一に地元の経路から来た人への連絡・日程・記録、二に案内と原稿の作成、三に移住できる人の探索
• 順番の理由は、地方企業で決まる人の多くは地元の経路から来ており、経路は社内にしか持てないから。代行に出せるのは経路から来た後の運用
• 最初の工程を出すと、社内の人が経路に声をかける時間が生まれる。紹介者への報告と断るときの判断は社内が持つ
• 案内と原稿は、社内の人が会社と地域を語る時間を一度作ってから、代行が候補者の言葉に直す
• 移住できる人の探索は、移住とリモートの条件を経営者が決めてから、足りない職種に絞って出す
• 費用は、件数か時間で受けられる代行が地方企業には合うことが多い。月額の中の稼働を確認する

よくある質問

地元の経路がほとんどなく、社員の紹介も出ません。それでも経路から始めるべきですか

経路が「ない」のか「眠っている」のかを先に分けます。経営者の取引先、社員の同級生、地元の学校、ハローワーク、地域の媒体、元社員。一つずつ、今の会社が「人を探している」と伝えているかを確認すると、伝えていない経路が見つかることが多いです。伝えていない経路に声をかけるところから始め、それでも足りない職種で全国から探します。経路を作る時間を生むために、連絡と日程と記録を先に代行に出す順番は変わりません。卒業生や元社員の経路はアルムナイ採用の設計は代行に出せるかに、母集団の考え方は母集団形成は代行に出せるかに書いています。

件数が少ないので、月額の代行は割高に感じます

地方企業は紹介と応募の件数が多くないので、月額に含まれる稼働が余ることがあります。契約の前に「月額の中に何時間の稼働が入っているか」を確認し、余るなら、件数か時間で受けられる形か、案内と原稿の作成を成果物で頼む形に変えます。副業の人事経験者に、週に数時間の形で頼む選択肢もあります。費用の構造は採用代行は月額型と成果報酬型のどちらが得かに、副業人材と代行会社の使い分けは副業人材と代行会社の使い分けに整理しています。

代行に出した工程を、将来、社内に戻せますか

戻せます。そのために、契約の前に「終わるときに何を残してもらうか」を決めておきます。連絡と日程なら「連絡の文面の型と経路ごとの記録」、案内と原稿なら「経路ごとの案内と原稿そのもの」、探索なら「移住の条件を組み込んだ求人票と応募の記録」です。経路ごとの記録は、どの経路で決まったかを次の採用に活かす材料になるので、代行が去った後も残るようにします。引き継ぎの項目は採用代行を切り替えるときの引き継ぎ項目に、発注前の確認は採用代行を発注する前のチェックリストに整理しています。