採用代行の再委託はどこまで許容するか

採用代行を契約したのに、実際に動いているのは代行会社の社員ではなく、業務委託のパートナーだった。これは珍しいことではありません。採用代行の実務は、外部のパートナーが担う形が業界として一般的です。問題は再委託そのものではなく、それを把握できているかどうか、そして義務が同じ内容で伝わっているかどうかにあります。線の引き方を整理します。

再委託が起きる理由

代行会社が再委託を使うのには、構造的な理由があります。

稼働の柔軟性。採用の業務量は案件ごとに波があります。社員だけで対応すると、閑散期の稼働が余り、繁忙期に足りなくなります。パートナーを使うと、案件の増減に合わせて体制を組めます。

専門性の調達。職種ごとに求められる知識は違います。技術職の採用と、営業職の採用では、候補者の見方も文面の書き方も変わります。その職種の経験を持つ人を都度当てるには、外部のパートナーが要ります。

費用の構造。社員を抱えるより変動費にできるため、単価を抑えられます。安い見積もりの理由がここにあることもあります。

つまり再委託は、品質を下げるための手段とは限りません。むしろ、その職種の実務経験を持つ人が担当につくなら、質が上がることもあります。確認すべきは、誰が担当するのかと、義務がどこまで及んでいるかです。

業務の性質で線を引く

一律に禁止するより、業務の性質で分けるほうが現実的です。

分かれ目は、扱う情報の深さと、自社の名前で外に出るかどうかです。日程調整は定型で情報も限定的ですが、要件の整理では組織の課題や離職の状況まで共有することになります。

自社の名前で候補者に連絡する業務も、線を引いて考えます。候補者から見れば、その人は自社の担当者です。応対の質がそのまま自社の印象になります。

エラベルの見解

再委託を心配する会社は多いのですが、実務で問題が起きるのは再委託されていること自体ではなく、それを知らされていないときです。

知らされていれば、対処ができます。その人の経歴を確認する、扱える情報の範囲を決める、アクセス権を絞る。知らされていないと、これができません。契約の相手は代行会社なので、代行会社としては再委託の事実を伝える義務が契約になければ伝えなくてよい、という整理も成り立ちます。

だから、条項として置くなら「禁止」より「把握できる形」を選ぶほうが実益があります。禁止すると、体制の柔軟性が失われ、費用も上がります。専門性のある人を当てられなくなることもあります。

具体的には、事前に承諾を求める形か、包括的に認めたうえで誰が担当するかを通知してもらう形です。発注側が知っていて、確認する手段があること。これが確保できていれば、再委託の有無は運用の前提として扱えます。

承諾するときに確認すること

再委託を認める判断をするとき、次を確認します。

• 再委託先が法人か個人か。個人の場合、稼働の安定性と交代時の対応をどう担保するか
• その担当者の経歴。担当する職種や業務の経験があるか
• 秘密保持の義務が、元の契約と同等の内容で及んでいるか
• 個人データの取り扱いについて、同等の取り決めがあるか。詳しくは個人情報保護法と委託先の監督で扱っています
• 再委託先の行為について、代行会社が責任を負う建て付けか
• 再委託先が使う環境（自社の採用管理システムに入るのか、代行会社の環境か）
• さらに先の再委託が禁止されているか
• 再委託先が交代する場合の通知があるか

このうち、さらに先の再委託は見落とされやすい項目です。再委託は認めたが、その先まで想定していなかった、という状態は避けたいところです。契約で歯止めを置いておきます。

契約条項の選択肢

条項の書き方には、いくつかの形があります。目的に応じて選びます。

事前承諾を要する形。再委託する場合は、あらかじめ発注側の書面による承諾を得る。把握の確実性は高くなりますが、都度の手続きが発生します。担当者の交代のたびに承諾が要ると、運用が重くなります。

包括承諾と通知の組み合わせ。再委託は認めたうえで、誰が担当するかを事前に通知してもらう。手続きは軽く、把握はできます。実務ではこの形が扱いやすいことが多いところです。

業務によって分ける形。定型業務は包括承諾、判断を伴う業務や情報の深い業務は事前承諾。手間と管理のバランスが取れます。

禁止する形。情報の性質上どうしても必要な場合に限ります。ただし、対応できる会社が限られ、費用も上がる可能性があります。

いずれの形でも、再委託先にも同等の義務が及ぶことと、再委託先の行為について代行会社が責任を負うことは書いておきます。契約書全体の確認項目は業務委託契約書で確認する10項目にまとめています。条項の作り方に迷う場合は、専門家にご確認ください。

運用で把握する

契約に条項を置いても、運用で確認しなければ実態は追えません。負担の軽い方法を三つ挙げます。

アクセス権の一覧を定期的に見る。自社の採用管理システムや媒体に、誰のアカウントがあるかを確認します。ここに知らない名前があれば、その時点で分かります。四半期に一度でも効果があります。

定例会で担当者に出てもらう。実際に手を動かしている人が定例会にいれば、体制は自然に見えます。窓口だけが出席する形だと、実務者が誰かは見えません。

稼働報告に担当者名を入れてもらう。工程ごとの内訳に加えて、誰が担当したかが分かる形にします。交代があれば報告で気づけます。

この三つは、再委託の管理のためだけの作業ではありません。費用と品質の管理でも見る項目なので、まとめて運用に組み込めます。

エラベルの見解

再委託の議論をしていると、発注側が本当に知りたいのは「再委託があるかどうか」ではなく、「誰がやるのか」だと分かります。同じ会社の社員でも、経験のない人が担当すれば結果は変わります。逆に、外部のパートナーでも、その職種の採用を長く担当してきた人なら質は高い。

つまり、再委託の有無は、担当者を確認するための入り口の問いにすぎません。本質は雇用形態ではなく、その人の経験です。にもかかわらず、多くの契約では担当者を確認する仕組みがないため、代わりに再委託の可否という形で議論されている。

エラベルは、この問いを直接扱う窓口として作りました。担当者の経歴を見てから決められる形にしているので、社員かパートナーかという枠組みではなく、その人が何をやってきたかで判断できます。

この形を使うかどうかとは別に、再委託の条項を検討するときは「誰がやるのかを確認できるか」を基準に置いてみてください。禁止するかどうかより、その基準のほうが実務に効きます。

まとめ

• 採用代行では、実務を業務委託のパートナーが担う形が業界として一般的
• 再委託には、稼働の柔軟性・専門性の調達・費用構造という構造的な理由がある
• 線引きは扱う情報の深さと、自社の名前で外に出るかで考える
• 条項は「禁止」より「把握できる形」を選ぶほうが実益がある
• 承諾するときは、経歴・秘密保持・個人データ・責任の建て付け・さらに先の再委託を確認する
• 運用では、アクセス権の一覧・定例会への同席・稼働報告の担当者名で把握する
• 本当に知りたいのは再委託の有無ではなく「誰がやるのか」

よくある質問

再委託を禁止すると費用は上がりますか

上がる可能性があります。代行会社が社員だけで体制を組むことになり、稼働の柔軟性が下がるためです。また、特定の職種の経験を持つパートナーを当てられなくなることもあります。情報の性質上どうしても必要な場合を除けば、把握できる形にしておくほうが選択肢は広がります。

再委託先が個人事業主でも問題ありませんか

形態自体が問題になるわけではありません。確認するのは、秘密保持と個人データの取り扱いについて同等の義務が及んでいるか、その人の稼働が安定しているか、交代時の引き継ぎを代行会社が担う建て付けかという点です。あわせて、自社が再委託先の担当者に直接指示を出す形にならないよう、運用の整理も要ります。

契約後に再委託されていると分かった場合はどうすればよいですか

まず契約の条項を確認します。再委託が認められている契約なら、違反ではありません。そのうえで、担当者の経歴と、秘密保持や個人データの義務が及んでいるかを確認します。認められていない契約であれば、代行会社に説明を求め、今後の体制について合意を取り直します。判断に迷う場合は専門家にご確認ください。