採用代行の時間単価はいくらが妥当か

採用代行を時間単価で契約するとき、単価が妥当かどうかを金額だけで判断するのは難しいところがあります。同じ単価でも、何を稼働に数えるかで実質の価格は変わるからです。単価が半分でも稼働時間が二倍なら支出は同じですし、稼働の中身が定例会と報告書作成で埋まっていれば、実務は進みません。この記事では、時間単価の妥当性を自社で判断できるようにするための見方を整理します。

単価は何で決まっているか

時間単価は、代行会社の側から見ると次の足し算でできています。

• 担当者の人件費（社員なのか、業務委託のパートナーなのか）
• 採用や進行を管理する人の費用
• 媒体の管理画面や採用管理システムなどの環境費
• 会社の利益

このうち動きが大きいのは、担当者が誰かという部分です。採用実務の経験が長い担当と、入社したばかりの担当では原価が違います。同じ会社の同じサービスでも、付く人によって原価が変わる。にもかかわらず、提示される単価は一本であることが多い。ここが時間単価型の分かりにくさの正体です。

もう一つ、掛け持ち社数も単価の背後にあります。一人が多くの会社を持てば、一社あたりの原価は下がります。単価が安い提案の理由が掛け持ちにあるなら、それは品質の話ではなく設計の話です。安いこと自体は問題ではなく、その設計で自社の業務が回るかどうかを見ます。

業務の性質で分けて考える

時間単価を一本で契約すると、たいてい損をします。採用業務のなかには、性質のまったく違う作業が混ざっているからです。

定型作業と運用判断を同じ単価で買うと、どちらかが割に合いません。定型作業に高い単価を払うことになるか、運用判断に安い単価を当てて経験の浅い担当が付くか、そのどちらかです。見積もりを取るときは、業務を三つに分けて、どこにどの単価が当たるのかを聞いてみてください。分けて答えられる会社は、社内の体制も分かれています。

エラベルの見解

単価の妥当性を判断するとき、単価と時間を切り離して見ないでください。この二つは掛け算なので、片方だけを下げても支出は下がりません。

実際によくあるのは、単価交渉で下げてもらったのに、月の請求額が変わらないという状態です。理由は簡単で、同じ仕事をするのにかかる時間が増えているからです。経験の浅い担当に替わると、候補者の検索条件を作るのに時間がかかり、文面の改稿にも時間がかかります。単価が下がった分、時間が伸びる。これは代行側が意図的にやっていることではなく、原価を合わせると自然にそうなります。

だから交渉するなら、単価ではなく成果物の量で話すほうが噛み合います。「この単価で、週に何件のスカウトと何件の日程調整までを想定していますか」と聞く。量で握れば、単価が高くても安くても実質の価格が見えます。金額だけの交渉は、見えないところで質と交換されます。

稼働に数える範囲を決める

時間単価型で後からもめるのは、ほぼこの一点です。契約前に、次の項目を「数える／数えない」で分けておきます。

• 定例会・打ち合わせの時間
• 打ち合わせの準備と議事録の作成
• 報告書・レポートの作成
• 自社からの質問への回答、チャットでのやりとり
• 媒体の管理画面を見て状況を確認する時間
• 候補者からの返信を待っている時間の対応待機
• 求人原稿やスカウト文面の初稿作成（初期構築として別建てにするか）
• 採用管理システムの初期設定
• 担当者交代時の引き継ぎ

すべてを数えないことが良いわけではありません。定例会を稼働に数えない契約にすると、代行側は定例会を短くする動機を持ちます。必要な会話まで削られると、かえって実務が滞ります。数えるか数えないかより、両者が同じ理解でいることが実務では効きます。

そのうえで、月あたりの上限時間を置いてください。上限がないと予算が読めず、上限を超えそうなときに連絡が来る運用にしておけば、想定外の請求は起きにくくなります。料金体系そのものの整理は採用代行の費用相場、月額型との比較は月額型と成果報酬型のどちらが得かにまとめています。

稼働報告の見方

時間単価型では、稼働報告が請求の根拠になります。ただ、時間が並んでいるだけの報告書からは妥当性が読めません。見るのは次の三つです。

工程ごとの内訳になっているか。「採用支援業務」で一行にまとまっている報告からは何も分かりません。候補者検索・文面作成・送信・返信対応・日程調整、と工程で割れていれば、どこに時間がかかっているかが見えます。

成果物の量が並記されているか。時間だけでなく、送信件数・返信件数・調整件数が並んでいると、時間あたりの処理量が出ます。これが月ごとに追えると、担当が交代したときにも変化が見えます。

時間の使い方が月ごとに変わっているか。立ち上げの月は設計と初期構築に時間が寄り、運用が回り出すと送信と返信対応に寄るのが自然です。何か月経っても内訳が変わらないなら、仕込みが進んでいないか、報告が実態を映していないかのどちらかです。

もめやすい点

見積時間の超過。想定より時間がかかったときに、事後報告で請求されると納得しにくくなります。上限に近づいた時点で連絡する、という運用を契約に書いておきます。

最低稼働時間。月あたりの最低時間が設定されている契約では、業務が少ない月も最低分が発生します。採用が止まる可能性があるなら、締結前に確認するところです。

細切れの稼働。チャットの返信や短い確認が積み上がると、実務が進んでいないのに時間だけが増えます。連絡の窓口と頻度を決めておくと、この積み上がりは抑えられます。

担当者交代時の学習時間。交代した担当が状況を把握するための時間を、どちらが持つのか。引き継ぎは代行側の稼働に含める、と書いておくのが一般的な整理です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、時間単価の案件は要件の固まり具合で難易度がまったく変わります。同じ単価でも、割に合う案件と合わない案件がはっきり分かれる、というのが受注側の実感です。

割に合わないのは、判断が戻ってこない案件です。スカウトを送るには検索条件が要り、条件を作るには「どこまでなら会うか」の線が要ります。この線が社内で決まっていないと、担当は候補者を一件ずつ確認に回すことになります。確認待ちの時間は稼働に数えられないことが多いので、担当の実感としては単価が下がります。結果として、その案件は後回しになります。

だから発注側にとって単価を実質的に下げる一番効く方法は、値引き交渉ではなく判断を早く返すことです。書類の合否をその日のうちに返す、面接の候補日をまとめて渡す、質問には一往復で答える。これをやると同じ時間でも進む量が増え、時間あたりの実質価格が下がります。値引きは一度きりですが、こちらは毎月効きます。

まとめ

• 時間単価の妥当性は金額ではなく、何を稼働に数えるかと時間あたりに何が進むかで決まる
• 単価の背後にあるのは担当者の経験と掛け持ち社数。安さの理由がどちらかを確認する
• 業務は定型作業・運用判断・設計に分け、同じ単価で買わない
• 単価と時間は掛け算。交渉するなら金額ではなく成果物の量で握る
• 稼働に数える範囲を契約前に分け、月あたりの上限時間を置く
• 稼働報告は工程の内訳・成果物の量・月ごとの変化の三つを見る
• 実質価格を下げるのは値引きではなく、社内の判断を早く返すこと

よくある質問

時間単価型と月額固定型はどちらが安く済みますか

業務量が安定しているなら月額固定型のほうが安くなりやすく、波が大きいなら時間単価型のほうが無駄が出にくい、という傾向があります。判断の順番としては、まず二、三か月を時間単価で回して実際の稼働量を把握し、そのうえで固定に切り替えるかを決める形が現実的です。切り替えの条件を最初の契約に書いておくと交渉が短く済みます。

稼働時間を水増しされていないか確認する方法はありますか

時間そのものを検証するのは難しいので、成果物の量と突き合わせるほうが実務的です。送信件数・返信対応件数・調整件数を稼働報告に並記してもらい、月ごとの推移を見ます。時間が増えているのに処理量が増えていない月があれば、その理由を聞きます。理由が説明できるなら問題はなく、説明が出てこないときに初めて中身を確認します。

単価は交渉できますか

交渉に応じる会社はあります。ただ、単価だけを下げると担当者の経験や掛け持ち社数で調整されることがあるため、下げた分がどこで吸収されるのかを合わせて聞いてください。単価を据え置いたまま上限時間を下げる、あるいは定型作業だけを別単価にする、といった調整のほうが実務への影響が読みやすくなります。