専任の人事がいない会社が払える採用代行費用の目安｜経営者と総務の時間を費用に換算し、会社として残す記録を決めてから頼む

専任の人事担当者がいない会社では、採用を経営者が自分で担うか、総務や経理の担当者がほかの仕事と兼ねて担っています。採用の進め方の型がなく、人が辞めるたびに、求人の出し方から考え直すことになりがちです。採用代行（RPO）にいくらまで払えるかは、ほかの会社の相場ではなく、経営者や総務の担当者が採用に使っている時間から決まります。結論から書くと、専任の人事がいない会社の採用代行の費用は、経営者と総務の時間を費用に換算して予算を置き、会社として残す判断と記録を決めてから作業を任せると判断しやすくなります。

採用代行の料金は会社や業務の範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では相場の金額は扱いません。自社の数字から予算を出す手順を書きます。専任の人事がいない会社で代行をどう使うかは専任の人事がいない会社の採用代行の使い方で書いています。人事が1人いる会社の考え方は人事が1人の会社が払える採用代行費用の目安で書いています。

この段階の採用の体制

専任の人事がいない会社では、採用は次のどちらかの形で進んでいることが多くあります。

• 経営者が担う：経営者が求人を出し、応募に返事をし、面接をする。経営の仕事の合間になるため、返事が遅れがち
• 総務や経理が担う：総務や経理の担当者が、本来の仕事と兼ねて求人と日程の調整を担い、面接は経営者や現場の責任者が行う

どちらの形でも、採用の件数が増えると、本来の仕事が圧迫されます。そのうえ、採用の記録や求人の文面が残っていないため、次の採用でも同じ手間がかかります。

経営者と総務の時間を費用に換算する

予算は、次の手順で出せます。

1. 採用に使っている時間を人ごとに数える：経営者、総務の担当者、現場の責任者が、それぞれ採用に月何時間使っているかを数える
2. 時間を費用に換算する：それぞれの時間あたりの人件費を掛ける。経営者の時間は、本来なら営業や経営の判断に使えた時間として、重く見る
3. 外に出せる作業を決める：求人の作成、応募への返事、日程の調整、記録など、判断が要らない作業を決める
4. 予算を置く：外に出せる作業の時間の費用を、採用代行に払ってよい額の目安にする

経営者が採用の作業に多くの時間を使っている会社ほど、作業を外に出す価値は大きくなります。経営者は、候補者と会い、採るかどうかを決めることに時間を使えるようになります。

人材紹介を使う場合、職業安定法第32条の3により、有料職業紹介事業者の手数料は、厚生労働省令で定める種類・額か、届け出た手数料表に基づくものに限られています。採用者の年収に割合を掛ける形が多いため、上の目安と並べて比べてください。

エラベルの見解

専任の人事がいない会社からの相談で多い失敗は、採用の判断まで外に任せようとすることです。社内に人事がいないからといって、誰を採るかの判断まで外に出すと、会社の考えに合わない人が入り、早く離れることになります。採用の費用だけでなく、受け入れた現場の時間も失われます。

担当者を選ぶときは、最初に経営者と話し、会社が会いたい人の像と、譲れない条件を言葉にしてくれる人かどうかを見てください。判断は経営者や現場の責任者に残し、その判断がしやすいように候補者を絞り、日程を整えるのが、採用代行の役割です。

会社として残す判断と記録を決める

採用の作業を外に出す前に、会社として残すものを決めておきます。

まず、判断です。誰が最終的に採るかを決めるのか、条件を誰が決めるのかを決めてください。採用代行の担当者には、その人に判断の材料を届けてもらいます。

次に、労働条件の示し方です。職業安定法第5条の3は、労働者の募集を行う者などに、業務の内容や賃金、労働時間などの労働条件を明示することを求めています。労働基準法第15条も、使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないと定めています。求人で示す条件と、入社のときに示す条件を、会社として決めておいてください。

そして、記録です。労働基準法第107条は、使用者に、各事業場ごとに労働者名簿を調製することを求め、同法第109条は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇などに関する重要な書類を五年間保存しなければならないと定めています（当分の間は三年間とする経過措置があります）。入社が決まった人の書類は、会社として保存する必要があります。採用代行に任せる場合も、記録をどこに残すかを契約で決めてください。個別の判断は社会保険労務士・弁護士にご確認ください。

料金の形の選び方

専任の人事がいない会社は、採用の件数が少なく、採用が決まらない月もあるため、固定の月額より、採用が決まったときに払う形や、作業の時間に応じて払う形が合いやすくなります。

エラベルの費用は、採用が決まったときに1名につき10万円（税別）です。採用が決まらなければ費用はかかりません。上で出した目安の範囲で試せるかどうか、比べる選択肢の一つにしてください。

エラベルの見解

もう一つ見てほしいのは、専任の人事がいない会社ほど、採用のたびに型を残すことで次の費用が下がるということです。採用のたびに求人の文面や面接の基準をゼロからつくっていると、そのたびに経営者や総務の時間がかかります。一度つくった型が残っていれば、次の採用は早く、少ない時間で進められます。

採用代行に任せるときは、求人の文面、面接で見る点、候補者への連絡の文面などを、会社が使える形で残してもらってください。専任の人事がいなくても、型が残っていれば、総務の担当者が次の採用を進めやすくなります。採用代行の費用を、型をつくる投資としても考えてください。

まとめ

• 専任の人事がいない会社の採用代行の費用は、経営者と総務の時間を費用に換算して予算を置く
• 判断が要らない作業を外に出し、経営者は候補者と会い、決めることに時間を使う
• 誰が採るかを決めるのか、労働条件をどう示すのかを、会社として先に決める
• 労働者名簿や雇入れの書類など、会社として保存する記録の扱いを契約で決める
• 採用のたびに型を残し、次の採用の時間と費用を減らす

よくある質問

専任の人事がいない会社の採用代行の費用の相場はいくらですか

採用代行の料金は、任せる業務の範囲や料金の形によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。経営者と総務の時間から目安を出し、その範囲で同じ業務範囲の見積もりを比べてください。エラベルの場合は、採用が決まったときに1名10万円（税別）です。

人事の担当者を採るべきか、採用代行を使うべきか迷っています

採用の件数が年間を通じて途切れず、労務や制度の仕事も増えているなら、人事の担当者を採ることを考える時期です。採用の件数が時期によって増減する程度なら、採用代行で作業を外に出し、型を残しながら進めるほうが合うことが多くあります。

総務の担当者に採用を任せるとき、何を決めておけばよいですか

総務の担当者が担う作業と、経営者や現場の責任者が担う判断を分けてください。求人の文面や面接の基準など、型が残っていれば、総務の担当者も進めやすくなります。採用代行と組み合わせる場合は、総務の担当者が進み具合を把握できるよう、記録の残し方を決めておいてください。