専任の人事がいない会社の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

専任の人事がいない会社で、経営者か総務の担当者が採用を見ていて、そろそろ代行に頼りたい。ただ、何から頼めばよいか分からない。代行の会社に聞くと「全部お任せください」と言われ、それはそれで不安になる。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、専任の人事がいない会社が最初に外に出すべきは「候補者への連絡と日程調整」で、次が「候補者を探す工程」、最後が「求人票の原稿と記録の整備」です。この順番は、社内で最も止まりやすい工程から出す、という考え方で決まります。全部を一度に出すのではなく、一つずつ出して、社内に残す判断の座席を守ります。社内に残す役割の作り方は専任の人事がいない会社の採用体制の作り方に、失敗の形は専任の人事がいない会社が採用代行で失敗するパターンに、代行の全体像は採用代行（RPO）とはにまとめています。

専任の人事がいない会社で、採用のどこが止まるか

外に出す順番を決めるには、社内でどの工程が止まっているかを先に見ます。専任の人事がいない会社では、採用の工程は次のように止まります。

この表で、損失が最も直接的なのは「応募者に連絡する」「日程を組む」の二つです。候補者は、連絡が遅い会社を「自分に興味がない会社」と受け取り、他社に決めます。求人票が古いことや記録がないことも問題ですが、損失が出るまでに時間がかかります。最初に出すのは、今この瞬間に候補者を失っている工程です。

最初に出す工程：候補者への連絡と日程調整

なぜ最初か。社内で最も止まりやすく、止まった損失が最も直接的で、しかも代行に出しやすい工程だからです。判断が要らず、期限と手順で回り、代行の側にとっても標準的な工程です。出した翌週から、候補者への返事が速くなります。

代行に頼む内容。応募者への最初の連絡、面接の日程の候補の提示と確定、前日の確認の連絡、辞退や不参加の連絡の受け取り、進捗の一覧の更新。社内の面接官の「出られる曜日と時間帯」を先に渡しておくと、代行が往復なしで組めます。

社内に残す判断。「この応募者を面接に進めるか」は社内で決めます。代行は、応募者の情報を整えて「進めますか」と聞き、社内が「進める」と返してから連絡します。この返事を、経営者か配属先の責任者が、一日以内に返す形にします。返事が遅れると、代行に出しても止まります。

費用の見方。連絡と日程調整は、月に何件の応募を扱うかで稼働が決まります。契約の前に「月に何件まで、返事は何時間以内」を決め、その稼働に見合う月額かを見ます。日程調整の詳細は面接の日程調整は代行に出せるかに、内定の後の工程は内定者フォローは代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「まず求人票を直してもらって、それから応募を待つ」というものです。実際には、専任の人事がいない会社で最初に効くのは、求人票の質ではなく、来た応募への返事の速さです。求人票を直すのは、応募が来ても連絡が遅れて失っている状態を止めてからで、順番が逆だと、直した求人票で来た応募をまた失います。連絡と日程調整を出した翌週から、同じ求人票でも面接に進む数が変わる、という形で効果が見えます。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。「連絡は何時間以内に返すか」「日程は何往復で確定させるか」「進捗はどこで見られるか」を、契約の前に具体的に答えられる代行は、この工程の標準を持っています。逆に、最初から「求人票の改善」と「ブランディング」を提案してくる代行は、専任の人事がいない会社の止まり方を見ていません。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、専任の人事がいない会社の支援の経験がある担当者に、連絡と日程調整から入る形で頼めます。

次に出す工程：候補者を探す工程

なぜ次か。連絡と日程調整が回り始めると、次に「応募そのものが少ない」ことが見えてきます。媒体に出しっぱなし、スカウトは送っていない、という状態です。ここで初めて、探す工程を出します。連絡の体制がないまま探す工程を出すと、集まった候補者をまた失います。

代行に頼む内容。媒体の運用（原稿の更新、掲載の管理、応募の取り込み）、スカウトの文面の作成と送信と返信の追客、母集団の状況の報告。探す工程は、社内の判断が要る場面が「誰にスカウトを送るか」の基準を決めるところにあり、その基準は最初に社内と代行で決めます。

社内に残す判断。「どんな人を探すか」の要件と、「この人に送ってよいか」の基準は社内で決めます。代行が探した候補者の一覧を見て、「この層に送る」と返す時間を、週に一度確保します。基準を代行に丸ごと渡すと、要件からずれた候補者が集まります。

費用の見方。探す工程は、媒体の費用（媒体に払う分）と、代行の稼働（運用と送信の分）に分かれます。契約の前に、月額のどこまでが稼働で、媒体の費用は別か含むかを確認します。送信の数だけで比べると、返信の質が落ちることがあるので、「送信の数」と「返信の数」の両方を報告してもらいます。媒体の運用は求人媒体の運用は代行に出せるかに、スカウトはスカウトの送信は代行に出せるかに、母集団は母集団形成は代行に出せるかに整理しています。

最後に出す工程：求人票の原稿と記録の整備

なぜ最後か。求人票と記録は、効果が出るまでに時間がかかり、しかも「社内で決めること」が多い工程だからです。求人票の中身は、経営者か配属先の責任者が「半年後にやってほしいこと」を言葉にしないと書けず、記録は、社内で面接した内容を残す習慣がないと溜まりません。連絡と探す工程が回り、応募が来て面接が進むようになってから、求人票を直し、記録を整えると、直した効果が見えます。

代行に頼む内容。求人票の原稿の書き直し（社内が出した「やってほしいこと」を候補者が読む言葉に直す）、面接の記録の型の作成と記入の代行、採用の数字の集計と報告。この工程は成果物で受けられるので、月額ではなく一式で頼む形も取れます。

社内に残す判断。求人票に書く「半年後にやってほしいこと」と、面接で見る点は社内で決めます。代行は、それを候補者が読む言葉に直し、記録の型に落とします。「何を書くか」を代行に任せると、どの会社にも当てはまる求人票になります。要件の決め方は採用要件の定義を代行に出すに、求人原稿は求人原稿の作成は代行に出せるかに、採用管理の仕組みはATS（採用管理システム）の運用は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、連絡・日程調整・探す・原稿・記録までで、「この応募者を面接に進めるか」「誰にスカウトを送るか」「求人票に何を書くか」「採るかどうか」は社内に残します。専任の人事がいない会社は、時間がないので、この判断も一緒に渡したくなりますが、渡すと、代行は「進めてよいか分からない候補者」を止めるか、全員を進めるかのどちらかになり、どちらも社内の時間を余計に使います。判断を残し、判断に要る材料を代行に整えてもらう形が、社内の時間を最も節約します。

担当する側から見ると、この三つの工程を「一度に全部」で受けると、専任の人事がいない会社では最初の月に止まります。判断の座席が空いたまま、連絡と探す工程と原稿が同時に動き、社内に「返事」が溜まるからです。一つずつ出して、一つが回ってから次を足す形だと、社内の判断の時間は週に一度の短い枠で足り、担当者も工程ごとの成果を報告できます。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「最初は連絡と日程調整からにしましょう」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 専任の人事がいない会社が代行に出す順番は、一に連絡と日程調整、二に探す工程、三に求人票と記録
• 順番の理由は、社内で最も止まりやすく、損失が最も直接的な工程から出すこと。求人票より先に、来た応募への返事の速さを直す
• 連絡と日程調整を出すときは、「面接に進めるか」の返事を社内が一日以内に返す形を作る
• 探す工程を出すときは、要件と「誰に送るか」の基準を社内で決め、週に一度、候補者の層を確認する
• 求人票と記録は、「半年後にやってほしいこと」を社内が言葉にしてから、代行が候補者の言葉に直す
• 費用は、工程ごとに「月に何件、何時間、何を」で見る。媒体の費用と稼働の費用を分けて確認する

よくある質問

三つとも同時に出したほうが早いのではないですか

早く見えて、止まります。三つを同時に出すと、代行から「この応募者を進めますか」「この層に送ってよいですか」「求人票のこの点はどう書きますか」という返事の依頼が同時に来て、専任の人事がいない会社の判断の座席では返しきれず、どれも進みません。一つ目が回り、社内の返事の習慣ができてから二つ目を足すほうが、結果として速くなります。どうしても同時に出すなら、社内の窓口と決める人を先に固定し、代行に「返事が要ることを一覧にして、優先順位を付けて出す」ことを頼みます。体制の作り方は専任の人事がいない会社の採用体制の作り方に、発注前の確認は採用代行を発注する前のチェックリストに整理しています。

応募がまったく来ていない状態です。それでも連絡と日程調整から出すべきですか

応募がゼロなら、連絡する相手がいないので、探す工程から出します。ただし、その場合も「連絡と日程調整を誰が回すか」を先に決めてから探す工程を出します。探す工程が動き出すと応募が来て、連絡の体制がないとそこで失うからです。探す工程と連絡の工程を、同じ代行に一緒に頼み、「連絡は何時間以内」を契約に入れておく形が現実的です。母集団の考え方は母集団形成は代行に出せるかに、中小企業に向く代行の条件は中小企業に向く採用代行の条件に書いています。

代行に出した工程を、将来、社内に戻せますか

戻せます。そのために、契約の前に「終わるときに何を残してもらうか」を決めておきます。連絡と日程調整なら「連絡の文面の型と進捗の表」、探す工程なら「スカウトの文面と送る基準の一覧」、求人票と記録なら「原稿と記録の型そのもの」です。これが残っていれば、専任の人事を置いたときに引き継げます。代行が去った後に何も残らない形は避けます。引き継ぎの項目は採用代行を切り替えるときの引き継ぎ項目に、社内の担当者を育てる考え方は社内の採用担当を育てるに整理しています。