人材業界で採用代行が機能する条件・機能しない条件

人材業界の会社が採用代行を使って「うまくいった」「うまくいかなかった」と言うとき、その差は代行の腕の差だと思われがちです。同業なので、なおさら腕を見ます。同じ代行が、ある会社では自社の応募への返事が翌営業日中になり、キャリアアドバイザーの半年以内の離職が減り、別の会社では「自分たちのほうがうまくできる」で終わる。違いは、発注側の条件にあります。結論を先に書くと、人材業界で採用代行が機能するかどうかは、代行を時間を買うものと位置づけているか、実態を責任者が語っているか、経営者の枠を先に預けているか、職種で経路を分けているか、評価の観点を決めて記録しているか、受け入れを現場が持っているか、自社の記録を顧客の記録と分けているか、の七つで決まります。代行に出す工程の切り分けは人材業界の採用代行に、課題の分解は人材業界の採用課題に書いています。ここでは、機能する条件と機能しない条件を対で並べ、自社がどちらにいるかを発注前に確かめる形に絞ります。

七つの対

七つのうち、機能しない側に三つ以上あるなら、代行に出す前に変える順番があります。

位置づけ：時間を買うか、腕を比べるか

腕を比べ始めると、代行が機能する前に関係が終わります。位置づけを先に決めるのは会社です。

実態：語るか、覆うか

同業からの候補者は業界の型を知っているので、覆うと辞退されます。報酬の表示は、法令上の整理があると一般に整理されているため、会社と専門家で整理します。個別の判断は専門家にご確認ください。求人票の書き方は求人原稿の作成の進め方に書いています。

エラベルの見解

人材業界で代行が機能しない最大の理由は「位置づけ」です。採用の会社は採用の型を知っているので、代行の求人票を見て「うちならこう書く」、代行の文面を見て「うちの営業のほうが返信率が高い」と、腕を比べ始めます。比べること自体は悪くないのですが、比べるのに時間を使い、一次対応と記録は相変わらず自社に残り、返事は数日後のまま、という会社が多い。代行に出すのは腕ではなく時間で、機能しているかは「返事の日数が縮んだか」「辞退の理由から『返事が遅い』が消えたか」で見る。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「代行に出したい工程は、腕が要る工程ですか、時間が要る工程ですか」を、私たちから先に聞いています。答えが「腕」なら、それは社内に残す工程で、出すのは時間が要る工程です。速さの直し方は日程調整が遅くて候補者が流れるに書いています。

枠：先に預けるか、空いたときか

枠の預かり方は面接の日程調整の進め方に書いています。

職種：分けるか、一つで出すか

データベースの転用は、個人情報の扱いに関わるため、会社と専門家で整理します。個別の判断は専門家にご確認ください。分け方は人材業界の採用課題の職種の課題に書いています。

評価：観点を決めるか、一言で落とすか

評価は社内で直す部分で、代行は記録の型を担えます。観点の揃え方は面接官によって評価がばらつくに書いています。

受け入れ：現場が持つか、代行のせいにするか

受け入れは代行にはできません。受け入れの型は入社後のオンボーディングの進め方に書いています。

エラベルの見解

もう一つ、人材業界で代行が機能しない型に「自社の採用の記録が無い」があります。顧客の求人と候補者の記録は精緻なのに、自社の応募は担当者のメールの中にあり、面接の通過の理由は経営者の頭の中にあり、離職の理由は誰も集めていない。代行が入っても、機能しているかを見る記録が無く、印象で「うちのほうがうまい」になります。自社の採用の一覧を顧客の記録と分けて作り、応募・返事の日数・面接の通過と理由・辞退の理由・入社・定着・離職の理由を一つに置く。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「自社の採用の一覧は、顧客の記録と分けてありますか」を、私たちから先に聞いています。無ければ、代行に出す最初の工程は記録の型を作ることです。「全部任せたい」は機能しません。一つの工程から始めて広げる形が、人材業界では特に要ります。

記録：分けて一つにするか、混ざっているか

定例で見る数字は採用代行との定例会で見るべき数字に書いています。

機能しない条件を変える順番

七つを一度に変える必要はありません。一と二と三を変えてから、自社の一次対応の一工程で代行を始め、記録で機能しているかを見て、広げます。

機能しているかを見る記録

「辞退の理由」と「面接の通過の理由」が、人材業界で代行の機能を見る要です。数字は自社の記録で、外の相場とは比べません。

まとめ

• 代行が機能するかは、代行の腕より発注側の条件で決まる
• 七つの対：位置づけ・実態・枠・職種・評価・受け入れ・記録
• 最大の機能しない条件は位置づけ。腕を比べず、時間を買う
• 実態は覆わず整える。報酬の表示とデータベースの転用は会社と専門家。個別の判断は専門家にご確認ください
• 評価の観点を決めて記録しないと、応募が増えても通らない
• 「全部任せたい」は機能しない。一つの工程から始めて広げる
• 機能しているかは辞退の理由と通過の理由の記録で見る。エラベルは担当者を工程ごとに選べる形

よくある質問

同業に自社の実態（目標や離職）を渡すのは抵抗があります

渡す先は代行の担当者で、顧客や競合ではなく、秘密の扱いは契約で決めます。それでも抵抗があるなら、最初に出す工程を「一次対応と日程」に絞り、実態を渡さなくても機能する工程から始める形があります。ただ、求人票に実態が無いまま母集団を増やしても、同業の候補者は面接で聞いてくるので、いずれ実態は求人票に要ります。渡す範囲を段階で広げるのは、機能する型の一つです。

経営者が「自分で全員面接する」と言います

最終を経営者が見るのは残す工程で、代行と矛盾しません。機能しない型は、経営者が全段に出て枠が取れず、一言で落として理由が残らない場合です。一次を責任者が観点で見て、経営者は最終だけ、経営者の枠は週に一つ先に預ける、不通過の理由は観点ごとに記録する。この四つがあれば、経営者が全員を見ても速さと通過は出ます。経営者の目を疑うのではなく、目を観点に翻訳して記録に残す、という考え方です。

派遣会社で、登録者と社員の採用が混ざります

派遣会社では、登録者（派遣で働く人）の募集と、社員（コーディネーター、営業、管理）の採用は、目的も経路も記録も別です。混ざると、社員の採用の一覧が登録者の管理に埋もれ、社員の応募への返事が遅れます。社員の採用の一覧を登録者の管理から分け、社員の一次対応と記録を代行に出す形が合います。登録者の募集は自社の事業そのもので、代行に出す対象とは別に扱います。派遣と紹介の許可に関わる整理は会社と専門家で、個別の判断は専門家にご確認ください。