中途採用の年間スケジュール

中途採用の年間スケジュールをどう組むか。「この時期に動くべき」という一般論は、自社に当てはまるとは限りません。職種によって市場の動きは違いますし、自社の事業計画や予算の期も影響します。この記事では、自社の要因から逆算して組み立てる方法を整理します。代行の稼働を年間で配分する設計は年間の採用計画に代行をどう組み込むかにまとめています。

逆算の起点を決める

いつまでに入社してほしいか。ここから逆算します。

入社日から、次を差し引いていきます。

• 内定から入社まで（在職中の候補者なら、退職の手続きに時間がかかります）
• 最終面接から内定まで（社内の判断と条件の決定）
• 選考の期間（面接の回数と、間隔）
• 応募から書類選考まで
• 募集開始から応募が集まるまで
• 募集の準備期間（要件の整理、求人原稿、媒体の設定）

この六つを足したものが、募集を始めるべき時期からの逆算になります。

それぞれの期間は、自社の過去の実績から出してください。一般的な目安より、自社の数字のほうが正確です。

自社の要因による波

事業計画のタイミング。期の始まり、事業の立ち上げ。採用の必要が生じる時期です。

予算の期。予算が確定する時期、消化を判断する時期。

組織の変更。異動や配置換えの時期。欠員が見えるタイミングです。

退職の申し出。就業規則で申し出の時期が定められている場合、その周期で欠員が判明します。

繁忙期。事業の繁忙期には、現場が面接に出られないことがあります。選考が組めない時期です。

この五つは、自社で把握できます。過去の実績を見れば、いつ採用の必要が生じ、いつ選考が組みにくいかが分かります。

市場の動きをどう扱うか

職種によって、市場の動きは違います。技術職と営業職では候補者の動く時期が異なることがありますし、業界によっても違います。

そして、市場の傾向は変わります。数年前の傾向が、いまも当てはまるとは限りません。

だから、一般的な傾向を前提に組むより、自社の過去の実績を見てください。

• 月ごとの応募数
• 月ごとの返信率（スカウトを使っている場合）
• 月ごとの採用決定数

この三つを二、三年分並べると、自社の傾向が見えます。

記録がない場合は、代行会社や媒体の担当者に聞いてみてください。複数社の運用を見ているので、傾向の情報を持っていることがあります。ただし、その情報も自社に当てはまるかは確認が要ります。

エラベルの見解

年間スケジュールを組むときに、「選考が組めない時期」を先に押さえてください。ここが抜けると計画が崩れます。

募集を始める時期は計画できます。ところが、応募が来ても面接官の日程が取れなければ、選考は進みません。そして、面接官が忙しい時期は事業の繁忙期です。

つまり、採用の計画と事業の繁忙期がぶつかることがあります。人が足りないから採用したいのに、忙しくて面接ができない。

だから、年間の計画を作るときに、現場の繁忙期を先にカレンダーに入れてください。そのうえで、選考が組める時期に応募が来るよう逆算します。

そして、繁忙期にどうしても選考が必要な場合は、面接の枠を先に押さえてください。「この期間は毎週この時間に面接枠を確保する」。空いてから調整するのではなく、先に確保します。

さらに、面接の形式も検討してください。オンライン、短時間、複数人での同席。枠を取りやすい形にすると、繁忙期でも回ります。

計画が崩れる原因の多くは、市場ではなく社内の事情です。

準備の時期

募集を始める前に、次を済ませておいてください。

• 要件の整理（必須と歓迎、落とす理由）
• 求人原稿の作成または見直し
• 媒体の契約と設定
• 選考フローの確認（面接官、回数、日程の確保）
• 判断の所要日数の確認（書類の合否、候補日の提示）

この五つが揃っていないまま募集を始めると、応募が来てから慌てます。

特に四番目と五番目は、募集の前に確認してください。応募が来てから面接官を探すと、日程が組めません。

代行に依頼する場合は、立ち上げの期間も見込んでください。要件のヒアリング、文面の作成、媒体の設定。扱いは立ち上げにかかる期間の目安にまとめています。

複数職種の場合

職種ごとに時期をずらす。同時に複数の募集を立てると、選考が重なって回らなくなります。

優先順位を決める。どの職種を先に採るか。事業への影響で決めます。

面接官の負荷を見る。同じ人が複数の職種の面接に出る場合、日程が取れなくなります。

そして、職種ごとに逆算してください。難易度が違えば、必要な期間も違います。まとめて一つのスケジュールで組むと、実態とずれます。

期中の見直し

四半期ごとに進捗を確認する。計画に対してどこまで進んだか。

遅れている場合、原因を工程で特定する。母集団か、選考か、判断の速さか。

計画そのものを見直す。事業の状況が変われば、採用の計画も変わります。

入社日を調整できるか確認する。候補者の事情や、受け入れ側の準備。多少の調整で採用できるなら、機会を逃さずに済みます。

四番目は見落とされやすい。入社日を固定して考えると、良い候補者がいても採れないことがあります。

翌年に向けて記録する

月ごとの数字を残してください。

• 応募数、採用決定数
• 選考の所要日数
• 面接が組めなかった時期
• 予定より遅れた工程

この四つを一年分残すと、翌年の計画がずっと具体的になります。

そして、遅れた原因も書いておいてください。要件が固まらなかった、面接官の日程が取れなかった、判断が滞った。同じことを繰り返さないための記録です。

エラベルの見解

年間スケジュールを組んでも、中途採用は計画どおりには進みません。ここを前提に設計してください。

良い候補者は、いつ現れるか分かりません。募集を始めた直後に来ることもあれば、数か月経ってから来ることもある。そして、来たときに動けるかどうかで結果が変わります。

だから、スケジュールを固定しすぎないでください。「この時期に採用する」ではなく「この時期までに採用したい。良い候補者がいれば前倒しする」。

そして、前倒しできる仕組みを作っておきます。面接の枠を常に少し空けておく、条件の判断を速くできるようにしておく、入社日に幅を持たせる。

逆に、計画に固執すると機会を逃します。「予算の期が変わってから」「面接官の都合がつく来月に」。この間に、候補者は他社に決まります。

年間の計画は、準備を整えるためのものです。募集の時期、要件の整理、面接の枠の確保。この準備があれば、いつ候補者が現れても動けます。

計画は、機会を逃さないために作る。固定するために作るのではありません。

まとめ

• 逆算の起点は入社日。六つの期間を差し引いて募集の時期を出す
• 各期間は、自社の過去の実績から出す
• 自社の要因は、事業計画・予算・組織変更・退職の申し出・繁忙期
• 市場の一般論より、自社の過去二、三年の数字を見る
• 「選考が組めない時期」を先にカレンダーに入れる
• 募集の前に、要件・原稿・媒体・面接官の日程・判断の所要日数を確認する
• 複数職種は時期をずらし、職種ごとに逆算する
• 計画は準備を整えるため。良い候補者が来たら前倒しできる形にする

よくある質問

いつ募集を始めるのがよいですか

入社してほしい時期から逆算してください。内定から入社まで、選考の期間、応募が集まるまで、準備の期間。自社の過去の実績から各期間を出すと、始めるべき時期が決まります。市場の一般論より、自社の数字のほうが正確です。

繁忙期に採用が必要になりました

面接の枠を先に確保してください。空いてから調整するのではなく、期間中は決まった時間に枠を押さえる形にします。あわせて、オンラインや短時間の面接など、枠を取りやすい形式も検討してください。日程が組めないことが、最も多い遅延の原因です。

計画どおりに採用できません

工程を切り分けて、どこで詰まっているかを特定してください。母集団が作れていないのか、選考が進まないのか、判断が遅いのか。原因によって打ち手が変わります。あわせて、計画そのものが現実的かも確認してください。