採用代行 / 比較・選び方
立ち上げにかかる期間の目安
採用代行を契約してから、運用が回り出すまでにどのくらいかかるか。この期間は、代行会社の速さより自社の準備で決まる部分が大きい。要件が固まっていれば短く済み、これから詰めるなら時間がかかります。この記事では、立ち上げの工程を分解し、長引く要因と短くする方法を整理します。契約後の計画の聞き方は契約後の最初の三か月で何が起きるかにまとめています。
立ち上げの工程
一.要件のヒアリングと整理。事業と組織の理解、募集職種の役割、求める人物像、落とす理由。最も時間がかかり、最も差が出る工程です。
二.権限とアカウントの付与。採用管理システム、媒体、メール、チャット。手続きに時間がかかることがあります。
三.求人原稿とスカウト文面の作成。要件が固まっていれば速く、そうでなければ書き直しが発生します。
四.検索条件の設計。媒体の管理画面で条件を組み、母数を確認する。
五.選考フローと連絡テンプレートの整備。応募から内定までの流れと、各段階の文面。
六.報告の様式と定例の設計。何をどの頻度で報告するか。
このうち、一番目と二番目が期間を決めます。三番目以降は、前の工程が終わっていれば比較的短く進みます。
期間が長くなる要因
要件が固まっていない。ヒアリングをしても、社内で意見が割れている。要件が決まるまで、文面も条件も作れません。
現場との調整が進まない。配属先の責任者の時間が取れず、要件の背景が聞けない。
権限の付与が遅れる。社内の手続き、情報システム部門の承認、アカウントの発行。代行側は待つことしかできません。
情報が渡されない。過去の採用実績、既存の文面、判断の基準。渡されないと、ゼロから作ることになります。
確認の往復が多い。成果物を出すたびに修正が入り、方向が定まらない。
担当者に経験のない領域が含まれる。職種、媒体、システム。慣れるまでの時間が発生します。
このうち、上の四つは自社側の要因です。立ち上げが長引く原因の多くは、発注側にあります。
エラベルの見解
立ち上げを短くする方法で、最も効くのは「渡す情報を先に用意しておくこと」です。
用意するのは四つです。
採用要件。必須と歓迎を分け、落とす理由を三つ書いた一枚。
過去の採用実績。通した候補者と落とした候補者の経歴を、理由とともに。
現場の情報。どんな人が活躍しているか、辞めた人はなぜ辞めたか、面接で意見が割れるのはどんな候補者か。
社内の判断の流れ。誰が何を決めるか、書類の合否は何日で返るか。
この四つが揃っていると、ヒアリングの時間が大きく減ります。口頭で説明する時間が、読んで理解する時間に置き換わるからです。
そして、この文書は代行会社が替わっても使えます。担当者が交代したときにも渡せる。一度作れば、何度も使える資産になります。
作るのに半日ほどかかりますが、説明のたびに口頭で伝えている時間の合計と比べてみてください。二回目の説明の途中で、作っておけばよかったと気づく種類の作業です。
立ち上げの速さは、契約前の準備で決まります。
自社の準備で短くする
契約前にできること
- 採用要件を一枚にまとめる
- 過去の採用実績を整理する
- 権限の付与の手続きを確認しておく
- 現場責任者の時間を確保しておく
- 自社側の判断の所要日数を決める
契約直後にできること
- 権限を速やかに付与する
- 情報を文書でまとめて渡す
- 現場責任者との面談を設定する
- 成果物の確認を速く返す
四番目が効きます。文面や条件の初稿が出たとき、確認が遅れると次の工程も遅れます。初稿の段階で方向を確認するほうが、完成してから直すより速い。
代行会社側の要因
担当者の配置が遅れる。契約から担当が決まるまでに時間がかかることがあります。
経験のない領域がある。職種、媒体、システム。習熟の時間が発生します。
引き継ぎが行われていない。営業が聞いた内容が実務者に伝わっていない。要件の再ヒアリングが発生します。
確認の質問が多い。判断の基準が分からず、都度確認することになる。
このうち、三番目と四番目は自社側でも防げます。商談で聞いた内容を文書に残して渡す、判断の基準を先に渡す。渡す情報が多いほど、確認は減ります。
立ち上げ期の費用
立ち上げの作業は、初期費用として別建てになるか、月額に含まれます。
別建ての場合、作業の内訳と成果物を確認します。何にいくら払っているかが見えます。
月額に含まれる場合、立ち上げ期は成果が出ないのに費用が発生します。この期間を織り込んで契約期間を考えてください。
そして、立ち上げが長引くと、その分の費用も増えます。自社の準備が遅れて期間が延びた場合も、費用は発生します。
初期費用の考え方は初期費用・オンボーディング費用は必要かにまとめています。
立ち上げの完了をどう判断するか
成果物が揃っているか。要件定義書、求人原稿、スカウト文面、検索条件、連絡テンプレート。
運用が回り出しているか。送信、応募対応、日程調整が日常の業務として動いているか。
確認の往復が減っているか。判断の基準が共有され、代行側で処理できる範囲が広がっているか。
数字が出始めているか。工程ごとの件数と時間。
この四つが揃ったら、立ち上げは完了です。あとは運用と改善の段階に移ります。
完了の目安を決めておくと、稼働の配分も変えられます。立ち上げ期は設計に寄り、運用期は処理に寄る。この移行が起きているかを、稼働報告の内訳で確認できます。
エラベルの見解
立ち上げ期に、発注側が最も時間を使うべきなのは最初の成果物の確認です。ここを丁寧にやると、後が楽になります。
最初に出てくる求人原稿やスカウト文面は、代行側の理解を映した鏡です。要件が正しく伝わっているか、訴求の方向が合っているか、自社の言葉になっているか。ここで違和感があれば、理解にずれがあります。
そして、この段階で直すのは簡単です。文面はまだ一通ですし、条件も試していません。運用が始まってから直すより、はるかに軽く済みます。
ところが、この確認が後回しになることがあります。「まずは送ってみてください」と流してしまう。その結果、ずれた文面が大量に送られ、反応が悪い理由も分からなくなります。
だから、初稿が出たら時間を取って読んでください。そして、直すべき点を具体的に伝える。「もう少しこうしてほしい」ではなく、どこをどう直すかを書きます。
立ち上げ期の一時間は、運用期の十時間に相当することがあります。ここに時間を使う価値は高い。
まとめ
- 立ち上げの工程は、要件の整理・権限の付与・文面と条件の作成・フローの整備・報告の設計
- 期間を決めるのは、要件の確定と権限の付与
- 長引く要因の多くは自社側にある
- 最も効くのは「渡す情報を先に用意しておくこと」。四つの文書で足りる
- 契約直後は、権限を速やかに付与し、初稿の確認を速く返す
- 代行側の要因は、担当の配置・経験のない領域・引き継ぎの不足・確認の多さ
- 立ち上げの完了は、成果物・運用の開始・確認の減少・数字の発生で判断する
- 最初の成果物の確認に時間を使う。立ち上げ期の一時間は運用期の十時間に相当する
よくある質問
立ち上げにどのくらいかかるものですか
要件の固まり具合と、権限の付与にかかる時間で大きく変わります。要件が言語化されていて権限もすぐ渡せるなら短く済み、要件をこれから詰めるなら時間がかかります。商談の段階で、自社の状況を伝えたうえで見込みを聞いてください。
立ち上げが遅れているのは代行会社の責任ですか
原因を工程で切り分けてください。要件が確定していない、権限が付与されていない、情報が渡されていない。こうした場合、代行側は待つことしかできません。稼働報告で、どの工程で止まっているかを確認してから判断します。
立ち上げ期の費用は交渉できますか
自社で用意できる部分を持ち帰る形なら、交渉の余地があります。要件定義書がすでにある、求人原稿を自社で書ける、媒体の設定は済んでいる。こうした状況を伝えて、範囲を絞った見積もりを出してもらってください。