採用代行 / 比較・選び方
大企業に向く採用代行の条件
大企業の採用には、中小企業やスタートアップとは違う条件があります。複数の部門と拠点、既存の制度との整合、社内への報告、コンプライアンスの要件。採用の量が多いだけでなく、組織の中で動くための調整が加わります。この記事では、この条件で噛み合う代行の特徴を整理します。規模一般の相性は会社規模と代行会社の相性にまとめています。
大企業の採用の条件
複数部門・複数職種。部門ごとに要件が違い、優先順位も違う。調整が業務の一部になります。
既存の制度との整合。給与テーブル、等級制度、選考のフロー。制度の中で動く必要があります。
報告の要求。経営や部門長への報告、稟議のための資料。数字を整えて出す業務が発生します。
コンプライアンスの要件。個人情報の取り扱い、委託先の管理、社内規程との整合。確認の工程が増えます。
応募の量が多い。知名度があるぶん、要件を満たさない応募も多く含まれます。処理量が要ります。
承認の階層がある。判断に時間がかかることがあります。
この六つのうち、四番目と六番目が代行の選び方に影響します。管理の体制と、判断の速さの前提が変わります。
噛み合う代行の条件
一.複数職種を並行して回せる
部門ごとに要件が違う案件を、同時に進められる体制があるか。一人の担当者では回りません。チームで担う形が前提になります。
二.報告の様式に対応できる
社内の報告に使える形で数字を出せるか。部門別、職種別、経路別。集計の粒度を指定できるかを確認します。
三.情報管理の要件を満たせる
委託先の管理に関する社内規程がある場合、それを満たせるか。端末の管理、アクセス権の運用、監査への対応。扱いは個人情報保護法と委託先の監督にまとめています。
四.承認の階層を前提にできる
判断に時間がかかることを織り込んだ進め方ができるか。即断を前提とした運用だと、待ち時間が増えます。
五.大量の応募を処理できる
一次のスクリーニングを、基準に沿って安定して回せるか。処理量と精度の両方が要ります。
六.担当者が替わっても続く
長期の契約になることが多いため、交代時の引き継ぎが仕組みになっているか。管理層があるかを確認します。
エラベルの見解
大企業の採用で、代行に任せる範囲を決めるときに見落とされやすいのが「部門との調整」の扱いです。
要件を決めるのは部門、採用を進めるのは人事、実務を担うのは代行。この三者の間で情報が動きます。そして、部門との調整は人事が担うことが多い。
ところが、この調整が実は最も時間を使う業務です。要件の擦り合わせ、面接官の日程確保、合否の催促、条件の相談。代行に事務を任せても、この部分は人事に残ります。
だから、範囲を決めるときに調整の業務をどう扱うかを決めてください。代行が部門と直接やりとりする形にするのか、人事を通す形にするのか。
直接やりとりする形にすると、人事の負荷は下がりますが、指揮命令の整理と、情報が人事を経由しないことの管理が要ります。線引きは採用代行が偽装請負になる境界線にまとめています。
人事を通す形にすると、管理はしやすいが人事がボトルネックになります。どちらを選ぶかで、代行に求める体制も変わります。
この判断を先にしておくと、範囲の設計が具体的になります。
体制の組み方
大企業の依頼では、代行側も複数人体制になることが多くなります。
メインの担当者。全体の進行と、人事との窓口。
職種ごとの担当。部門や職種ごとに実務を担う。
処理を担うメンバー。日程調整や事務連絡の量を捌く。
管理する人。品質の確認と、交代時の引き継ぎ。
この構成の場合、自社側も窓口を決めておきます。誰が何を伝えるか、判断を求める相手は誰か。窓口が複数あると、依頼が分散して優先順位が判断されにくくなります。体制の確認は実働メンバーが誰かを確認するにまとめています。
契約と情報管理の要件
大企業では、契約と管理の要件が厳しくなることがあります。
社内規程との整合。委託先の管理に関する規程がある場合、それを満たせるか。
再委託の扱い。禁止するか、事前承諾を要するか。禁止すると対応できる会社が減ります。把握できる形にする選択も検討してください。扱いは再委託はどこまで許容するかにまとめています。
個人データの取り扱い。覚書の締結、取り扱い状況の確認、監査への対応。
アクセス権の管理。個別アカウントの発行、定期的な棚卸し、退任時の削除。
契約終了時の返還と削除。手順と、完了の報告。
これらは、代行会社側の対応力が問われる部分です。規模の小さい会社では対応が難しいこともあります。要件を先に伝えて、対応可能かを確認してください。
費用の考え方
規模が大きいぶん、総額も大きくなります。判断の材料を整えます。
部門別・職種別に費用を割り付ける。どの部門にいくらかかっているかが見えると、配分の議論ができます。
社内の時間を含める。人事の稼働、面接官の時間、調整の時間。大企業ではこの部分が大きくなります。
経路別の一名あたり費用を出す。媒体、スカウト、紹介、リファラル。経路の配分を実績で決められるようになります。単価の出し方は採用単価の計算方法と目標値の置き方にまとめています。
内製との比較を定期的に行う。採用の規模が大きいなら、内製化の判断も選択肢に入ります。
エラベルの見解
大企業の依頼では、自社の案件が代行会社にとって大きすぎないかも確認してください。
規模の大きい依頼は、代行会社にとって重要な案件になります。それ自体は良いことですが、相手の事業が自社に依存すると、関係が不健全になりやすい。率直な指摘がしにくくなり、うまくいっていないことも上がってこなくなります。
だから、聞いてみてください。「自社の案件は、御社の中でどのくらいの規模になりますか」。答えにくい質問ですが、答え方に姿勢が出ます。
そして、依存が大きいと分かった場合、定例会の議題に「うまくいっていないこと」を固定で入れてください。発注側から先に出す形にすると、相手も出しやすくなります。
もう一つ、複数社に分けるという選択もあります。職種で分ける、拠点で分ける。管理の手間は増えますが、依存は下がり、比較もできます。ただし、社内に管理できる人がいることが前提です。分け方は複数社に同時発注してよいかにまとめています。
規模が大きいほど、関係の設計が結果に効いてきます。
まとめ
- 大企業の条件は、複数部門・制度との整合・報告の要求・コンプライアンス・応募の量・承認の階層
- 噛み合うのは、複数職種を並行できる・報告に対応できる・情報管理の要件を満たせる・階層を前提にできる・処理量がある・交代しても続く
- 見落とされやすいのは、部門との調整をどう扱うか
- 代行が部門と直接やりとりするか、人事を通すかを先に決める
- 体制は複数人になる。自社側も窓口を決める
- 契約と情報管理の要件は、先に伝えて対応可能かを確認する
- 費用は、部門別・経路別に割り付けて配分の材料にする
- 自社の案件が代行会社にとって大きすぎないかも確認する
よくある質問
複数の部門の採用をまとめて任せられますか
対応できる会社はあります。ただし、部門ごとに要件が違うため、職種別に担当を分ける体制になることが多い形です。あわせて、自社側の窓口を一本化しておかないと、依頼が分散して優先順位が判断されにくくなります。
社内規程で再委託が禁止されています
対応できる会社が限られる可能性があります。規程の趣旨が「把握できない状態を避けること」なら、事前承諾と経歴の開示を組み合わせる形で満たせることもあります。規程の解釈については、社内の管理部門と専門家にご確認ください。
大量の応募を処理する体制はどう確認しますか
過去に扱った処理量と、その体制を聞いてください。何名で、月にどのくらいの件数を処理していたか。あわせて、繁忙期に人員を増やせるかも確認します。数字がすぐ出る会社は、社内で稼働を管理しています。