アルムナイ採用の設計を外注したときの費用と工数の目安｜退職者との関係を保つ仕組みと、情報の扱いを決める

アルムナイ採用は、一度会社を辞めた人を、もう一度迎え入れる採用の方法です。退職者は会社の仕事のやり方や文化を知っているため、再入社した後の立ち上がりが早く、他の会社で積んだ経験を持ち帰ってくれることもあります。ただ、アルムナイ採用を進めるには、退職した後も退職者との関係を保つ仕組みが必要です。結論から書くと、アルムナイ採用の設計の外注は、退職者とのつながりを保つ仕組みづくり・連絡・再入社の選考に分け、退職者の情報の扱いと再入社の条件の決め方まで含めて見積もると、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。法令の扱いは一般的な整理です。個別の判断は専門家にご確認ください。

工程に分ける

アルムナイ採用の仕事は、次の工程に分けられます。

外部が力を発揮しやすいのは、仕組みづくりと定期的な連絡です。退職時の案内と再入社の選考は、退職者との関係を知る社内の人が担うほうが自然です。詳しい切り分けはアルムナイ採用の設計は代行に出せるかで書いています。

退職者の情報の扱い

アルムナイ採用で最も気をつけたいのが、退職者の情報の扱いです。在職中に集めた社員の連絡先などの情報は、もともと雇用の管理などの目的で集めたものです。個人情報の保護に関する法律第17条は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならないとし、利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えてはならないとしています。第18条は、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとしています。

つまり、在職中の連絡先を、退職後の採用の案内にそのまま使ってよいとは限りません。退職するときに、退職後も会社からの案内を受け取るかどうかを本人に確かめ、同意を得たうえで、案内の目的を示して連絡先を預かる形にしてください。外部に連絡を頼む場合は、退職者の情報の扱いを契約で決めておいてください。

エラベルの見解

アルムナイ採用の設計で多いのは、仕組みはつくったのに、退職者が参加してくれないケースです。退職の仕方によっては、退職者が会社に良い印象を持っていないこともあります。会社からの連絡が、退職者にとって押しつけがましく感じられると、かえって関係を損ないます。

アルムナイ採用は、退職の時点から始まっています。退職する人を気持ちよく送り出し、退職後も会社の近況を知りたいと思ってもらえる関係をつくることが、仕組みの土台です。外部に頼むなら、連絡の内容を採用の案内ばかりにせず、退職者にとって役に立つ情報や交流の場を含めて設計してもらってください。同じ料金・同じ業務範囲でも、退職者の気持ちに配慮した仕組みを設計してくれる担当者かどうかで、参加の度合いが変わります。

再入社の条件の決め方

アルムナイ採用では、再入社する人の条件をどう決めるかも大切です。

1. 処遇の決め方：退職前の処遇を基準にするか、他の会社で積んだ経験を踏まえて新たに決めるか
2. 選考の進め方：通常の中途採用と同じ選考にするか、簡略化するか
3. 社内への説明：再入社する人を、元の同僚にどう紹介するか

とくに一つ目は、在籍している社員との公平さにも関わります。他の会社で経験を積んで戻ってきた人の処遇を、どのように決めるかの考え方を事前に決めておくと、社内の納得も得やすくなります。アルムナイ採用の進め方はアルムナイ採用の設計の進め方で書いています。

料金の形と成果の確かめ方

アルムナイ採用の設計を外部に頼むときの料金の形は、仕組みづくりを成果物で頼む形、定期的な連絡の運用を月額で頼む形、両方を組み合わせた形などがあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

成果は、次の点で確かめてください。

• つながりの数：退職後も会社とのつながりを保っている退職者の数
• 再入社の相談の数：退職者からの再入社の相談や、知人の紹介の数
• 再入社した人の定着：再入社した人が、長く働いているか

エラベルの見解

アルムナイ採用で、もう一つ考えてほしいのは、再入社だけを目的にしないことです。退職者は、再入社する可能性のある人であると同時に、会社のことをよく知る外部の人でもあります。退職者が知人に会社を勧めてくれたり、取引先として関わってくれたりすることもあります。

退職者との関係を、再入社のための名簿としてではなく、会社を応援してくれる人とのつながりとして大切にすると、結果として再入社の相談も増えます。外部に頼むときも、この考え方を共有しておくと、仕組みの方向がぶれません。

まとめ

• アルムナイ採用は仕組みづくり・退職時の案内・定期的な連絡・再入社の選考に分ける
• 在職中に集めた情報を退職後の採用の案内に使うには、利用目的と同意に気をつける。退職時に同意を得る
• アルムナイ採用は退職の時点から始まっている。気持ちよく送り出す
• 再入社する人の処遇の決め方と社内への説明を事前に決める
• 退職者を会社を応援してくれる人とのつながりとして大切にする

よくある質問

アルムナイ採用の設計を外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。仕組みづくりの範囲と、定期的な連絡まで頼むかをそろえて見積もりを取り、比べてください。

在職中の連絡先に、退職後に採用の案内を送ってもよいですか

在職中に集めた情報は、もともと雇用の管理などの目的で集めたものです。退職後の採用の案内に使うには、利用目的との関係に気をつける必要があります。退職時に案内を受け取るかどうかを確かめ、同意を得てから使うのが安全です。個別の判断は専門家にご確認ください。

再入社した人の処遇はどう決めればよいですか

退職前の処遇を基準にするか、他の会社で積んだ経験を踏まえて新たに決めるかを、事前に考え方として決めておくと、社内の納得を得やすくなります。在籍している社員との公平さにも配慮して決めてください。