アルムナイ採用の設計は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「退職した人に戻ってきてほしいが、声のかけ方も受け入れ方も分からない。アルムナイ採用の設計を代行に出せますか」という相談は、経験者の採用が難しく、辞めた人の中に惜しい人がいる会社から来ます。出せる部分はあります。ただ、退職者が戻るかどうかは、「辞めたときにどう送り出されたか」「辞めた理由が直っているか」「戻ったときに誰がどう迎えるか」で決まり、これは会社の人と会社の中身の問題です。外の人が退職者に声をかけても、戻る理由にはなりません。外の人が持てるのは、辞め方と関係の続け方と戻る形と受け入れの型を作り、記録し、橋渡しをする部分です。結論を先に書くと、アルムナイ採用の設計は、「誰に戻ってきてほしいかの判断」「戻る形と処遇の決定」「辞めた理由を直すこと」「戻る人と直接話すこと」「選考の判定」「既存社員への説明そのもの」は会社が持ち、「退職時の面談の型と理由の記録・連絡の同意の管理・同意を得た退職者への近況や募集の案内・戻ってきてほしい人への個別の連絡の下準備・戻る形の選択肢の整理・受け入れの型と既存社員への説明の文面・記録」は代行に出せます。戻ってきてほしいを設計する考え方は退職者を再雇用につなげたいときに、退職者へのスカウトの送り方は退職者へのスカウトに書いていますので、ここでは「アルムナイ採用を工程に分けて出す」観点に絞ります。再雇用の処遇や契約の法令上の扱いは専門家にご確認ください。

「判断する・迎える」と「型を作り回す」を分ける

アルムナイ採用を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、辞め方です。退職の面談で理由を聞き、記録し、「また一緒に働く可能性」を伝え、連絡してよいかの同意を得て、丁寧に送り出す。面談で話すのは会社の人で、面談の型と記録の様式と同意の管理は外の人ができます。

二つ目は、誰に戻ってきてほしいかを判断することです。辞めた人のうち、戻ってきてほしい人を責任者が判断し、記録に残す。会社が判断します。記録は外の人ができます。

三つ目は、辞めた理由を直すことです。「戻ってきてほしい人」が辞めた理由が残っていれば、戻っても同じ理由で辞めます。会社が直します。理由の集計と傾向の整理は外の人ができます。

四つ目は、関係を続ける運用です。同意を得た退職者に、年に数回の近況、集まる場、募集の案内を送る。外の人ができます。戻ってきてほしい人への個別の連絡は、会社の人（元の上司など）が行い、下準備（近況の整理、伝えることの整理）は外の人ができます。

五つ目は、戻る形と処遇を決めることです。雇用の形、役割、処遇（既存社員との整合）、選考を省くかどうか。会社が決めます。選択肢の整理は外の人ができます。法令上の扱いは専門家に確認します。

六つ目は、戻る人と話し、選考し、判定することです。会社が行います。日程の調整と記録は外の人ができます。

七つ目は、受け入れです。戻る人に「変わったこと」の一覧と役割の書面を渡し、相談の相手を決め、既存社員に説明する。型と文面は外の人が作り、説明そのものは会社の人が行います。

八つ目は、記録です。誰が辞め、理由は何で、同意はあるか、戻ってきてほしいか、連絡はいつ、戻ったか、戻った後の様子。外の人ができます。

八つのうち、二の判断、三、五の決定、六の判定、七の説明そのもの、四の個別の連絡は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「関係を続ける運用」で、同意を得た人への案内は外の人ができるが、戻ってきてほしい人への個別の連絡は会社の人が行うことです。退職者にとって、外の人からの「戻りませんか」は意味を持ちません。元の上司や同僚からの「また一緒にやらないか」が意味を持ちます。代行はその連絡の下準備（退職者の近況、いまの会社の変化、伝えるべきこと）を整えます。

もう一つの要点は、「辞めた理由を直す」が会社の側にあることです。戻ってきてほしい人が辞めた理由が上司や処遇や役割にあり、それが残っているなら、声をかけても戻らず、戻っても続きません。代行は理由の傾向を整理して会社に渡せますが、直すのは会社です。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「辞めた人のリストを作って、募集が出たら声をかければ戻る人がいる」というものです。実際には、辞めたときに連絡の同意も無く、辞めた理由も記録されておらず、その後の関係も無い退職者に、募集の案内だけを送っても返事は来ません。ある会社では、退職者に一斉に募集の案内を送りましたが、返信はほぼ無く、一部からは「いまさら」という反応でした。担当者が入って、まず退職時の面談の型と同意の取り方を作り、これから辞める人から丁寧に送り出す形に変え、同時に、責任者が「戻ってきてほしい」と判断した過去の退職者数人に、元の上司から個別に近況を聞く連絡をしてもらい、その中で会社の変化（辞めた理由に関わる部分がどう直ったか）を伝える形にしたところ、一斉送信では動かなかった人が面談に来ました。アルムナイ採用は募集のときに始めるものではなく、辞めるときから始まっています。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、アルムナイ採用の設計と運用を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、退職時の面談が形だけで、理由も同意も記録されていないときです。面談の型と記録と同意の管理を外に出します。

二つ目は、退職者との関係を続けたいが、近況や案内を送る運用が無いときです。運用を外に出します。

三つ目は、戻ってきてほしい人はいるが、戻る形（雇用、役割、処遇）の選択肢が整理されておらず、話が進まないときです。選択肢の整理を外に出します。

四つ目は、戻る人の受け入れで、「知っているから」と放置して早期に再退職したことがあるときです。受け入れの型を外に出します。

五つ目は、誰が辞め、なぜ辞め、誰に戻ってきてほしいかの記録が無いときです。記録を外に出します。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、アルムナイ採用を外に出しても進みません。

一つ目は、辞めた理由が直っていないときです。上司や処遇や役割の問題が残っているなら、声をかけても戻らず、戻っても続きません。先に理由を直します。

二つ目は、経営者や責任者に「辞めた人を戻す」ことへの抵抗があるときです。方針が無いまま外に出しても、戻る形も処遇も決まりません。先に方針を決めます。

三つ目は、退職者の情報（連絡先、辞めた理由、評価）を外の人に渡すことについて、決まりと同意が無いときです。退職者の情報は在籍時の情報で、扱いの決まりと契約と本人の同意が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

四つ目は、戻る人の処遇を既存社員と整合させる考えが無いときです。戻る人だけ高い処遇にすると、辞めなかった社員の不満になります。先に整合の考え方を決めます。

担当者の選び方

アルムナイ採用の設計と運用を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、退職時の面談を「関係の終わり」ではなく「関係の続き」として設計した経験があるかです。理由を聞き、同意を得て、丁寧に送り出す型を作れる人。

二つ目は、退職者への連絡を、事務的でない形で続けられるかです。一斉送信ではなく、同意を得た人に近況を尋ねる形で回せる人。

三つ目は、戻る形の選択肢を、雇用・役割・処遇・既存社員との整合で整理し、会社の判断に使える形で出せるかです。法令上の扱いは専門家に確認する姿勢がある人。

四つ目は、受け入れの型を「知っているからで放置しない」形で作れるかです。変わったことの一覧、役割の書面、相談の相手、既存社員への説明の文面。

五つ目は、退職者の情報を慎重に扱えるかです。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

アルムナイ採用の設計と運用を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、経営者の方針です。「辞めた人が戻る」ことを肯定するか、どの範囲で、誰が判断するか。

二つ目は、戻ってきてほしい人の候補と、その人が辞めた理由です。責任者が判断し、理由が直っているかも確認します。

三つ目は、戻る形と処遇の考え方です。雇用の形、役割、既存社員との整合。法令上の扱いは専門家にご確認ください。

四つ目は、退職者の情報の扱いの決まりと、代行との契約と、本人の同意の取り方です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

五つ目は、個別に連絡する会社の人です。戻ってきてほしい人に声をかけるのは元の上司や同僚で、その人の合意が要ります。

六つ目は、これまでの退職者の記録です。あれば、担当者は「誰が、いつ、なぜ辞め、同意があるか」を最初に読めます。無ければ、これから辞める人から記録を始めます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、アルムナイ採用で最も効くのは、「退職時の面談で『また一緒に働く可能性』を本気で伝えて同意を得る」ことと、「戻ってきてほしい人には元の上司から個別に近況を聞く」ことの二つです。前者で関係が切れず、後者で「戻る」が現実の選択肢になります。募集の案内を一斉に送る形は、退職者にとって「人手が足りないから」に見えます。エラベルでは、アルムナイ採用の設計を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で方針と戻る形の考え方を会社と確認し、退職時の面談の型と同意の取り方を作り、戻ってきてほしい人の候補と辞めた理由を責任者と整理し、個別に連絡する人と伝えることを準備するところまでをお願いしています。誰に戻ってきてほしいかの判断、理由を直すこと、戻る形と処遇、個別の連絡、既存社員への説明は会社の役割であり、担当者は型を作り、記録し、橋渡しをする役割に徹してもらっています。

まとめ

• アルムナイ採用は「判断する・迎える」と「型を作り回す」に分かれる。誰に戻ってきてほしいか・戻る形と処遇・辞めた理由を直すこと・直接話すこと・判定・既存社員への説明は会社。退職時の面談の型と記録・同意の管理・関係を続ける運用・個別の連絡の下準備・戻る形の整理・受け入れの型・記録は代行に出せる
• アルムナイ採用は募集のときではなく、辞めるときから始まる
• 戻ってきてほしい人への連絡は元の上司から個別に。外の人や一斉送信では動かない
• 辞めた理由が直っていなければ、戻っても続かない。直すのは会社
• 出したほうがよいのは退職面談が形だけ・関係を続ける運用が無い・戻る形が整理されていない・受け入れで放置した経験・記録が無いとき
• 出さないほうがよいのは理由が直っていない・方針が無い・情報の扱いと同意が無い・処遇の整合の考えが無いとき

よくある質問

過去に辞めた人の連絡先は使ってよいですか

在籍時の情報を退職後の連絡に使うことについては、退職時に同意を得ているかどうかで扱いが変わります。同意が無い人への連絡は、個人の関係（元の上司が個人的に近況を聞く）にとどめ、会社としての一斉送信は避けます。これから辞める人からは、退職時に連絡の同意を得る型を作ります。個別の判断は専門家にご確認ください。

戻る人の処遇は、辞めたときより上げてよいですか

他社で得た経験を評価して処遇を決めることはありますが、既存社員との整合を先に考えます。辞めなかった社員より、辞めて戻った人のほうが高い処遇になると、「辞めたほうが得」という受け止めが社内に広がります。役割で処遇を決め、既存社員にも同じ基準が適用されることを説明できる状態にします。法令上の扱いも含めて、専門家にご確認ください。

戻った人が既存社員から歓迎されません

「知っているから」で受け入れを省くと、既存社員には「なぜ戻ったのか」「なぜあの役割なのか」が分からず、歓迎されません。戻る理由と役割を先に既存社員に説明し、戻る人には「変わったこと」の一覧と役割の書面を渡し、相談の相手を決め、入社後の面談を新規の入社者と同じように置きます。受け入れの型は入社後のオンボーディングの進め方と同じ考え方です。