採用イベント・ミートアップを外注したときの費用と工数の目安｜当日より「集客」と「その後の連絡」に工数がかかる

採用イベントやミートアップは、候補者と会社が気軽に出会える場です。応募を前提とせず、会社の取り組みや働く人の話を聞いてもらうことで、すぐには転職を考えていない人とも関係をつくれます。イベントを外部に頼むと、当日の運営の手間は減りますが、実はイベントの工数の多くは当日以外にかかります。人を集めることと、イベントのあとに参加者と連絡を取り続けることです。結論から書くと、採用イベントの外注は、企画・集客・当日の運営・その後の連絡に分け、集客とその後の連絡まで含めて見積もり、成果を選考への流れで確かめると、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。

工程に分ける

採用イベントの仕事は、次の工程に分けられます。

外部に頼みやすいのは、集客、当日の運営、その後の連絡です。一方、イベントの中身となる話は、社員が登壇して伝えるほうが参加者に響きます。登壇する社員の準備の時間も、社内の工数として見積もりに入れてください。詳しい切り分けは採用イベント・ミートアップは代行に出せるかで書いています。

集客とその後の連絡に工数がかかる

採用イベントの工数で大きいのは、集客とその後の連絡です。

集客は、イベントの成否を左右します。どれだけ良い内容を用意しても、参加者が集まらなければ意味がありません。告知の文面をつくり、どこで告知するかを決め、スカウトで個別に声をかけるなど、集客には多くの手間がかかります。

その後の連絡は、イベントを採用につなげるための工程です。イベントに参加した人に、お礼とともに会社の情報を送り、関心の高い人にはカジュアル面談を案内する。この連絡がないと、イベントがその場限りの交流で終わってしまいます。見積もりを取るときは、次の点を確かめてください。

1. 開催の回数：一回限りか、定期的に開くか
2. 集客の方法：どこで告知し、スカウトで個別に声をかけるか
3. 参加者の数：参加者が多いほど、受け付けや連絡の手間が増える
4. その後の連絡の範囲：お礼の連絡だけか、カジュアル面談への案内や日程調整まで含むか

エラベルの見解

採用イベントの外注で多いのは、イベントは盛り上がったのに、その後の選考につながらないケースです。参加者の満足度は高くても、イベントのあとに誰も連絡を取らず、参加者が会社のことを忘れてしまう。これでは、イベントにかけた費用が採用に生きません。

外部に頼むなら、イベントの当日だけでなく、その後の連絡まで含めて頼んでください。参加者の関心の高さを記録し、関心の高い人にはイベントの数日以内に個別に連絡する、といった流れを決めておくと、選考への流れが生まれます。同じ料金・同じ業務範囲でも、その後の連絡まで設計してくれる担当者かどうかで、イベントの価値が変わります。

参加者の情報の扱い

採用イベントでは、参加者の氏名や連絡先、所属などの情報を集めます。個人情報の保護に関する法律第17条は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならないとし、第18条は、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとしています。

参加の申し込みを受けるときに、集めた情報を何に使うのか（イベントの案内、採用の情報の案内など）を示しておいてください。イベントのあとに採用の案内を送るなら、そのことも利用目的に含めておく必要があります。外部に集客や連絡を頼む場合は、参加者の情報の扱いを契約で決めておいてください。採用イベントの進め方は採用イベント・ミートアップの進め方で書いています。

料金の形と成果の確かめ方

採用イベントを外部に頼むときの料金の形は、開催一回ごと、月額固定で定期的な開催を頼む形、集客の成果に応じた支払いなどがあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

成果は、参加者の数だけでなく、次の点で確かめてください。

• 選考への流れ：参加者のうち、カジュアル面談や選考に進んだ人の数
• 参加者の層：参加者が、採用したい人の層と合っているか
• 関係の継続：イベントのあとも、参加者との関係が続いているか

エラベルの見解

採用イベントで、もう一つ考えてほしいのは、テーマの絞り方です。「会社説明会」のような広いテーマでは、参加の動機が弱く、集客に苦労します。一方、「この技術をどう使っているか」「この業界の課題にどう取り組んでいるか」といった具体的なテーマにすると、そのテーマに関心のある人が集まり、参加者の層も絞られます。

テーマが具体的であるほど、集客の手間が減り、採用したい層に近い人が集まります。外部に企画を頼むときも、テーマを具体的にする提案をしてくれるかを確かめてください。

まとめ

• 採用イベントは企画・集客・当日の運営・その後の連絡に分ける
• 工数で大きいのは集客とその後の連絡。当日の運営だけで見積もらない
• イベントの中身は社員の登壇が響く。登壇の準備も社内の工数に入れる
• 参加者の情報は、利用目的を示して集め、その範囲で使う
• 成果は参加者の数ではなく、選考への流れで確かめる。テーマを具体的にする

よくある質問

採用イベントを外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。開催の回数、集客の方法、その後の連絡の範囲をそろえて見積もりを取り、比べてください。

オンラインとオフラインのどちらがよいですか

オンラインは遠方の人も参加しやすく、集客の幅が広がります。オフラインは参加者との距離が近く、関係を深めやすい傾向があります。採用したい人の層と、イベントの目的に合わせて選んでください。

参加者に採用の案内を送ってもよいですか

参加の申し込みを受けるときに、採用の情報を案内することを利用目的として示しておく必要があります。示した目的の範囲で連絡してください。個別の判断が必要な場合は専門家にご確認ください。