内定者フォローを外注したときの費用と工数の目安｜内定から入社までの期間と、辞退の兆しへの対応で決まる

内定を出したあとも、採用はまだ終わっていません。内定から入社までの間に、他社の選考を続けていた内定者が辞退することもあれば、入社への不安から気持ちが揺れることもあります。内定者フォローは、この期間に内定者との関係を保ち、安心して入社してもらうための仕事です。結論から書くと、内定者フォローの外注は、内定から入社までの期間と内定者の数から工数を見積もり、外部が担える連絡と、社内に残すべき関わりを分けて頼むと、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。

工数は期間と内定者の数で決まる

内定者フォローの工数は、次の要素で決まります。

見積もりを取るときは、これらの要素を外部に伝えてください。とくに個別の対応は件数が読みにくいため、どこまでを料金に含め、どこからを追加とするかを決めておくと、後で費用がふくらむことを防げます。

新卒の内定者は、内定から入社までの期間が長く、内定者の数も多くなりがちです。中途の内定者は、期間は短いものの、現職の退職の手続きや引き継ぎで忙しく、個別の配慮が必要になります。どちらの内定者をフォローするかで、工数の中身が変わります。詳しい切り分けは内定者フォローは代行に出せるかで書いています。

外部が担える連絡と、社内に残す関わり

内定者フォローは、次のように分けて考えてください。

• 外部が担える：定期的な連絡、入社までの手続きの案内、懇親会や面談の日程調整、内定者の様子の記録
• 社内に残す：配属先の上司や先輩との面談、仕事の中身の説明、条件に関する相談への回答、内定者の不安への最終的な対応

外部が担う連絡は、内定者にとって会社とのつながりを保つ大切な接点です。連絡の文面や言葉づかいが事務的すぎると、内定者は自分が大切にされていないと感じることがあります。外部に頼む場合も、連絡の文面は自社の雰囲気に合わせて一緒に整えてください。

内定者が入社を決める大きな理由は、一緒に働く人との関係です。連絡や日程調整を外部に任せても、配属先の上司や先輩が内定者と話す機会は、社内でつくってください。外部が内定者の様子を記録し、不安の兆しがあれば社内に伝えて、社内の人が対応する、という役割分担が一般的です。

エラベルの見解

内定者フォローの外注で多いのは、定期的な連絡はしているのに、辞退の兆しに気づけないケースです。連絡の頻度を決めて事務的に送るだけでは、内定者の返事の変化や、迷いの言葉を見逃してしまいます。

外部に頼むなら、連絡への返事が遅くなった、他社の話が出た、といった兆しを記録し、すぐに社内に伝える仕組みを決めてください。同じ料金・同じ業務範囲でも、内定者の様子の変化に気づいて伝えてくれる担当者かどうかで、辞退を防げるかが変わります。

条件の変更と伝え方

内定から入社までの間に、配属先や勤務地、処遇などの条件が変わることがあります。職業安定法第5条の3は、労働者の募集を行う者などが、募集に応じて労働者になろうとする者と労働契約を締結しようとする場合で、最初に明示した従事すべき業務の内容等を変更する場合などは、その変更内容を明示しなければならないと定めています。

条件が変わる場合は、内定者に早めに、書面やメールなどで変更内容を伝えてください。外部が内定者との連絡を担っている場合でも、条件の変更は社内が責任を持って伝え、内定者の疑問に答える必要があります。条件の変更をあいまいに伝えると、入社後に「聞いていた話と違う」と感じさせ、早期の離職につながることがあります。内定者フォローの進め方は内定者フォローの進め方で書いています。

料金の形と品質の見方

内定者フォローを外部に頼むときの料金の形は、内定者の数ごと、月額固定、他の採用業務とまとめて頼む形などがあります。新卒の内定者を多く抱える場合は、懇親会や研修の運営まで含めて頼むこともあります。

品質は、次の点で確かめられます。

• 内定承諾後の辞退の数：フォローの期間中に辞退した内定者の数と、その理由
• 兆しの伝達：辞退の兆しが記録され、社内に早く伝わっているか
• 入社後の定着：入社後の早い時期に辞めた人がいないか

料金の形は、上で挙げたほかに、採用が決まったときに支払う形もあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

エラベルの見解

内定者フォローで、もう一つ考えてほしいのは、連絡の頻度を内定者に合わせることです。連絡が少なすぎると不安になりますが、多すぎると負担に感じる内定者もいます。とくに中途の内定者は、現職の引き継ぎで忙しく、頻繁な連絡を負担に感じることがあります。

内定を出す段階で、内定者に連絡の頻度や方法の希望を聞いてください。内定者に合わせた関わり方をすることで、会社への信頼が高まり、安心して入社を迎えてもらえます。

まとめ

• 内定者フォローの工数は、内定から入社までの期間、内定者の数、接点の種類で決まる
• 新卒と中途でフォローの中身が違う
• 連絡や日程調整は外部に、配属先の上司や先輩との関わりは社内に残す
• 外部には、辞退の兆しを記録して社内に早く伝えてもらう
• 条件が変わる場合は、変更内容を早めに明示する。連絡の頻度は内定者に合わせる

よくある質問

内定者フォローを外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。内定者の数、入社までの期間、接点の種類をそろえて見積もりを取り、比べてください。

外部の担当者だけでフォローしても大丈夫ですか

連絡や日程調整は外部に任せられますが、内定者が入社を決める大きな理由は、一緒に働く人との関係です。配属先の上司や先輩が内定者と話す機会は、社内でつくることをおすすめします。

内定辞退の兆しにはどんなものがありますか

連絡への返事が遅くなる、他社の選考の話が出る、入社後の仕事について質問が減る、といった変化が兆しになることがあります。こうした変化を記録し、早めに社内の人が話を聞く機会をつくってください。