内定者フォローは代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「内定を出した後の連絡が手薄で、辞退が続くので、内定者フォローを代行に出したい」という相談は、採用の後半に人事の手が回らなくなった会社から来ます。出せる部分はあります。ただ、内定者が入社を決める理由は、連絡の頻度ではなく、「この会社の人と働きたい」と思えるかどうかなので、会社の人が内定者と接する部分を外に出すと、接点は増えても辞退は減りません。外に出せるのは、接点を設計して回す部分です。結論を先に書くと、内定者フォローは、「条件の提示と交渉」「内定者と直接会って話すこと」「配属や受け入れの決定」「辞退の申し出への対応の判断」は会社が持ち、「内定から入社までの接点の設計・連絡の文面と送付・面談や懇親の日程調整・内定者からの質問の受付と回答の取りまとめ・手続きの案内と進捗管理・辞退の兆しの記録と共有」は代行に出せます。辞退が続くときの見直し方は内定辞退が続くときに見直す3点に、辞退理由の集め方は内定辞退の理由を正しく集める方法に書いていますので、ここでは「代行に出す」観点に絞ります。

「設計して回す」と「関係を作る」を分ける

内定者フォローを工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、内定から入社までの接点を設計することです。内定通知の当日、一週間後、一か月後、入社前月、のように、いつ、誰が、何をするかを決める。案は外の人が出せ、決めるのは会社です。

二つ目は、条件を提示し、内定者の質問や交渉に応じることです。給与、役職、入社日、勤務地。会社が持ちます。

三つ目は、連絡の文面を作り、決めた接点で送ることです。内定通知の後の連絡、手続きの案内、入社前の案内。外の人ができます。

四つ目は、会社の人と内定者の面談や懇親の日程を調整し、内定者の質問を受けて、会社の答えを取りまとめて返すことです。外の人ができます。面談や懇親で話すのは会社の人です。

五つ目は、入社の手続きを案内し、進捗を管理することです。書類の提出、健康診断、入社日の確認。外の人ができます。

六つ目は、内定者の反応から辞退の兆しを読み、記録し、会社に共有することです。返信が遅くなった、質問が条件の話に寄ってきた、面談の日程を延ばしてきた。外の人ができ、対応の判断は会社です。

七つ目は、辞退の申し出があったときの対応です。引き止めるか、理由を聞いて次に活かすか。会社が判断し、理由の聞き取りは外の人ができます。

八つ目は、配属と受け入れの決定です。どの部署で、誰が受け入れ担当で、最初の一か月に何をするか。会社が決めます。

八つのうち、一の決定、二、四の話す部分、七の判断、八は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「面談・懇親」で話すのが会社の人であることです。代行が内定者と面談しても、内定者が知りたい「一緒に働く人はどんな人か」には答えられません。代行が持つのは、その面談を設定し、内定者の質問を会社の人に渡し、答えを返す部分です。

もう一つの要点は、「辞退の兆しの記録と共有」です。辞退は突然ではなく、返信の遅れや質問の変化として先に出ます。会社の人は内定者一人ひとりの反応を追う時間が無く、兆しを見落とします。代行は連絡を全部見ているので、兆しを拾えます。ここを拾えると、会社は辞退の申し出が来る前に、会社の人との接点を増やす判断ができます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「内定者フォローは連絡の回数を増やせば辞退が減る」というものです。実際には、人事からの定型の連絡が増えても、内定者の「この会社で働きたい」は動きません。ある会社では、内定から入社までの三か月に人事が毎週連絡していましたが、辞退は減っていませんでした。記録を見ると、内定者が会社の人（配属先の上司や同僚）と話したのは最終面接が最後で、その後は人事の連絡だけでした。担当者が入って、接点を「内定の翌週に配属先の上司と面談、一か月後に同僚との懇親、入社前月に上司と入社後の話」に設計し直し、担当者は日程の調整と質問の取りまとめと手続きの管理を持つ形にしたところ、人事の連絡は減り、会社の人との接点は増え、辞退は減りました。内定者フォローで増やすべきは連絡の回数ではなく、会社の人と話す回数です。代行は、その回数を増やすための段取りを持つ役割です。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、内定者フォローを代行に出したほうが進みます。

一つ目は、内定を出した後の連絡が途切れていて、内定者からの質問への返事が遅れているときです。連絡と質問の受付を外に出すと、返事が当日中に保てます。

二つ目は、内定者が複数いて、誰がどの手続きまで進んでいるか人事が追えていないときです。進捗管理を外に出すと、抜けが無くなります。

三つ目は、会社の人との面談や懇親を設定したいが、日程の調整に手が回らないときです。日程調整を外に出すと、接点が実現します。

四つ目は、辞退が続いているのに、兆しが読めていないときです。反応の記録を外に出すと、辞退の前に手が打てます。

五つ目は、内定から入社までが長く（新卒や、退職交渉に時間がかかる中途など）、接点の設計が無いときです。設計の案を外に出し、会社が決める形にします。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、内定者フォローを外に出しても進みません。

一つ目は、会社の人が内定者と話す時間を取れないときです。段取りを外に出しても、話す人がいなければ接点は作れません。先に、配属先の上司や同僚が内定者と話す枠を確保します。

二つ目は、辞退の原因が条件（給与、役職、勤務地）にあるときです。条件の交渉は会社が持つもので、代行が連絡を増やしても解決しません。条件の出し方は内定辞退が続くときに見直す3点に書いています。

三つ目は、内定者の情報を外の人に渡すことについて、決まりが無いときです。内定者の連絡先、条件、手続きの書類を代行が扱うことになるので、扱いの決まりと契約が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

四つ目は、代行の担当者が内定者と直接面談する形が前提になっているときです。上に書いたとおり、内定者が知りたいのは会社の人のことで、代行では答えられません。名乗り方の問題も出ます。考え方は候補者に代行の利用を伝えるべきかに書いています。

担当者の選び方

内定者フォローを任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、内定から入社までの接点を設計した経験があるかです。「連絡を増やす」ではなく、「いつ、誰が、何を話すか」で設計できる人。

二つ目は、内定者からの質問を当日中に受けて、会社の答えを翌日までに返す型を持っているかです。

三つ目は、内定者の反応から辞退の兆しを読んで、会社に共有できるかです。返信の遅れ、質問の変化、日程の先送りを記録し、「この人は接点を増やしたほうがよい」と言える人。

四つ目は、手続きの進捗を抜けなく管理できるかです。内定者ごとの提出状況を表で持ち、再連絡を回せる人。

五つ目は、辞退の申し出があったときに、理由を丁寧に聞き取れるかです。引き止めるのではなく、次に活かす理由を集められる人。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

内定者フォローを代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、内定者と話す会社の人と、その人の枠です。配属先の上司、同僚、経営者。誰が、内定から入社までに何回話せるか。

二つ目は、条件の提示の内容と、交渉に応じる範囲です。代行が内定者から条件の質問を受けたときに、誰に取り次ぐかも決めます。

三つ目は、入社までの手続きの一覧と期限です。書類、健康診断、入社日の確認、備品の準備。

四つ目は、内定者の情報の扱いの決まりと、代行との契約です。連絡先、条件、書類の閲覧の範囲、保管と廃棄。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

五つ目は、名乗り方です。代行が内定者に連絡するとき、会社の人事として名乗るのか、採用事務局として名乗るのか。

六つ目は、これまでの内定者の記録と辞退の理由です。あれば、担当者は「どの時期に、どんな兆しの後で辞退が出ていたか」を最初に読み、接点の設計に反映できます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、内定者フォローで最も効くのは、「内定の翌週に配属先の人と話す接点を入れる」ことと、「内定者の質問に翌日までに会社の答えを返す」ことの二つです。前者で内定者は「一緒に働く人」の顔が見え、後者で「この会社は自分を大事にしている」と感じます。内定から最初の一週間は、内定者が他社の内定と比べて決める時期で、ここで会社の人と話せるかどうかが分かれ目になります。エラベルでは、内定者フォローを任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で内定者と話す会社の人と枠を確認し、接点の設計を会社と決め、連絡の文面と手続きの一覧と記録の表を作るところまでをお願いしています。担当者が内定者と直接面談する形はお勧めせず、会社の人が話す段取りを持つ役割に徹してもらっています。

まとめ

• 内定者フォローは「設計して回す」と「関係を作る」に分かれる。条件の提示と交渉・会社の人が話すこと・配属と受け入れ・辞退への対応の判断は会社。接点の設計・連絡の文面と送付・日程調整・質問の取りまとめ・手続きの進捗管理・辞退の兆しの記録は代行に出せる
• 増やすべきは連絡の回数ではなく、会社の人と話す回数。代行はその段取りを持つ
• 辞退は突然ではなく返信の遅れ・質問の変化・日程の先送りとして先に出る。代行はそれを拾える
• 出したほうがよいのは連絡が途切れている・進捗を追えていない・面談の日程に手が回らない・兆しが読めていない・入社までが長いとき
• 出さないほうがよいのは会社の人が話す時間を取れない・辞退の原因が条件・情報の扱いの決まりが無い・代行が直接面談する前提のとき
• 担当者は接点の設計経験・翌日までの返答の型・兆しを読める・進捗管理・辞退理由の聞き取りで選ぶ

よくある質問

内定者との面談も代行に出せませんか

出せないわけではありませんが、内定者が知りたいのは「一緒に働く人はどんな人か」「入社後に何をするか」で、代行では本人の言葉で答えられません。面談は会社の人が持ち、代行はその日程の調整と、面談前に内定者の質問を集めて会社の人に渡すことと、面談後の連絡を持つ形をお勧めします。会社の人の時間がどうしても取れない場合は、面談の回数を減らしてでも会社の人が出るほうが、代行が代わりに出るより効きます。

内定者に「代行が連絡している」と伝えるべきですか

会社の採用事務局として名乗る形と、代行であることを伝える形があり、会社が決めます。内定者は入社後に社員になる人なので、入社後に「あの連絡は外部の人だった」と分かったときの受け止めも考えて決めます。手続きの案内は事務局として、会社の人との接点は会社の人の名前で、と分ける形もあります。考え方は候補者に代行の利用を伝えるべきかに書いています。

辞退の兆しが見えたら、何をすればよいですか

兆しが見えた時点で、会社の人（配属先の上司など）との接点を一つ足します。人事からの連絡を増やすのではなく、「入社後の話をしたい」と会社の人から声をかける形です。条件が理由なら、会社が条件の話に応じるかどうかを判断します。それでも辞退になった場合は、理由を丁寧に聞き取り、次の接点の設計に反映します。理由の集め方は内定辞退の理由を正しく集める方法に書いています。