リファレンスチェックを外注したときの費用と工数の目安｜本人の同意と、聞く範囲を決めてから頼む

リファレンスチェックは、候補者の前職や現職で一緒に働いた人から、候補者の仕事ぶりを聞く取り組みです。面接だけでは分からない、実際の働き方や周りとの関わり方を知る手がかりになります。一方で、候補者以外の人から候補者の情報を聞くため、個人情報の扱いや、聞く範囲に気をつける必要があります。結論から書くと、リファレンスチェックの外注は、推薦者の数とやりとりの往復から工数を見積もり、本人の同意を得たうえで、聞く範囲を仕事の適性と能力に絞って頼むと、判断しやすくなります。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。法令の扱いは一般的な整理です。個別の判断は弁護士などの専門家にご確認ください。

工数は推薦者の数とやりとりで決まる

リファレンスチェックの工数は、次の工程で積み上がります。

推薦者は仕事をしている人なので、連絡がつくまでに時間がかかることがあります。推薦者の数を増やすほど情報は増えますが、工数と選考の期間も延びます。何人に聞くかを、選考の期間と合わせて決めてください。詳しい切り分けはリファレンスチェックは代行に出せるかで書いています。

本人の同意と個人情報の扱い

リファレンスチェックでは、推薦者から候補者の情報を聞き、自社や外部がその情報を受け取ります。個人情報の保護に関する法律第27条第1項は、個人情報取扱事業者は、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならないと定めています。推薦者の勤める会社が、候補者の在籍時の情報を提供する場合にも関わる決まりです。

また、同法第18条は、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとし、第20条第2項は、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得してはならないとしています。

こうした決まりを踏まえ、リファレンスチェックは候補者本人に目的と進め方を説明し、同意を得てから行うのが基本です。候補者に推薦者を紹介してもらう形にすると、推薦者も協力しやすくなります。外部に頼む場合は、同意の取り方、聞いた情報の保管と利用の範囲、選考の終了後の削除の方法を、契約で決めておいてください。

エラベルの見解

リファレンスチェックの外注で多いのは、聞く項目を決めずに頼み、推薦者との会話が雑談で終わるケースです。推薦者は候補者のことを好意的に話してくれますが、何を聞くかが決まっていないと、選考の判断に使える情報が得られません。

外部に頼むなら、聞く項目を、面接で確かめきれなかった点に絞って決めてください。たとえば、「チームで意見が分かれたときにどう動いたか」「任された仕事をどこまで自分で進めたか」といった、仕事の進め方に関する項目です。同じ料金・同じ業務範囲でも、面接の結果を踏まえて聞く項目を設計してくれる担当者かどうかで、リファレンスチェックの価値が変わります。

聞く範囲を適性と能力に絞る

リファレンスチェックで聞く内容にも気をつける必要があります。東京労働局の案内では、採用選考は応募者の適性と能力に基づいた基準により行うことを基本とし、家族、住宅状況、生活環境、宗教、思想などに関することを把握することや、身元調査などの実施は、就職差別につながるおそれがあるとされています。

リファレンスチェックが身元調査にならないよう、聞く範囲は、候補者の仕事の進め方、成果、周りとの関わり方など、仕事の適性と能力に関することに絞ってください。家庭の事情や私生活に関わることは聞かないよう、外部の担当者にも共有してください。リファレンスチェックの進め方はリファレンスチェックの進め方で書いています。

料金の形と結果の使い方

リファレンスチェックを外部に頼むときの料金の形は、候補者ごと、推薦者ごと、月額固定などがあります。また、リファレンスチェックの仕組みを提供するサービスを使う方法もあります。いずれの場合も、同意の取り方と情報の扱いが自社の考え方に合っているかを確かめてください。

結果は、合否を決める唯一の材料にするのではなく、面接の結果を補う材料として使うのが一般的です。推薦者の話は、その人との関係や立場によって見え方が違うためです。料金の形は、上で挙げたほかに、採用が決まったときに支払う形もあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。

エラベルの見解

リファレンスチェックで、もう一つ考えてほしいのは、候補者の現職への配慮です。在職中の候補者の場合、現職の同僚に話を聞くと、転職活動が職場に知られてしまうおそれがあります。候補者が不安を感じると、選考を辞退することもあります。

推薦者は候補者に選んでもらい、現職の人に聞くかどうかも候補者と相談してください。前職の上司や同僚、取引先など、候補者が安心して紹介できる人に聞く形にすると、候補者の信頼を損なわずに進められます。

まとめ

• リファレンスチェックの工数は、推薦者の数とやりとりの往復で決まる
• 個人情報保護法は、本人の同意なく個人データを第三者に提供することを原則として禁じている。本人の同意を得てから行う
• 聞く範囲は仕事の適性と能力に絞る。身元調査にならないよう、家族や私生活には触れない
• 外部に頼むなら、同意の取り方、情報の保管と利用、削除の方法を契約で決める
• 結果は面接を補う材料として使い、候補者の現職への配慮を忘れない

よくある質問

リファレンスチェックを外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。候補者と推薦者の数、聞く項目の範囲をそろえて見積もりを取り、比べてください。

候補者の同意なしにリファレンスチェックをしてもよいですか

個人情報保護法では、原則として本人の同意なく個人データを第三者に提供することが禁じられています。候補者に目的と進め方を説明し、同意を得てから行ってください。個別の判断が必要な場合は弁護士などの専門家にご確認ください。

推薦者が見つからない場合はどうすればよいですか

候補者と相談し、前職の上司や同僚、取引先など、候補者が安心して紹介できる人を探してください。見つからない場合に選考を不利にするかどうかは、事前に決めておくと、候補者にも公平に説明できます。