採用要件の定義を外注したときの費用と工数の目安｜社内の工数が残る部分まで含めて見積もる

採用要件の定義は、採用のすべての工程の土台になる仕事です。どんな人を採るのかがはっきりしていなければ、求人原稿もスカウトの文面も面接の評価も定まりません。この要件定義を外部に頼もうとすると、「どのくらいの費用がかかるのか」「社内はどれだけ手間が減るのか」が気になります。結論から書くと、要件定義の外注は、外部が担う工程と、社内に残る工程を分けて考える必要があります。外部に頼んでも、現場や経営者が判断する時間はなくならないからです。費用と工数は、外部に払う費用＋社内に残る工数の合計で見積もってください。

外部への費用は会社、料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、この記事では金額の相場は扱いません。

要件定義を工程に分ける

採用要件の定義は、次の工程に分けられます。それぞれ、外部が担えるか、社内に残るかが違います。

この表で大切なのは、三つ目の「必須と歓迎の線引き」と五つ目の「関係者の合意」は、外部に任せきれないことです。どの経験を必須にするかは、自社の事業や組織の判断だからです。外部は、候補者の多さや市場の動きを伝えて判断を助けることはできますが、決めるのは社内です。詳しい切り分けは採用要件の定義は代行に出せるかで書いています。

料金の形ごとの考え方

要件定義を外部に頼むときの料金の形は、主に次のように分かれます。

• スポット（時間・回数）：聞き取りや打ち合わせの回数、時間に応じて払う。範囲が小さい場合に向く
• 成果物：要件定義書や人物像のまとめなど、成果物の一式に対して払う。何を受け取れるかが分かりやすい
• 月額の中に含める：採用代行の月額の中で、最初の工程として要件定義を行う。その後の運用とつながる

成果物で頼む場合は、何を受け取れるのか（要件の一覧、人物像、評価の観点など）を契約の前に確認してください。月額の中に含める場合は、要件定義にどれだけの時間をかけてくれるのかを確かめないと、運用を急ぐあまり要件定義が浅くなることがあります。

エラベルの見解

要件定義の外注で、発注側が見落としやすいのは、社内に残る工数です。外部に頼めば手間がなくなると考えがちですが、実際には、聞き取りに応じる時間、下書きを確認する時間、関係者で合意する時間が社内に残ります。とくに、現場の責任者と経営者の時間は、確保できないと要件定義が進みません。

見積もりを取るときは、外部の費用だけでなく、社内の誰がどれだけの時間を使う必要があるかも、外部の担当者に聞いてください。それを答えられる担当者は、要件定義を何度も進めてきた経験がある可能性が高いと言えます。同じ料金・同じ業務範囲でも、社内の負担まで見通して進め方を提案してくれる担当者かどうかで、要件定義の質は大きく変わります。

工数の見積もり方

要件定義の工数は、職種の難しさや関係者の数によって変わります。見積もるときは、次の要素を確かめてください。

1. 聞き取りの対象者の数：現場の責任者、経営者、一緒に働くメンバーなど、話を聞く人が多いほど工数が増える
2. 職種の新しさ：これまで採ったことのない職種は、仕事の整理から始めるため工数が増える
3. 関係者の意見の違い：現場と経営者で求める人物像が違う場合、合意までの工数が増える
4. 成果物の範囲：要件の一覧だけか、求人原稿や評価の観点まで含めるかで変わる

外部の見積もりがこれらの要素を考えているかを確かめると、見積もりの妥当さを判断できます。要件定義の進め方は採用要件の定義の進め方で書いています。

品質の見方

要件定義の成果物の品質は、次の点で確かめられます。

• 求人原稿やスカウトの文面にそのまま使えるか：要件が具体的な言葉になっているか
• 面接の評価に使えるか：必須の経験や人物像が、面接で確かめられる形になっているか
• 関係者が同じ理解をしているか：現場・人事・経営者が、同じ要件を同じ意味で受け取っているか

料金の形は、上で挙げたほかに、採用が決まったときに支払う形もあります。エラベルでは、採用決定時に1名10万円（税別）という形で、担当者を選んで採用の実務を任せられる仕組みを用意しています。要件定義を含めて頼むかどうかは、担当者との面談で範囲を確かめてください。

エラベルの見解

要件定義を外に出すとき、もう一つ考えてほしいのは、要件は一度決めたら終わりではないことです。採用を進めると、候補者の反応や面接の結果から、要件を見直す必要が出てきます。必須にしていた経験が厳しすぎて候補者が集まらない、逆に必須にしていなかった点が入社後に大切だと分かる、といったことです。

外部に要件定義を頼むなら、採用を進めながら要件を見直す工程まで含めて頼めるかを確かめてください。最初の要件定義だけで関係が終わると、見直しのたびに社内で一から考えることになります。

まとめ

• 要件定義の外注は、外部が担う工程と社内に残る工程を分けて考える
• 必須と歓迎の線引き、関係者の合意は社内が担う。外部は判断を助ける
• 料金の形はスポット・成果物・月額など。成果物なら受け取れるものを、月額ならかける時間を確かめる
• 費用と工数は、外部に払う費用＋社内に残る工数の合計で見積もる
• 採用を進めながら要件を見直す工程まで頼めるかを確かめる

よくある質問

採用要件の定義を外注したときの費用の相場はいくらですか

会社や料金の形、依頼する範囲によって大きく異なり、公的な統計もないため、一律の相場はお伝えできません。外部に払う費用と、社内に残る工数の両方を見積もり、成果物の範囲をそろえて複数の見積もりを比べてください。

要件定義だけを外部に頼むことはできますか

できる場合が多いです。ただし、要件定義だけで関係が終わると、採用を進める中での見直しを社内で担うことになります。その後の運用まで含めて頼むか、要件定義だけにするかは、社内の体制に合わせて決めてください。

社内のどの人の時間が必要になりますか

多くの場合、採用する部署の責任者と、経営者や人事の責任者の時間が必要になります。聞き取りと、下書きの確認、関係者の合意のそれぞれで時間を確保できるかを、依頼する前に確かめてください。