採用代行 / 比較・選び方
採用ツールの選び方
採用のツールをどう選ぶか。機能の多さで選ぶと、使わない機能に費用を払うことになります。判断の基準は、自社の工程と合うか、既存の環境と繋がるか、そして契約が終わったときにデータが残るか。この記事では、ツールの種類と選定の観点を整理します。代行に使ってもらう場合の確認は使用ツールを指定できるかにまとめています。
四つの種類
一.採用管理システム（ATS）。応募者の情報、選考の履歴、評価を管理する。採用の情報が集まる場所です。
二.日程調整のツール。候補者と面接官の予定を合わせる。往復のやりとりを減らします。
三.媒体との連携。求人の入稿、応募情報の取り込み。
四.分析のツール。数字の集計、経路別の実績。採用管理システムの機能に含まれることもあります。
このうち、一番目が中心になります。他のツールは、ここと繋がるかどうかで価値が変わります。
選定の基準
自社の工程と合うか。いま使っている選考フロー、判断の流れ、記録の粒度。ツールに合わせて運用を変えると、負担が増えます。
既存の環境と繋がるか。媒体、メール、カレンダー、社内のシステム。繋がらないと転記の作業が残ります。
権限を細かく設定できるか。代行や外部の担当者に渡す場合、業務に必要な範囲だけを渡せるか。
データを書き出せるか。契約が終わったとき、候補者の情報や履歴を持ち出せるか。この確認を後回しにしないでください。
担当者が使えるか。操作が複雑すぎないか。使われないツールは、ないのと同じです。
費用が規模に合うか。応募数や利用者数で費用が変わる形が多いため、自社の規模で試算します。
この六つのうち、四番目が見落とされやすい。導入時には終わりのことを考えないためです。
機能で選ばない
機能が多いほど良いわけではありません。
使わない機能は、費用と学習の負担になります。そして、多機能なツールほど操作が複雑になり、担当者が使いこなせないことがあります。
判断の基準は、いま困っていることが解決するかです。
- 応募者の情報が散らばっている → 集約できるか
- 選考の状況が分からない → 進捗が見えるか
- 日程調整に時間がかかる → 往復が減るか
- 集計に時間がかかる → 自動で出るか
困っていることから逆算してください。機能の一覧を比べても、判断はできません。
エラベルの見解
ツールを選ぶときに、「導入すれば運用が整う」と考えないでください。順番が逆です。
運用が定まっていない状態でツールを導入すると、ツールの機能に合わせて運用が決まります。そして、それが自社に合っているとは限りません。
たとえば、選考のステータス。ツールが用意している区分をそのまま使うと、自社の実態と合わないことがあります。結果として、記録が実態を映さなくなります。
だから、導入の前に運用を決めてください。
選考のフローは何段階か。どのタイミングでステータスを動かすか。何を記録するか。誰が入力するか。この四つを決めてから、それが実現できるツールを選ぶ。
そして、決めた運用は文書にしてください。ツールの設定だけだと、なぜそうしたかが残りません。担当者が替わったときに、意図が伝わらなくなります。
運用の設計が先、ツールの選定が後。この順番だと、導入した後の手戻りが減ります。
既存環境との連携
媒体との連携。応募情報が自動で取り込まれるか。手作業の転記が減り、誤りも減ります。
カレンダーとの連携。面接の予定が反映されるか。
メールとの連携。候補者とのやりとりが記録に残るか。
社内のシステムとの連携。入社手続きや人事情報との繋がり。
この四つのうち、一番目が最も効果が大きい。複数の媒体を使っているほど、転記の手間が積み上がります。
そして、連携できない部分は手作業が残ります。導入の判断では、残る手作業がどれだけかを確認してください。
権限とデータ
権限を細かく設定できるか。代行の担当者に渡す範囲を絞れるか。閲覧のみ、一部の編集、管理者。段階が選べるか。
個別のアカウントを発行できるか。共有のIDだと、誰が操作したかが追えません。
操作の履歴が残るか。何かあったときに遡れる状態か。
データを書き出せるか。形式と、書き出せる範囲。契約が終わるときに使えます。
この四つは、代行を使う場合に特に重要です。設計は渡すATSの権限範囲にまとめています。
導入の進め方
一.いま困っていることを書き出す。工程ごとに、何に時間がかかっているか。
二.運用を決める。フロー、ステータス、記録する項目、入力する人。
三.候補を絞る。困っていることが解決するか、既存環境と繋がるか。
四.試す。可能なら、試用の期間を設けます。実際の運用で使ってみないと分かりません。
五.小さく始める。一つの職種から、あるいは一つの機能から。
六.運用の文書を作る。ステータスの定義、入力のルール。担当者が替わっても引き継げます。
四番目を飛ばさないでください。機能の説明を聞いただけでは、自社の運用に合うかは分かりません。
代行との関係
代行が使えるツールかを確認する。導入の前に、対応の可否を聞いておきます。
権限の設計を先に決める。渡す範囲を決めてから導入すると、後の設定が楽になります。
代行会社のツールを使う選択もある。ただし、契約が終わったときにデータが残るかを確認してください。
代行会社に提案を求める。複数社の運用を見ているため、ツールの使い方に知見があることがあります。ただし、提案の理由は確認してください。
四番目は使い方の一つです。「自社の規模と職種で、どのツールが噛み合うと思いますか」。具体的な理由が返るなら、参考になります。
費用の見方
利用料の体系を確認する。利用者数、応募数、機能の範囲。どの要素で費用が変わるかを見ます。
規模が変わったときの費用を試算する。応募が増えたとき、職種が増えたとき。
導入の費用。初期設定、データの移行、研修。
社内の工数。設定、運用ルールの作成、担当者の習熟。この時間も費用です。
そして、削減される時間と比べてください。転記の作業、日程調整の往復、集計の手間。時間を金額に換算すると、判断できます。
エラベルの見解
ツールの選定で、「契約が終わるときのこと」を最初に確認してください。導入時には考えにくい話ですが、後で効きます。
候補者のデータを書き出せるか。形式は何か。書き出せる範囲はどこまでか。選考の履歴や評価のコメントまで持ち出せるか。
書き出せない、あるいは形式が限られていると、別のツールに移るときにデータが失われます。数年分の採用の記録が、そこで途切れる。
そして、この確認は導入の前でないとできません。契約した後に「書き出せません」と分かっても、選び直すのは大変です。
だから、選定の段階で聞いてください。「データはどの形式で書き出せますか」「選考の履歴も含まれますか」。
そして、実際に試してみるのが確実です。試用の期間があるなら、書き出しの機能も試す。説明と実際が違うことがあります。
情報を自社に残す設計は、代行との関係でも効きます。ツールの選定は、その土台になる部分です。設計は情報漏えいを防ぐ設計にまとめています。
まとめ
- ツールは、採用管理システム・日程調整・媒体連携・分析の四種類
- 基準は、工程と合うか・既存環境と繋がるか・権限・データの書き出し・使えるか・費用
- 機能の多さで選ばない。いま困っていることから逆算する
- 導入の前に運用を決める。フロー、ステータス、記録する項目、入力する人
- 連携で効果が大きいのは媒体からの応募情報の取り込み
- 代行を使うなら、権限の設計を先に決める
- 費用は、削減される時間を金額にして比べる
- 「契約が終わるときのこと」を最初に確認する
よくある質問
採用管理システムは必要ですか
応募者の情報が散らばっている、選考の状況が分からない、集計に時間がかかる。こうした状態なら、導入の価値があります。応募が少なく、共有の表計算で管理できているなら、急ぐ必要はありません。困っていることから判断してください。
無料のツールで足りますか
範囲によります。応募者の管理だけなら、無料や低価格のツールで足りることもあります。ただし、権限の設定、データの書き出し、媒体との連携。この三つが制限されていることが多いため、代行を使う場合は確認してください。
代行会社が勧めるツールを使うべきですか
提案の理由を聞いてください。自社の規模と職種に合う根拠があるなら、判断材料になります。ただし、代行会社の環境でしか使えない形だと、契約が終わったときにデータが残りません。自社で契約できる形かを確認してください。