トライアルの設計のしかた

採用代行を選ぶ手段として、トライアルを使う。この方法が機能するのは、比較できる形に設計した場合だけです。条件がばらばらのまま試しても、印象で判断することになります。この記事では、選定のためのトライアルをどう設計するかを整理します。期間や範囲の一般的な決め方はトライアル期間の設け方にまとめています。

選定のためのトライアルは何を見るか

期間が短いため、成果では判断できません。見るのは仕事の仕方です。

• 立ち上げの速さ（依頼から初稿までの日数）
• 成果物の質（文面、検索条件、テンプレート）
• 質問の内容（要件の背景を掴もうとするか）
• 提案の有無（言われたことだけか）
• 詰まったときの動き（原因の分析と次の打ち手）
• 自社の手間（確認や指示にどれだけ時間を使ったか）

このうち、六番目が選定では特に重要です。代行を入れる目的の一つは社内の時間を空けることなので、トライアル中に自社の手間がどれだけ発生したかを記録しておきます。

条件をそろえる

複数社を試すなら、同じ条件で行います。

同じ依頼文を渡す。職種、要件、成果物、期限。口頭の説明だけだと、伝わる内容がばらつきます。

同じ情報を渡す。過去の採用実績、既存の文面、現場の状況。片方にだけ多くの情報を渡すと、比較になりません。

同じ期限を設定する。提出までの日数を揃えます。

同じ職種で試す。職種が違うと難易度も違うため、比べられません。

同じ成果物を求める。スカウト文面を三通、検索条件を一本。具体的に指定します。

この五つを揃えると、返ってきた成果物を並べて比べられます。

何を依頼するか

選定のためのトライアルでは、成果物として納品できるものを依頼します。

向いているもの

• スカウト文面の作成（複数通）
• 候補者の検索条件の設計
• 求人原稿の作成または改稿
• 応募者への連絡テンプレートの整備

向いていないもの

• 実際の送信と返信対応（結果が出るまで時間がかかる）
• 日程調整（比較の材料になりにくい）
• 要件の整理(成果が主観的になりやすい)

一番目と二番目が最も比較しやすい。文面と条件は、質の差が見える形で並びます。

そして、候補者への実際の接触を伴わないので、複数社に頼んでも候補者側に影響が出ません。同じ職種で複数社に送信させると、候補者に重複して届きます。

エラベルの見解

トライアルで文面を依頼するとき、「難しい職種を一つ混ぜる」ことをおすすめします。

母集団が厚く、条件も明確な職種の文面は、どの会社でもそれなりのものが出てきます。差が出にくい。

一方、母集団が薄い職種、要件が特殊な職種、知名度で戦えない職種。こうした職種では、書ける人と書けない人の差がはっきり出ます。

求人票に書かれていない情報を補えているか。候補者が気にする点を先回りしているか。会社の魅力を、その職種の候補者に響く言葉で書けているか。

そして、依頼のときの質問にも差が出ます。難しい職種ほど、要件の背景を聞かないと書けません。何も聞かずに書いてくる相手と、現場の状況を聞いてくる相手では、その後の運用も変わります。

だから、簡単な職種だけで試さないでください。判断材料が薄くなります。

そして、難しい職種で良い成果物が出てきたら、その担当者は自社の案件に合っています。選定の目的は、そこを見つけることです。

評価シートを作る

比較の基準を、依頼の前に決めておきます。

この七つを、社内の複数人で見てください。一人の印象だけだと、判断が偏ります。

そして、評価は依頼の前に決めた基準で行います。成果物を見てから基準を作ると、印象に引きずられます。

複数社を試すときの注意

候補者に接触する業務は避ける。同じ職種で複数社に送信させると、候補者に重複して届きます。会社の印象に影響します。

社数を絞る。三社を超えると、比較の作業だけで時間が消えます。二社か三社が現実的です。

トライアルであることを伝える。伝えたうえで依頼するほうが、後の関係が円滑になります。

費用の扱いを決める。無償か、有償か。費用を払って実務に近い形で試すほうが、判断の精度は上がります。

成果物の扱いを決める。本契約に至らなかった場合、受け取った文面を使ってよいか。費用を払っているなら、受け取れる形にしておきます。

五番目は締結前に決めておいてください。決めていないと、後で解釈が分かれます。

本契約への移行判断

評価シートの結果を並べる。社内の複数人の評価を集めます。

自社の手間を比べる。どちらが確認や指示に時間を使ったか。

担当者が継続するかを確認する。トライアルの担当がそのまま本契約でも入るか。替わるなら、判断の前提が変わります。

範囲を広げたときの体制を聞く。トライアルは狭い範囲でした。本契約で範囲が広がるとき、体制はどうなるか。

費用を確認する。トライアルの単価と、本契約の単価が同じとは限りません。

三番目が抜けやすい項目です。トライアルで良い印象を持ったのが担当者によるものなら、その人が本契約でも担当するかを確認してください。担当者の確認は担当者を指名できるかにまとめています。

移行しない場合

理由を伝える。範囲が合わなかった、体制の想定が違った。伝えておくと、次に依頼する機会があるときに話が早く進みます。

成果物を受け取る。費用を払っているなら、受け取れる形にしておきます。

評価を記録に残す。次の選定のときに使えます。

関係を残しておく。今回合わなくても、状況が変われば頼むことがあります。採用は波のある業務です。

エラベルの見解

トライアルを設計するとき、自社側も普段どおりの状態で臨んでください。ここを意識しないと、判断がずれます。

トライアルの期間中、自社は普段より丁寧に対応しがちです。質問にすぐ答え、情報も速く渡す。その結果、運用がうまく回る。ところが本契約に入って通常の状態に戻ると、判断が遅れて滞り始めます。

これは代行側の問題ではありません。トライアルの条件が、本契約の条件と違っていたということです。

だから、トライアル中に自社が使った時間を記録しておいてください。質問への回答、成果物の確認、情報の提供。この水準を本契約でも維持できるかを確認します。

維持できないなら、本契約では代行側にもう少し範囲を渡す必要がある、という判断になります。あるいは、自社の体制を変えるという判断です。

トライアルは相手を試す場ですが、同時に自社の体制を測る場でもあります。両方を記録しておくと、本契約の設計がずっと具体的になります。

まとめ

• 選定のトライアルで見るのは仕事の仕方。成果では判断できない
• 条件をそろえる。同じ依頼文・同じ情報・同じ期限・同じ職種・同じ成果物
• 依頼するのは成果物として納品できるもの。文面と検索条件が比べやすい
• 難しい職種を一つ混ぜる。簡単な職種だけでは差が出ない
• 評価シートを依頼の前に作る。社内の複数人で見る
• 候補者に接触する業務は避ける。社数は二社か三社
• 移行判断では、トライアルの担当が継続するかを確認する
• 自社側も普段どおりの状態で臨む。トライアルは自社の体制を測る場でもある

よくある質問

無償でトライアルを頼めますか

提供している会社もありますが、範囲は狭くなります。無償の分だけ、稼働の優先順位も下がりがちです。判断材料を得ることが目的なら、費用を払って実務に近い形で試すほうが精度が上がります。

トライアルの成果物は使ってよいですか

契約の取り決めによります。費用を払っているなら、受け取れる形にしておいてください。本契約に至らなかった場合の扱いも、依頼の段階で決めておきます。決めていないと、後で解釈が分かれます。

複数社にトライアルを頼むのは失礼ですか

トライアルであることを伝えたうえで依頼すれば、問題にはなりません。むしろ、伝えずに複数社に頼むほうが、後で関係が悪くなります。社数と、選定の時期も伝えておくと、相手も稼働を調整できます。