採用代行のトライアル期間の設け方

採用代行をいきなり長期で契約するのは不安がある。だからトライアルで試したい。この考え方は妥当ですが、期間と範囲と評価項目を決めずに始めると、何も判断できないまま終わります。採用は成果が出るまでに時間差があるので、短い期間で見られるものは限られています。この記事では、何を見るためのトライアルなのかを決めるところから整理します。

トライアルで見られるもの、見られないもの

期間が短いと、見られるものは限られます。

左側は、いずれも運用の質に関わるものです。そしてこれらは、採用が決まるかどうかより先に見えます。つまりトライアルは、成果を測る場ではなく仕事の仕方を見る場として設計するほうが噛み合います。

「トライアルで採用が決まるか見たい」という設計にすると、期間が足りずに判断できません。工程が一巡する前に終わってしまうためです。

期間の決め方

期間は、見たいものが一度は現れる長さにします。

立ち上げの進み方を見たいなら、要件のヒアリングから文面の初稿が出るまでを含む長さが要ります。ここは比較的短くて済みます。

運用の質を見たいなら、スカウトを送り、返信が来て、面談が設定されるところまでの一巡が要ります。返信は送信の直後には来ないので、それなりの長さになります。

改善のサイクルを見たいなら、一巡した結果を受けて条件や文面を直す、というもう一巡が要ります。ここまで見られると判断の精度は上がりますが、期間も長くなります。

短くしすぎると、立ち上げの作業だけで終わります。長くしすぎると、トライアルの意味がなくなります。どこまで見たいかを先に決めて、それに必要な長さを置くのが順番です。

範囲の切り出し方

トライアルで任せる業務は、次の条件を満たすものを選びます。

成果物が短期間で出る。文面の作成、検索条件の設計、応募者への対応。これらは数週間で結果が見えます。

自社の判断待ちが少ない。書類の合否や条件提示が絡む工程は、自社側の遅れがそのまま結果に出ます。トライアルの評価としては、代行の力が見えにくくなります。

引き継ぎが軽い。本契約に進まなかった場合、その業務を戻す手間が小さいこと。媒体の設定を大きく変える業務は、戻すのが面倒になります。

スカウトの送信と返信対応は、この三つを満たしやすい業務です。文面の質、候補者選定の精度、返信への対応が短期間で見えます。日程調整も、対応の速さと丁寧さが見えます。

エラベルの見解

トライアルで見るべきものを一つだけ挙げるなら、うまくいかなかったときの動き方です。

トライアルの期間中に、思ったような結果が出ないことは普通に起きます。返信が来ない、応募が集まらない。そのとき代行側が何をするかで、力量がはっきり分かります。

一般論しか出てこないなら、その先も同じです。「もう少し送信数を増やしましょう」「媒体を変えてみましょう」という提案は、原因の分析を経ていません。一方、「返信が来ないのは文面より条件の書き方かもしれない。この職種は年収の幅を出したほうが反応が取れることがある」という提案なら、経験に基づいています。

だから、トライアルの評価項目に「うまくいかない場面での提案の質」を入れておいてください。そして、あえて難しい職種を一つ混ぜるのも一つの方法です。簡単な職種だけを渡すと、この項目が見えません。

順調に進んだトライアルは、実は情報が少ない。詰まったときの動きが見えたトライアルのほうが、判断材料としては価値があります。

評価項目を先に決める

トライアルを始める前に、何を見て判断するかを書き出しておきます。後から決めると、印象で判断してしまいます。

• 立ち上げにかかった日数（依頼から初稿が出るまで）
• 稼働報告の粒度（工程ごとの内訳と成果物の量があるか）
• 連絡の速さ（質問への回答、候補者への一次連絡）
• 成果物の質（文面、検索条件、テンプレート）
• 提案の有無と内容（言われたことだけか、提案があるか）
• 詰まったときの対応（原因の分析、次の打ち手）
• 自社の手間（確認や指示にどれだけ時間を使ったか）

最後の項目が抜けやすい。代行を入れる目的の一つは社内の時間を空けることなので、トライアルの期間中に自社の手間がどれだけ発生したかは記録しておきます。手間が減っていないなら、範囲か進め方に問題があります。

費用と契約の扱い

トライアルの費用と契約の形は、いくつかのパターンがあります。

時間単価で精算する。実際に動いた分だけ払う形。範囲が読めない段階では扱いやすい形です。上限時間を決めておきます。

短期の月額。範囲を絞った月額を、短い期間で契約する。運用の型が見えやすい形です。

成果報酬。成果が出たときだけ払う。ただし、成果の定義を作る手間が発生します。定義の作り方は成果の定義でもめない書き方にまとめています。

無償のトライアルは、提供している会社もありますが、範囲は狭くなります。無償の分だけ、稼働の優先順位も下がりがちです。判断材料を得ることが目的なら、費用を払ってでも実務に近い形で試すほうが精度が上がります。

契約面では、本契約への自動移行がないかを確認します。トライアル期間の終了後に自動で本契約に切り替わる形だと、判断の機会を逃します。移行するには別途の合意が要る形にしておきます。

本契約への移行条件

トライアルの終了時に、次を決めます。

• 移行するかどうかの判断基準（評価項目のどれを満たせば進むか）
• 移行する場合の範囲（トライアルの範囲を広げるのか、そのままか）
• 担当者が継続するか（トライアルの担当がそのまま入るか）
• トライアル中の成果物の扱い（移行しない場合、受け取れるか）
• 移行しない場合の引き継ぎ（進行中の候補者、権限の整理）

三番目が重要です。トライアルで良い印象を持ったのが担当者によるものなら、その人が本契約でも担当するかを確認します。替わるなら、判断の前提が変わります。担当者の確認については担当者を指名できるかで扱っています。

四番目も決めておきます。トライアルで作った文面や検索条件を、移行しない場合に受け取れるか。費用を払っているなら、成果物を受け取れる形にしておくのが自然です。

エラベルの見解

トライアルを設計するとき、自社側の準備も評価の対象に入れてください。

トライアルの期間中、自社は普段より丁寧に対応しがちです。質問にすぐ答え、書類の合否も早く返す。その結果、運用がうまく回る。ところが本契約に入って通常の状態に戻ると、判断が遅れて滞り始める。

これは代行側の問題ではありません。トライアルの条件が、本契約の条件と違っていたということです。

だから、トライアルは普段どおりの体制で臨むほうが、判断としては正確になります。あるいは、トライアル中に自社が使った時間を記録しておき、その水準を維持できるかを確認する。維持できないなら、本契約では代行側にもう少し範囲を渡す必要がある、という判断になります。

トライアルは相手を試す場ですが、同時に自社の体制を測る場でもあります。両方を記録しておくと、本契約の設計がずっと具体的になります。

まとめ

• トライアルで見られるのは仕事の仕方。採用に至るかどうかは見られない
• 期間は「見たいものが一度は現れる長さ」で決める
• 範囲は、成果物が早く出て、自社の判断待ちが少なく、引き継ぎが軽い業務を選ぶ
• 評価項目を始める前に書き出す。自社の手間の増減も入れる
• 見るべきはうまくいかなかったときの提案の質。難しい職種を一つ混ぜる
• 費用を払って実務に近い形で試すほうが、判断の精度は上がる
• 本契約への自動移行がないかを確認する
• トライアルは自社の体制を測る場でもある。普段どおりの体制で臨む

よくある質問

トライアルはどのくらいの期間が適切ですか

見たいものによって変わります。立ち上げの速さだけなら短くて済み、運用の質まで見るならスカウトから面談設定までが一巡する長さが要ります。改善のサイクルまで見るなら、さらに一巡分が必要です。まず何を見たいかを決めてから、必要な長さを逆算してください。

複数社を同時にトライアルできますか

同じ職種で並行させると、候補者が重複して比較になりません。職種を分けるか、期間をずらして順に試すほうが条件がそろいます。ただし職種が違うと難易度も違うため、比較としては完全ではありません。並行発注の設計は複数社に同時発注してよいかにまとめています。

トライアルを断られることはありますか

あります。立ち上げに工数がかかるため、短期の契約では採算が合わないという事情です。その場合は、範囲を絞って時間単価で試す形を相談するか、トライアルの代わりに担当予定者と話す場を作ってもらう形に切り替えます。商談での見極めでも、判断できることは多くあります。