スカウト代行 / スカウト代行
使わない媒体を解約する基準
使っていない媒体の契約が残っている。更新のたびに費用が出ているが、誰も止める判断をしていない。この状態は、担当者が替わった後や、複数の媒体を試した後に起きます。この記事では、棚卸しの手順と解約の基準を整理します。乗り換えの設計は媒体を切り替える判断にまとめています。媒体の契約条件は変わるため、公式情報でご確認ください。
まず棚卸しをする
契約している媒体を、一覧にしてください。
並べる項目
- 媒体名
- 契約の開始時期
- 更新日と予告の期限
- 費用
- 直近で使った時期
- 誰が管理しているか
- アカウントの権限を持っている人
五番目と六番目です。
使った時期が分からない媒体は、使われていません。
そして、管理者が不明な媒体は、判断されないまま更新されます。
確認の仕方
経理の支払い記録から、媒体の費用を抜き出す。
そして、それぞれについて上の項目を埋める。
埋まらない項目があるものが、整理の対象です。
使われなくなる理由
惰性で残る媒体には、理由があります。
理由
担当者が替わった。前の人が契約し、引き継がれていない。
試して合わなかった。止める判断をしないまま更新された。
職種の募集が終わった。その職種のために契約していた。
代行会社が替わった。前の会社が使っていた媒体。
自動更新。予告の期限を過ぎて、気づかず更新された。
このうち、五番目が最も多い。
そして、防ぐには更新日の管理が要ります。
解約の基準
次のいずれかに当てはまるなら、解約を検討してください。
一.直近の期間で、送信がゼロまたはごく少数。
二.条件に合う候補者がいない。母数がない。
三.その職種の募集が終わっている。
四.他の媒体で足りている。
五.管理する人がいない。
このうち、五番目です。
誰も見ていない媒体は、候補者から返信が来ても気づきません。
そして、候補者を放置することになります。
使わないなら、止めてください。
放置は、費用の無駄だけでなく、候補者への対応の問題にもなります。
エラベルの見解
解約を決める前に、「中に何が残っているか」を確認してください。
媒体の中には、運用の記録が溜まっています。
残っているもの
送信済みの記録。誰にいつ送ったか。
返信のやり取り。前向きだった候補者、時期が合わなかった候補者。
保存した検索条件。
テンプレートとして保存した文面。
この四つは、解約すると見られなくなることがあります。
そして、一番目と二番目が重要です。
送信済みの記録がないと、将来その媒体を再契約したときに、同じ候補者に送ります。
そして、返信のやり取りには、再アプローチの材料が入っています。
「今は時期ではないが、一年後なら」と言っていた候補者。
この情報は、解約とともに失われます。
解約の前にやること
四つを書き出す。
特に、返信をくれた候補者の記録。
そして、その候補者に将来また連絡してよいかを確認してください。
媒体の規約や、候補者の同意の範囲に関わる場合があります。個別の判断は専門家にご確認ください。
さらに、書き出したデータの保管も決めてください。
候補者の個人情報を含むため、保管の場所と期間、アクセスできる人を決める必要があります。
解約は、費用を止める作業ではなく、蓄積を回収する作業です。
回収してから止めてください。
休眠させるという選択
解約と継続の間に、休眠という状態があります。
休眠の形
最小のプランに下げる。契約は残すが、送信はしない。
送信を止めて、返信対応だけ続ける。
この形が可能かは、媒体によります。
向く場面
将来また使う見込みがある。
中の記録を保持したい。
再契約の手続きが重い。
そして、確認すること
最小のプランで、中の記録が見られるか。
再開の手続きと期間。
費用。
休眠の費用が、解約して再契約する費用を下回るなら、休眠が合理的です。
解約の手順
やる順番
一.中のデータを書き出す。四つ。
二.進行中の候補者がいないか確認する。返信待ち、やり取りの途中。
三.アカウントの権限を確認する。代行会社に渡していないか。
四.予告の期限を確認する。
五.解約を申し出る。
六.完了を確認する。
二番目です。
使っていない媒体でも、過去に送った候補者から返信が来ていることがあります。
そして、誰も見ていないため、気づいていません。
解約の前に、受信を確認してください。
返信が来ているなら、対応してから解約する。
放置したまま解約すると、その候補者には二度と届きません。
自動更新を管理する
惰性で残る最大の原因です。
管理の方法
媒体ごとに、更新日と予告の期限を一覧にする。
予告の期限の前に、確認の予定を入れる。
確認する人を決める。
そして、確認の時期は期限の一か月前にしてください。
判断の材料を揃える時間が要ります。
確認する内容
この期間で、どれだけ使ったか。
次の期間で使う見込みがあるか。
母数の状況。
この三つで判断できます。
解約した後
確認すること
支払いが止まっているか。
アカウントにアクセスできなくなったか。
書き出したデータが手元にあるか。
代行会社に渡した権限が外れているか。
そして、記録を残してください
いつ、どの媒体を解約したか。
書き出したデータの保管場所。
この記録があると、将来再契約するときに使えます。
「前にこの媒体を使っていて、この条件で運用していた」
この情報があると、再開が速い。
エラベルの見解
媒体の契約を整理するとき、「なぜ契約したか」を思い出してください。
多くの媒体は、特定の職種や時期のために契約されています。
そして、その目的が終わっても、契約だけが残る。
確認の質問
この媒体は、何のために契約したか。
その目的は達成されたか、または終わったか。
今、別の目的で使っているか。
この三つで、必要かどうかが分かります。
そして、二番目が「終わった」で三番目が「使っていない」なら、解約の対象です。
さらに、契約するときの習慣も変えてください。
契約の時点で、次を決めておく
何のために使うか。
いつまで使うか。
どうなったら止めるか。
誰が管理するか。
この四つを、契約の記録に残してください。
特に三番目です。
「この職種の採用が終わったら止める」
「母数が一定を下回ったら見直す」
止める条件を先に決めておくと、惰性で残りません。
そして、四番目。
管理者が異動や退職で替わるとき、引き継ぎの対象にしてください。
引き継がれない契約が、後から出てくる媒体になります。
入口で決めておくと、出口が簡単になります。
まとめ
- 棚卸しをする。特に直近で使った時期と管理者を埋める
- 惰性で残る最大の原因は自動更新
- 解約の基準は送信がない・母数がない・募集が終わった・他で足りる・管理者がいない
- 管理する人がいない媒体は、候補者を放置している
- 解約の前に送信済み記録・返信・条件・文面の四つを書き出す
- 書き出したデータの保管場所と期間を決める
- 休眠という選択もある。費用を比べて判断する
- 解約の前に、返信が来ていないかを確認する
- 更新日と予告の期限を一覧にし、一か月前に確認する
- 契約するときに、止める条件と管理者を決めておく
よくある質問
使っていない媒体をすぐ解約してよいですか
先に中のデータを書き出してください。送信済みの記録、返信のやり取り、検索条件、文面。これらは解約すると見られなくなることがあります。そして、返信が来ていないかも確認してください。放置したまま解約すると、その候補者には届きません。
休眠と解約のどちらがよいですか
将来また使う見込みと、費用で判断してください。休眠の費用が、解約して再契約する費用を下回るなら、休眠が合理的です。ただし、最小のプランで中の記録が見られるかを確認してください。条件は変わるため、公式情報でご確認ください。
自動更新を防ぐにはどうすればよいですか
媒体ごとに更新日と予告の期限を一覧にし、期限の一か月前に確認する予定を入れてください。そして、確認する人を決めます。契約するときに、止める条件と管理者を記録に残しておくと、惰性で残りません。