スカウト代行 / スカウト代行
アカウントの返却
契約が終わったので、媒体のアカウントを外した。ところが、渡していた権限は媒体だけではありません。採用管理システム、メール、チャット、共有のファイル、日程調整のツール。契約中に少しずつ増えていることがあります。この記事では、棚卸しの範囲と手順を整理します。
渡している可能性があるもの
一.スカウト媒体のアカウント。
二.採用管理システム。
三.メールのアカウントまたは共有の受信箱。
四.チャットツール。社内のワークスペースへの参加。
五.共有のファイル置き場。
六.日程調整のツール。
七.カレンダー。
八.求人媒体の管理画面。
九.名刺や社内の連絡網に載っている場合。
この九つを確認してください。
そして、契約中に追加されたものがないかを聞いてください。
「運用の中で、他に権限をお渡ししたものはありますか」
自社側で把握していないものが出てくることがあります。
棚卸しのやり方
渡したときの記録があれば、それを使います。
記録がない場合
各ツールの管理画面で、外部のアカウントを一覧する。
代行会社のドメインのメールアドレスを探す。
そして、個人のメールアドレスで登録されている場合もあります。
この場合、見つけにくい。
対応
代行会社に、使用していたアカウントの一覧を出してもらう。
そのうえで、自社側でも確認する。
両方から突き合わせると、漏れが減ります。
外す順番
一.候補者情報にアクセスできるものから。
二.社内の情報にアクセスできるもの。
三.その他。
この順番で外してください。
そして、進行中の候補者の対応が残っている場合、順番を調整します。
引き継ぎが終わるまで、必要な権限だけ残す。
この場合、いつまで残すかを決めてください。
期限を決めないと、残ったままになります。
エラベルの見解
権限の返却で、「外したことを確認する」までをやってください。
依頼して終わりにすると、外れていないことがあります。
確認の方法
各ツールの管理画面で、アカウントが消えているかを見る。
ログインの履歴を確認する。契約終了後のアクセスがないか。
共有リンクを確認する。リンクを知っていれば見られる設定になっていないか。
三番目が見落とされます。
ファイルの共有で、「リンクを知っている全員」に設定されていることがあります。
この場合、アカウントを外しても、リンクがあれば開けます。
候補者の情報を含むファイルなら、問題になります。
確認すること
共有の設定を、特定の人だけに変える。
または、リンクを無効にする。
そして、記録を残してください
いつ、何を外したか。
確認した日付。
この記録は、後から必要になることがあります。
社内の監査、情報の管理に関する確認、次の契約のとき。
そして、記録があると、次の契約で渡す権限も整理できます。
「前回はこれだけ渡した」
必要なものだけを渡す判断ができます。
権限は、渡すときより外すときのほうが難しい。
渡した記録がないと、外せません。
だから、渡すときに記録してください。一覧に一行足すだけです。
名義が代行会社の場合
媒体を代行会社の名義で契約していた場合。
確認すること
- アカウントがいつまで使えるか
- 中のデータを書き出せるか
- 自社名義に切り替えられるか
- 切り替えの手続きと期間
- 費用が発生するか
三番目ができるなら、それが最も良い形です。
媒体に直接問い合わせてください。
できない場合、書き出しが必要です
送信済みの記録。
返信のやり取り。
保存した検索条件。
テンプレートとして保存した文面。
この四つを、使えなくなる前に受け取ってください。
そして、期限を確認してください。
契約が終わると同時に見られなくなる場合があります。
自社名義の場合
媒体が自社名義なら、権限を外すだけです。
確認すること
- 代行会社のアカウントを削除したか
- 管理者の権限が自社にあるか
- パスワードを変更したか
- 二段階認証の設定が代行会社の連絡先になっていないか
四番目です。
設定のときに、代行会社の電話番号やメールアドレスが登録されていることがあります。
この場合、アカウントを外しても、認証の経路が残ります。
設定を確認して、自社の連絡先に変更してください。
そして、三番目。
共有していたパスワードは変更してください。
個別のアカウントを発行していた場合でも、確認してください。
メールとチャット
三番目と四番目の項目です。
確認すること
- 共有の受信箱から外れているか
- 転送の設定が残っていないか
- チャットのワークスペースから外れているか
- 過去のやり取りが見られる状態になっていないか
二番目が見落とされます。
候補者からのメールを代行会社に転送する設定を作っていた場合。
アカウントを外しても、転送は続きます。
設定を確認して、解除してください。
そして、四番目。
チャットのワークスペースから外れても、過去のやり取りをエクスポートしている場合があります。
契約書の秘密保持や、データの取り扱いに関する条項を確認してください。
期限を決める
返却の作業には期限を設けてください。
決めること
- 権限を外す期限
- データを受け取る期限
- 確認を完了する期限
そして、契約の終了日との関係を決めます。
終了日に一斉に外すか、段階的に外すか。
進行中の候補者がいる場合、段階的になります。
この場合、最終の期限を決めてください。
決めないと、いつまでも残ります。
エラベルの見解
アカウントの返却をきっかけに、次の契約で渡す範囲を見直してください。
契約中に権限が増えていくのは、その都度必要になるからです。
そして、増えた分は棚卸しの対象になります。
次に渡すときの考え方
業務に必要な範囲だけを渡す。
閲覧と編集を分ける。編集が要らないものは閲覧だけにする。
設定の変更や課金に関わる操作は、自社に残す。
期間を区切る。必要な期間だけ渡す。
このうち、三番目です。
媒体のプランの変更、契約の更新、追加の購入。
この操作は自社に残してください。
代行会社が操作できると、意図しない変更が起きることがあります。
そして、四番目。
一時的に必要な権限は、期間を決めて渡す。
終わったら外す。
この運用にすると、棚卸しの対象が増えません。
そして、渡した記録を残してください。
日付、対象、範囲、渡した理由。
この一覧があると、返却のときに漏れません。
権限の管理は、契約の入口で決まります。
入口で整理しておくと、出口が簡単になります。
まとめ
- 渡している可能性があるのは九つ。媒体だけではない
- 代行会社と自社の両方から一覧を出して突き合わせる
- 外す順番は候補者情報 → 社内情報 → その他
- 外れたことを確認する。ログインの履歴と共有リンクの設定
- 名義が代行会社なら、自社名義への切り替えを媒体に問い合わせる
- 自社名義でも、パスワードと二段階認証の連絡先を確認する
- メールの転送設定が残っていないか確認する
- 期限を決める。段階的に外す場合も最終の期限を決める
- 次の契約では、必要な範囲だけを期間を区切って渡し、記録する
よくある質問
どのアカウントを渡したか記録がありません
各ツールの管理画面で外部のアカウントを一覧してください。そのうえで、代行会社にも使用していたアカウントの一覧を出してもらいます。両方から突き合わせると漏れが減ります。個人のメールアドレスで登録されている場合があるため、注意してください。
進行中の候補者がいる間は権限を残すべきですか
引き継ぎが終わるまで、必要な権限だけ残す形が現実的です。ただし、いつまで残すかの期限を決めてください。決めないと残ったままになります。残す範囲も、候補者情報の閲覧など必要最小限に絞ってください。
代行会社名義の媒体アカウントはどうなりますか
契約終了とともに使えなくなることがあります。自社名義に切り替えられるかを媒体に問い合わせてください。切り替えられない場合、送信済みの記録・返信・検索条件・文面を、使えなくなる前に書き出してもらう必要があります。期限を確認してください。