スカウト代行 / スカウト代行
スカウト代行に渡す前に用意する情報
スカウト代行に依頼するとき、渡す情報の量が結果を決めます。求人票だけを渡すと、返ってくる文面も求人票の範囲になります。そして、検索条件も表面的なものになる。この記事では、用意する材料と、渡す順番を整理します。導入の流れは導入から稼働までの流れにまとめています。
用意する五つ
一.採用要件。必須と歓迎を分け、落とす理由を三つ書いたもの。
二.過去の採用実績。通した候補者と落とした候補者の経歴を、理由とともに。
三.現場の情報。どんな人が活躍しているか、辞めた人はなぜ辞めたか、面接で意見が割れるのはどんな候補者か。
四.候補者に伝えたいこと。事業の内容、任される範囲、環境。訴求の材料です。
五.自社側の対応の速さ。返信が来てから面談までの流れ、判断の所要日数。
この五つのうち、四番目がスカウト特有の材料です。応募を待つ採用と違い、スカウトはこちらから声をかけて興味を持ってもらう必要があります。
スカウトで特に効く情報
候補者の現職での状況。どういう環境から来る人が多いか、何に不満を持っていそうか。文面の切り口になります。
自社に来た人が何に魅力を感じたか。入社した人に聞けば分かります。訴求の材料として、これ以上のものはありません。
辞退された理由。何が決め手にならなかったか。先回りして書ける材料になります。
競合と比べた自社の位置。条件、規模、事業の段階。候補者が比較する対象です。
求人票に書いていない情報。組織の状況、任される範囲の実態、これから始まる取り組み。
この五つは、求人票には載っていません。そして、返信率を分けるのはここです。
求人票の内容を並べた文面は、候補者から見ればどれも同じに見えます。書かれていない情報が入っていると、読まれます。
渡す順番
一.要件と落とす理由。最初に渡します。これがないと、条件が組めません。
二.過去の実績。要件を具体化する材料になります。
三.候補者に伝えたいこと。文面の材料。
四.現場の情報。要件の背景として。現場責任者との面談を設定できるなら、そのほうが伝わります。
五.自社側の対応の速さ。運用が始まる前に共有します。
この順番で渡すと、代行側の理解が積み上がります。大量の資料を一度に渡すと、読み込むだけで時間がかかります。
エラベルの見解
スカウトで渡す情報のうち、最も効くのに最も渡されないのが「入社した人が何に魅力を感じたか」です。
求人票には、会社が伝えたいことが書かれています。事業の内容、募集の背景、求める人物像。ところが、実際に入社を決めた人が魅力を感じた点は、それとずれていることがあります。
「入社の決め手は何でしたか」と聞いてみてください。面接で聞いた現場の話、任される範囲の広さ、意思決定の速さ。求人票に書かれていない理由が出てくることがあります。
そして、この情報はそのままスカウトの文面に使えます。「実際に入社した方からは、この点を評価いただいています」。具体的で、他社の文面と差がつきます。
聞くのは簡単です。入社して数か月経った人に、五分聞くだけ。入社時の面談や、定期の面談の中でも聞けます。
そして、この情報は数人分たまると傾向が見えます。何が刺さるのかが分かれば、訴求の設計も変わります。
求人票を作るときにも使えます。渡す情報を用意する作業は、自社の訴求を整理する作業でもあります。
形式
文書で渡す。口頭の説明は、担当者が交代すると失われます。
編集できる形式で。相手が加筆できる形にしておくと、要件の文書として育てられます。
置き場所を決める。共有のドライブか、採用管理システム。メールの添付で散らばらせないでください。
更新のルールを決める。要件が変わったとき、誰が更新するか。古い情報のまま使われると、ずれの原因になります。
個人情報を含むものは扱いに注意する。過去の候補者の経歴を渡す場合、特定できる形を避けるか、取り扱いの取り決めを確認してください。
用意できないとき
要件が固まっていない
- 固まっていないことを伝える
- 設計から相談できる相手かを確認する
- 現場と話す機会を作ってもらう
過去の実績が記録されていない
- 思い出せる範囲で構いません
- 直近で採用した人、落とした人。数件でも基準は伝わります
- 今後は記録を残す運用にする
現場の時間が取れない
- 人事が現場から聞いた内容を文書にする
- 活躍している人、辞めた人の理由、意見が割れる候補者。この三つがあれば伝わります
訴求の材料がない
- 入社した人に聞く
- 面接官に、候補者からよく出る質問を聞く
- 辞退の理由を思い出す
用意できないこと自体は問題ではありません。伝えないまま進めることが問題です。
渡した後に確認すること
最初の検索条件を見る。要件が条件に翻訳されているか。外している層と、その理由を聞きます。
最初の文面を見る。渡した情報が使われているか。求人票の内容だけになっていないか。
質問の内容を見る。何を聞いてくるか。要件の背景を掴もうとしているかが分かります。
この三つで、情報が伝わったかが確認できます。
そして、ずれがあれば早く伝えてください。立ち上げ期のずれは、後の運用に響きます。
情報は更新する
運用が始まると、新しい材料が出てきます。
返信の内容。候補者が何を気にしているか。
辞退の理由。何が決め手にならなかったか。
面談での反応。事前の説明が伝わっているか。
入社した人の声。何に魅力を感じたか。
この四つを、四半期に一度でも代行に共有してください。渡す情報が増えると、文面の質も上がります。
そして、一度渡して終わりにしないでください。情報は運用の中で増えていきます。
エラベルの見解
情報を渡す作業を、「相手のための準備」ではなく「自社の整理」と捉えてください。
要件を一枚にまとめる。落とす理由を三つ書く。訴求の材料を集める。これらは、スカウトに限らず採用全般で使えます。
求人票を書き直すときにも使えますし、面接官への共有にも使える。新しい担当者が入ったときの引き継ぎ資料にもなります。
そして、作ってみると決まっていないことが見つかります。落とす理由が書けない、訴求の材料が出てこない、現場の状況が把握できていない。
これらは、代行に依頼するかどうかに関わらず整えるべき部分です。
だから、依頼の準備として作った文書は、依頼しなかった場合でも残ります。
そして、この文書があるかどうかで、選べる相手も変わります。渡す材料が揃っていれば、経験の浅い担当者でも回せる。条件を緩められるぶん、選択肢が広がります。
準備は自社のためにやってください。結果として、相手にも伝わります。
まとめ
- 用意するのは、要件・過去の実績・現場の情報・訴求の材料・自社の対応の速さ
- スカウト特有なのは訴求の材料。応募を待つ採用とは違い、興味を持ってもらう必要がある
- 効くのは、現職での状況・入社した人が何に魅力を感じたか・辞退の理由・競合との比較・求人票にない情報
- 渡す順番は、要件 → 過去の実績 → 訴求の材料 → 現場の情報 → 対応の速さ
- 形式は文書で、編集できる形で。置き場所と更新のルールを決める
- 用意できないことは問題ではない。伝えないまま進めることが問題
- 渡した後は、検索条件・文面・質問の内容で伝わったかを確認する
- 情報は運用の中で増える。四半期に一度は更新して共有する
よくある質問
求人票を渡せば足りますか
足りません。求人票に書かれているのは、会社が伝えたいことです。候補者が知りたいことや、他社と比べた自社の位置は書かれていません。落とす理由、入社した人が魅力を感じた点、辞退の理由。この三つを足すだけでも、文面の質が変わります。
過去の実績が残っていません
思い出せる範囲で構いません。直近で採用した人の経歴と採った理由、落とした人の経歴と落とした理由。数件でも基準は伝わります。あわせて、今後は記録を残す運用にしておくと、次の依頼のときに使えます。
訴求の材料が思いつきません
入社した人に「入社の決め手は何でしたか」と聞いてみてください。求人票に書かれていない理由が出てくることがあります。あわせて、面接官に「候補者からよく出る質問」を聞くと、何が気にされているかが分かります。