立ち上がりまでの期間

スカウト代行を契約してから、実際に成果が見えるまでにどのくらいかかるか。期間は工程を積み上げれば見立てられます。準備、条件と文面の設計、試験的な送信、本格的な運用。それぞれに時間がかかり、合計が全体になります。この記事では、各工程の見立てと、短くする方法を整理します。導入の流れは導入から稼働までの流れにまとめています。

工程を積み上げる

一.要件の共有。何を採りたいか、どういう人は見送るか。要件が言語化されていれば短く、これから詰めるなら時間がかかります。

二.権限の付与。媒体のアカウント、採用管理システム、連絡の手段。社内の手続き次第です。

三.条件と文面の設計。検索条件を組み、母数を確認し、文面の型を作る。

四.自社の確認。条件と文面を確認し、修正する。確認が遅れると、ここで止まります。

五.試験的な送信。少量を送り、反応を見る。

六.調整。反応を見て、条件や文面を直す。

七.本格的な運用。量を増やす。

八.返信から面談まで。返信が来て、日程が決まり、面談が実施される。

この八つを足したものが、成果が見えるまでの期間になります。

各工程で時間がかかる要因

一.要件の共有

• 社内で意見が割れている
• 現場と話す時間が取れない
• 落とす理由が言語化されていない

二.権限の付与

• 社内の承認手続き
• 情報システム部門の確認
• 媒体の契約が未了

三.条件と文面の設計

• 母数が想定より少なく、条件の組み直しが発生
• 職種が多い
• 担当者にその媒体や職種の経験がない

四.自社の確認

• 確認する人の時間が取れない
• 修正の往復が続く

このうち、一番目と二番目が最も遅れやすい。どちらも自社側の要因です。

遅れの多くは自社側

代行側の作業は、自社の準備が終わってから始まる部分が多い。

要件が渡されないと、条件は組めません。権限がないと、管理画面に入れません。確認が返らないと、送信できません。

そして、代行は待つことしかできません。

だから、期間を短くしたいなら、自社の準備を早めてください。

契約が決まった時点で権限の手続きを始める。承認に時間がかかるなら、契約の交渉と並行して進めます。

要件は契約の前に整理しておく。必須と歓迎、落とす理由。一枚で足ります。

確認の期限を決める。「条件と文面が上がってから二営業日以内に返す」。

この三つで、立ち上がりはかなり短くなります。

エラベルの見解

立ち上がりの期間で、「試験的な送信」の期間を削らないでください。ここを飛ばすと、後で戻ることになります。

早く量を送りたい気持ちは分かります。契約したのだから、早く候補者を集めたい。

ところが、条件や文面がずれていた場合、大量に送ってから気づくことになります。

そして、一度送った候補者には、すぐには送り直せません。母数が限られている職種では、これが痛手になります。

だから、少量を送って反応を見てください。返信が来るか、どんな返信が来るか。

ここで確認できることは多い。条件が合っているか（そもそも該当者がいるか）、文面が読まれているか、訴求が響いているか。

この期間は数日から一、二週間で足ります。全体から見れば短い。

そして、複数の文面を試せると、判断の材料が増えます。同じ条件で、違う型を送る。どちらの反応が良いかが見えます。

急いで量を送るより、少量で確かめてから増やす。これが結果的に速い進め方です。

成果が見えるまで

送信から返信までに時間があります。候補者が媒体を見るタイミングによります。

返信から面談までにも時間があります。日程の調整、候補者の都合。

だから、送信した週に成果が出るわけではありません。

そして、件数が少ないうちは、返信率も安定しません。数件の返信では、傾向は読めない。

判断は、件数が溜まってからにしてください。一週間の数字で判断すると、偶然に振り回されます。

判断の時期

立ち上げ期に成果で判断しない。準備の期間なので、数字は出ません。

試験的な送信の後。条件と文面が合っているかの判断。成果ではなく、反応の傾向を見ます。

一巡した後。送信から面談までの流れが一度回ってから、全体の判断をします。

そして、途中の工程の数字は早い段階でも見られます。送信件数、母数、開封の状況。ここが動いていれば、進んでいます。

採用人数だけを見ると、判断が遅れます。

短くする方法

契約前にできること

• 要件を一枚にまとめる（必須と歓迎、落とす理由）
• 過去の採用実績を整理する
• 権限の付与の手続きを確認しておく
• 媒体の契約を済ませておく

契約直後にできること

• 権限を速やかに付与する
• 情報を文書でまとめて渡す
• 現場責任者との面談を設定する
• 確認の期限を決める

この八つのうち、四番目（媒体の契約）が見落とされやすい。媒体が契約されていないと、条件も組めません。

職種が複数ある場合

職種ごとに立ち上げの工程が要ります。要件の共有、条件の設計、文面の作成。

同時に立ち上げると、どれも中途半端になります。

優先順位をつけてください。最も急ぐ職種、または最も難易度の高い職種から。

そして、一つ目が回り出してから次に進む形が現実的です。運用の型ができていれば、二つ目は速く立ち上がります。

立ち上がりの確認

成果物が揃っているか。要件の整理、検索条件、文面の型。

権限が渡されているか。管理画面に入れる状態か。

試験的な送信が済んでいるか。反応の傾向が見えているか。

確認の往復が減っているか。判断の基準が共有され、代行が自分で判断できる範囲が広がっているか。

この四つが揃ったら、立ち上げは完了です。あとは量を増やし、改善を回す段階に移ります。

エラベルの見解

立ち上がりの期間を見立てるときに、自社側の所要日数も入れてください。ここを入れないと、見立てが外れます。

代行の作業だけで期間を計算すると、実際より短く見積もることになります。要件の確認、条件と文面の確認、質問への回答。それぞれに自社の時間がかかります。

そして、確認が一日遅れるごとに、全体が一日延びます。

だから、商談の段階で聞いてください。「自社側でお願いすることは何ですか」「それぞれ、どのくらいで返す必要がありますか」。

具体的な答えが返る相手は、運用の経験があります。

そして、その日数を守れる体制があるかを確認してください。確認する人が忙しい、承認に階層がある。この状態だと、決めた日数は守れません。

守れないなら、日数を伸ばして見立ててください。実態に合った見立てのほうが、計画が立ちます。

そして、確認の担当を決めてください。誰が、いつまでに返すか。決めていないと、後回しになります。

立ち上がりの速さは、自社の準備と確認の速さで決まります。

まとめ

• 期間は、要件の共有・権限・条件と文面・自社の確認・試験送信・調整・本格運用・返信から面談を積み上げる
• 最も遅れやすいのは、要件の共有と権限の付与。どちらも自社側
• 代行の作業は、自社の準備が終わってから始まる部分が多い
• 「試験的な送信」の期間を削らない。少量で確かめてから増やす
• 送信した週に成果は出ない。件数が溜まってから判断する
• 短くするには、契約前に要件と権限と媒体契約を済ませる
• 職種が複数なら、優先順位をつけて一つずつ
• 見立てには自社側の所要日数も入れる

よくある質問

契約してすぐに送信を始められませんか

要件が言語化されていて、権限もすぐ渡せて、媒体も契約済みなら、準備の期間は短く済みます。ただし、条件と文面の設計には時間がかかります。そして、試験的な送信の期間を置くほうが、結果的に速く進みます。

成果が見えるまでどのくらいですか

送信から返信、返信から面談までの流れが一度回るまでは、全体の判断はできません。職種と母数によって変わります。商談の段階で、その職種での見立てを聞いてください。あわせて、途中の工程の数字は早い段階から見られます。

立ち上がりが遅れています

原因を工程で切り分けてください。要件が確定していない、権限が付与されていない、確認が返っていない。自社側に原因があることも少なくありません。稼働報告で、どの工程で止まっているかを確認してから判断します。