送信数の上限をどう決めるか

スカウトの送信数に上限を置くか。置いておかないと、費用が振れます。そして、送信数を追う運用になると、条件が広がり書き分けが減ります。この記事では、上限の決め方と、上限に近づいたときの運用を整理します。アプローチできる人数の見立ては月に何名にアプローチできるかにまとめています。

上限を置く三つの理由

一.費用の管理。送信の枠や従量課金がある媒体では、送信数がそのまま費用になります。

二.質の維持。件数を追うと、条件が広がり、書き分けが減ります。返信率が落ちます。

三.母数の管理。一度に送り切ると、翌月以降に送る相手がいなくなります。期間をかけて配分する判断です。

この三つのうち、一番目が分かりやすい理由です。ただし、二番目と三番目も実務では効きます。

上限の決め方

費用から決める

• 月あたりの予算
• 送信一件あたりの費用（媒体の枠、従量課金）
• 割ると、上限が出ます

母数から決める

• 条件に合う候補者の数
• 何か月で送り切るか
• 割ると、月あたりの配分が出ます

稼働から決める

• 週あたりの稼働時間
• 一件あたりの所要時間（書き分けの度合いによる）
• 割ると、送れる件数が出ます

この三つを計算して、最も小さいものを上限にしてください。

そして、職種ごとに配分してください。まとめて一つの上限にすると、片方の職種に偏ります。

質から決める

送信数を増やすと、質は下がる傾向があります。

同じ稼働で件数を増やすには、書き分けを減らすか、条件を広げるしかありません。

だから、質を優先するなら上限を低めに置いてください。

判断の材料

• 母数が薄い職種か（薄いなら質を優先）
• 会社の知名度（低いなら文面で戦う必要がある）
• 返信率の現状（低いなら、量より質）

母数が薄い職種では、一件あたりの重みが増します。送れる相手が限られているなら、丁寧に送るほうが結果につながります。

エラベルの見解

上限を決めるときに、「上限を目標と混同しないでください」。ここが運用を分けます。

上限は、超えてはいけない線です。目標は、達成すべき数字です。

この二つを混同すると、上限が目標になります。「月に何件まで」が「月に何件送る」に変わる。

そして、上限まで送ることが目的になると、質が落ちます。件数を満たすために、条件を広げ、書き分けを減らす。

上限に達しない月があってもよい。母数が薄い、良い候補者が少ない、条件を絞った。理由があるなら問題ありません。

だから、上限を伝えるときに一言添えてください。「上限までは送ってよいですが、達成する必要はありません」。

そして、送信数を評価の指標にしないでください。返信率と面談設定率を並べて見る。

上限は、費用と質を守るための制約です。目標ではありません。

この区別を伝えておくと、運用の質が保たれます。

上限に近づいたときの運用

事前に連絡が来る形にしてください。上限の一定割合に達した時点で連絡。

連絡が来たら、判断すること

• 上限を超えて送るか（費用が発生します）
• そのまま止めるか
• 翌月に回すか

判断の基準を先に決めておいてください。「上限は超えない」「良い候補者がいれば、この範囲まで超えてよい」。

そして、上限を超える場合の承認の手続きを決めてください。誰が判断するか、どのくらいで返せるか。

手続きが重いと、判断が遅れて機会を逃します。

上限がない場合に起きること

費用が読めない。特に、従量課金の媒体では支出が振れます。

件数を追う運用になりやすい。評価の基準が件数になると、質が落ちます。

母数が早く枯れる。一度に送り切ると、翌月以降に送る相手がいなくなります。

条件が広がる。件数を出すために、要件から外れた候補者にも送ることになります。

この四つのうち、三番目が後で効きます。枯れた後に、条件を広げるか媒体を追加するかの判断を迫られます。

下限も決めるか

上限だけでなく、下限を決める形もあります。

下限を決める場合

• 一定の件数は送る、という約束
• 稼働が空くのを防ぐ

下限を決めない場合

• 良い候補者がいなければ送らない
• 質を優先できます

多くの場合、下限は決めないほうが噛み合います。母数や候補者の質は月によって変わります。

そして、下限を決めると、それが目標になります。件数を満たすために、条件を広げることになる。

稼働が空くことを心配するなら、余った時間の使い道を決めておいてください。文面の見直し、条件の整理、返信対応の充実。

職種ごとの配分

職種ごとに上限を決めてください。

まとめて一つの上限にすると、片方の職種に偏ります。そして、成果が出やすい職種に寄ります。

配分の決め方

• 事業への影響（どの職種が急ぐか）
• 母数の状況（薄い職種は上限も低くなる）
• 難易度（難しい職種に時間をかける）

そして、配分は四半期に一度でも見直してください。優先順位は変わります。

契約に書く

• 月あたりの上限（職種ごと）
• 上限に近づいたときの連絡の基準
• 上限を超える場合の手続き
• 枠の消費の報告

この四つを契約か運用のルールに書いておいてください。

そして、上限は変更できる形にしてください。職種が増えた、母数が変わった。状況によって調整が要ります。

変更の手続きも決めておくと、期中の調整が速くなります。

上限と実績を見る

毎月、上限に対する実績を確認してください。

上限まで送っている。母数に余裕があり、稼働も足りている。上限を上げるか、このまま続けるかの判断。

上限に達していない。母数が薄い、稼働が足りない、選定で絞っている。理由を確認してください。

上限を超えそうになる。判断の機会です。

そして、実績と返信率を並べて見てください。送信数が増えても返信が増えていないなら、質が落ちている可能性があります。

エラベルの見解

上限を決めるときに、「返信対応の稼働も見込んでください」。ここが抜けると、運用が詰まります。

送信数を上限まで設定すると、稼働のほとんどが送信に使われます。そして、返信が来たときに対応する時間がなくなります。

返信は、送信の後に来ます。送信が多い月ほど、翌月の返信も多くなる。

だから、送信の上限は、返信対応の時間を残した上で決めてください。

目安として、稼働の一定割合を返信対応に確保する。件数が読めなくても、時間を確保しておく。

そして、返信対応が追いつかないなら、送信を減らす判断もあります。

送っても対応できないなら、送らないほうがよい。返信を放置すると、候補者の印象が落ちます。

送信数と返信対応は、セットで設計してください。片方だけを最大化すると、もう片方が詰まります。

上限は、運用全体が回る範囲で決める。これが基準です。

まとめ

• 上限を置く理由は、費用の管理・質の維持・母数の管理
• 決め方は、費用・母数・稼働の三つから計算し、最も小さいものを採る
• 母数が薄い職種は、質を優先して上限を低めに
• 上限を目標と混同しない。「達成する必要はない」と伝える
• 上限に近づいたら事前に連絡が来る形にし、判断の基準を先に決める
• 上限がないと、費用が読めず、件数を追う運用になり、母数が早く枯れる
• 下限は決めないほうが噛み合うことが多い
• 上限は、返信対応の時間を残した上で決める

よくある質問

上限を決めると機会を逃しませんか

上限を超える場合の手続きを決めておけば、機会は逃しません。「良い候補者がいれば、この範囲まで超えてよい」という形にしておくと、判断も速くなります。上限は超えられない線ではなく、判断の機会として設計してください。

上限に達しない月が続きます

母数が薄い、稼働が足りない、選定で絞っている。理由を確認してください。母数が原因なら、条件を広げるか媒体を追加する判断になります。理由が説明できるなら、上限に達しないこと自体は問題ではありません。

上限を上げるべきか判断できません

返信率と面談設定率を見てください。送信数を増やしても返信率が保たれるなら、上げる余地があります。逆に、既に返信率が下がっているなら、上げても結果は増えません。あわせて、返信対応の稼働が足りるかも確認してください。