複数媒体を1社にまとめるか

複数の媒体でスカウトを運用する場合、一社にまとめるか、媒体ごとに分けるか。媒体には運用の癖があり、経験の有無が結果に出ます。一方で、分けると管理の手間が増え、候補者の重複という問題も生じます。この記事では、それぞれの利点と、判断の基準を整理します。採用代行全般の集約と分散は集約するか業務ごとに分けるかにまとめています。

まとめる利点

候補者の重複を判定できる。同じ候補者が複数の媒体に登録していることがあります。一社が全体を見ていれば、重複を避けられます。

情報が集約される。どの媒体でどんな反応があったか、一箇所で分かります。

媒体の使い分けができる。職種によって効く媒体が違う場合、配分を調整できます。

管理が単純。窓口が一つ、報告も一つ、定例も一つ。

そして、費用の管理もしやすい。全体の稼働と枠の配分を、一つの契約で見られます。

分ける利点

媒体の経験を活かせる。媒体ごとに得意な会社に頼める。運用の癖を知っている担当者が入ります。

比較ができる。同じ職種で、媒体ごとの結果を比べられる。

依存を避けられる。一社が止まっても、他の媒体は動きます。

そして、媒体に特化した会社があります。特定の媒体の運用を専門にしている場合、知見が深いことがあります。

候補者の重複という論点

分けた場合、最も注意が要る点です。

同じ候補者が複数の媒体に登録していることがあります。そして、別々の会社が運用していると、同じ候補者に別々の媒体からスカウトが届きます。

候補者から見ると、同じ会社から二通届いた状態です。しかも、文面が違う。印象は落ちます。

対処

• 接触の記録を自社の環境に集約する。誰に、いつ、どの媒体で送ったか
• 送信の前に、記録を確認する運用にする
• 各社に、記録の確認を義務づける

この三つのうち、一番目が前提になります。媒体の機能では、媒体をまたぐ重複は判定できません。

自社の採用管理システムに記録を集約してください。ここが判定の根拠になります。

エラベルの見解

判断の基準を一つ挙げるなら、「社内に全体を見る人がいるか」です。

分ける形は、複数の窓口を管理することになります。各社の報告を読み、数字を並べ、重複を確認し、配分を調整する。この作業を誰がやるか。

社内に司令塔がいるなら、分ける形の利点を取りにいけます。媒体ごとに経験のある会社を選び、比較もできる。

一方、管理する人がいないと、分けた結果として全体が見えなくなります。各社の報告は届くが、全体像を持っている人がいない。重複も防げません。

だから、分ける前に管理の体制を確認してください。

そして、管理の手間は社数に比例します。定例が二回になり、報告も二種類になり、契約の更新時期もずれる。この負担が、媒体の経験による利点を上回ることがあります。

多くの場合、まず一社にまとめて、必要が生じたら分けるという順番が現実的です。

最初から分けると、管理の設計ができていないまま社数が増えます。

判断の基準

社内に全体を見る人がいるか。いないなら、まとめる形が向きます。

媒体ごとに得意な会社があるか。特化した会社の知見が必要な場合に、分ける意味が出ます。

媒体の数。二つ程度なら、一社でも対応できることが多い。数が増えると、一社では経験が追いつかないことがあります。

候補者の重複の可能性。同じ職種で複数の媒体を使うなら、重複は起きやすい。まとめるほうが管理しやすい。

費用。分けると、それぞれに稼働の下限がかかることがあります。合計が上がることも。

この五つで判断してください。

一社にまとめる場合

確認すること

• 使う予定の媒体すべての運用経験があるか
• 経験がない媒体がある場合、どう補うか
• 媒体ごとの枠の配分をどう決めるか
• 媒体ごとの数字を分けて報告してもらえるか

四番目が重要です。まとめて報告されると、どの媒体が効いているか分かりません。媒体別に分けて出してもらってください。

そして、経験のない媒体がある場合の対処を決めてください。期間を長めに見る、段階的に始める、媒体側の窓口に聞いてもらう。

分ける場合

確認すること

• 接触の記録を自社に集約する仕組みがあるか
• 各社に、重複の確認を義務づけているか
• 職種ごとの担当を明確にしているか
• 報告の様式を揃えられるか
• 定例をどう回すか（合同か、個別か）

一番目と二番目が前提です。これがないと、候補者に重複して届きます。

四番目も効きます。報告の様式が違うと、比較の作業に時間がかかります。項目を揃えてもらってください。

五番目は、合同で行う形も検討できます。各社が同じ場で報告すると、比較もしやすく、時間も短く済みます。ただし、各社が話しにくくなる可能性もあります。

媒体の名義

分ける場合、媒体の契約は自社名義にしてください。

各社が自社の名義で契約する形だと、契約が終わったときにデータへアクセスできなくなります。

そして、送信履歴も失われます。次の会社が同じ候補者に送ることになる。

自社名義にして、各社にアクセス権を渡す形が管理しやすい。扱いは媒体アカウントの権限設定にまとめています。

途中で変える

まとめる形から分ける形へ。特定の媒体で結果が出ない、その媒体に強い会社が見つかった。

分ける形からまとめる形へ。管理の負担が大きい、社内の司令塔が抜けた。

どちらの移行でも、接触の記録が自社にあれば軽く済みます。

そして、契約の更新時期を確認してください。時期がずれていると、移行に時間がかかります。

エラベルの見解

媒体を分けるかどうかを考えるときに、「媒体ごとに何が違うのか」を確認してください。

同じスカウトでも、媒体によって候補者の層が違い、効く文面も違います。そして、管理画面の操作にも慣れが要ります。

だから、媒体の経験には価値があります。

ところが、その差がどのくらいかは、実際に運用してみないと分かりません。

そして、一社にまとめても、担当者がその媒体の経験を持っていれば問題ありません。会社の得意領域より、入る担当者の経験のほうが直接的です。

だから、判断の前に聞いてください。「この媒体の運用経験はありますか」「どのくらいの期間、どんな職種で使いましたか」。

経験のある担当者が入るなら、一社にまとめても運用は回ります。

逆に、複数の会社に分けても、それぞれの担当者に経験がなければ意味がありません。

会社を分けるかどうかより、担当者の経験を確認するほうが先です。

まとめ

• まとめる利点は、重複の判定・情報の集約・使い分け・管理の単純さ
• 分ける利点は、媒体の経験・比較・依存の回避
• 分けた場合の最大の論点は候補者の重複
• 媒体をまたぐ重複は、自社の環境に記録を集約しないと判定できない
• 判断の基準は「社内に全体を見る人がいるか」
• まず一社にまとめ、必要が生じたら分ける順番が現実的
• 分けるなら、媒体の契約は自社名義にする
• 会社を分けるより、担当者の経験を確認するほうが先

よくある質問

媒体が二つなら分けるべきですか

二つ程度なら、一社でも対応できることが多い形です。ただし、両方の媒体の運用経験があるかを確認してください。経験がない媒体がある場合、どう補うかを聞きます。管理の手間を考えると、まとめるほうが軽く済みます。

分けた場合、重複はどう防ぎますか

自社の採用管理システムに接触の記録を集約し、各社に送信前の確認を義務づけてください。媒体の機能では、媒体をまたぐ重複は判定できません。記録の集約が前提になります。

媒体に特化した会社のほうが良いですか

その媒体の運用経験は期待できます。ただし、会社の特化より、実際に入る担当者の経験のほうが直接的です。特化していない会社でも、経験のある担当者が入れば運用は回ります。担当者の経歴を確認してください。