候補者データの削除

契約が終わったあと、代行会社の手元に候補者の情報が残っているか。この確認は、権限を外すこととは別の作業です。媒体の外に書き出されたデータは、アカウントを外しても残ります。この記事では、削除の範囲と確認の方法を整理します。個人情報の取り扱いについては、自社の規程と照らして専門家にご確認ください。

どこにデータがあるか

代行会社側に残りうる場所

• 媒体の外に書き出した候補者リスト
• 管理用の表計算ファイル
• メールの送受信履歴
• チャットでのやり取り
• 代行会社の管理システム
• バックアップ
• 再委託先

この七つを確認してください。

そして、六番目と七番目が見落とされます。

バックアップは、削除の対象から漏れることがあります。

再委託先がある場合、そちらにも残っています。

運用の形で残り方が変わる

媒体の管理画面だけで作業していた場合

代行会社側には、ほとんど残りません。アカウントを外せば見られなくなります。

候補者リストを書き出して管理していた場合

代行会社のファイルとして残ります。

まず、どちらの運用だったかを確認してください。

確認の仕方

「候補者の情報を、媒体の外に書き出して管理していましたか」

書き出していた場合、その形式と場所を聞く。

そして、契約中に確認しておくのが本来の形です。

終了時に初めて聞くと、把握できていなかったことになります。

削除を依頼する

依頼する内容

• 対象。何を削除するか
• 範囲。バックアップと再委託先を含むか
• 期限。いつまでに
• 方法。どう削除するか
• 報告。完了の連絡

五番目です。

削除したことの報告を求めてください。

書面で受け取る形にすると、記録が残ります。

そして、二番目。

バックアップを含めるかは、代行会社の運用によります。

すぐに消せない場合もあります。その場合、いつまでに消えるかを確認してください。

エラベルの見解

削除を依頼する前に、「自社が受け取るもの」を先に確定させてください。

順番を間違えると、必要なデータまで消えます。

先に受け取るもの

送信済みリスト。誰にいつ送ったか。

返信の記録。

進行中の候補者の状況。

この三つは、削除の前に受け取ってください。

そして、受け取ったことを確認してから、削除を依頼します。

確認の仕方

受け取ったファイルを開く。

内容が揃っているかを見る。

足りないものを聞く。

この確認が終わってから、削除の依頼を出してください。

逆の順番だと、後から足りないものが分かっても、もう消えています。

そして、受け取ったデータの扱いも決めてください。

自社側でも、候補者の個人情報を持つことになります。

保管の場所、アクセスできる人、保管の期間。

この三つを決めてください。

代行会社に削除を求めながら、自社では管理せずに置いておく。この状態は整合しません。

そして、自社の個人情報に関する規程と照らして、扱いを確認してください。

保管の期間や方法については、専門家にご確認ください。

削除の話は、代行会社側だけの問題ではありません。

受け取った側の管理も含めて設計してください。

何を残すか

すべてを削除すると、困ることがあります。

残す必要があるもの

業務の記録。何をやったかの証跡。

請求の根拠。稼働の記録。

これらは、個人が特定される情報を含まない形にできます。

そして、契約に定めがある場合は、それに従います。

判断が難しい部分です。

個人が特定される情報と、業務の記録を分けて考えてください。

そして、線引きについては専門家にご確認ください。

確認の方法

削除されたかを、発注側が直接確認することはできません。

できること

書面での報告を受け取る。何を、いつ、どの範囲で削除したか。

削除の方法を確認する。

再委託先を含むかを確認する。

そして、これは信頼に基づく確認です。

だから、契約の段階で信頼できる会社を選ぶことが前提になります。

確認しておくこと

個人情報の取り扱いに関する社内の規程があるか。

過去に事故がなかったか。

再委託の有無と、再委託先の管理。

この三つを、契約前に確認してください。

契約に書いておく内容

終了時にもめないよう、締結時に決めてください。

書く内容

• 契約終了後の候補者情報の取り扱い
• 削除の範囲。バックアップ、再委託先を含むか
• 削除の期限
• 削除の報告
• 業務の記録として残すものの範囲

そして、条項の作り方については専門家にご確認ください。

書かれていない場合、終了時の交渉になります。

そして、交渉の時点では、既に関係が終わりかけています。

丁寧な対応を期待しにくい状態です。

契約中にできること

そもそも、代行会社側にデータが残らない運用にできます。

方法

媒体の管理画面だけで作業してもらう。書き出しをしない。

自社の採用管理システムに入力してもらう。代行会社のファイルを作らない。

共有のファイル置き場を自社のものにする。代行会社の環境にファイルを置かない。

この三つで、残るデータが大きく減ります。

そして、契約時に決めておいてください。

運用が始まってから変えるのは難しい。

既に作られたファイルがあるからです。

エラベルの見解

候補者データの扱いで、「候補者から見てどうか」という視点を持ってください。

候補者は、自分の情報が誰に渡っているかを知りません。

媒体に登録した情報が、代行会社の担当者に見られている。

多くの場合、これは媒体の利用規約の範囲内です。ただし、候補者が具体的に想像しているとは限りません。

だから、扱いは慎重にしてください。

具体的には

必要な範囲だけを扱う。書き出す必要がなければ書き出さない。

アクセスできる人を絞る。

契約が終わったら消す。

そして、候補者から問い合わせがあった場合の対応も決めておいてください。

「自分の情報をどう扱っているか」という問い合わせ。

誰が答えるか、何を答えるか。

この対応は自社が持つ形が基本です。

代行会社に任せる場合でも、回答の内容は自社が決めてください。

そして、対応の方法については専門家にご確認ください。

スカウトは、候補者が求めていない接触から始まります。

だからこそ、情報の扱いは丁寧にする。

この姿勢は、候補者への対応の質にも表れます。

そして、それは採用の結果にもつながります。

まとめ

• 残りうる場所は七つ。特にバックアップと再委託先
• まず媒体の外に書き出していたかを確認する
• 削除の依頼には対象・範囲・期限・方法・報告を含める
• 自社が受け取るものを先に確定させてから削除を依頼する
• 受け取ったデータの保管場所・アクセスできる人・保管期間を決める
• 業務の記録は、個人が特定される情報と分けて考える
• 確認は書面での報告による。契約前に会社の管理体制を確認しておく
• 締結時に終了後の取り扱いを契約に書く
• 契約中から、代行会社側にデータが残らない運用にできる

よくある質問

削除されたことをどう確認できますか

発注側が直接確認することはできません。書面での報告を受け取り、削除の範囲と方法、再委託先を含むかを確認する形になります。だからこそ、契約前に個人情報の管理体制を確認しておくことが前提になります。

バックアップからも削除してもらえますか

代行会社の運用によります。すぐに消せない場合もあるため、いつまでに消えるかを確認してください。契約に削除の範囲を書いておくと、終了時の交渉が要りません。条項の作り方は専門家にご確認ください。

受け取った候補者データを自社でどう管理すればよいですか

保管の場所、アクセスできる人、保管の期間を決めてください。代行会社に削除を求めながら、自社では管理せずに置いておく状態は整合しません。自社の個人情報に関する規程と照らして、扱いを確認してください。個別の判断は専門家にご確認ください。