ツールの指定

スカウトの運用で使うツールを、自社が指定できるか。多くの場合は指定できますが、習熟の時間と費用の扱いを決めておく必要があります。そして、代行会社のツールを使う形にすると、記録がそちらに溜まります。この記事では、ツールの種類ごとに整理します。採用代行全般の扱いは使用ツールを指定できるかにまとめています。

三つに分ける

一.媒体。スカウトを送る場所。自社が契約するのが原則です。

二.採用管理システム。候補者の情報、接触の記録、選考の履歴。自社の環境に集約する形が管理しやすい。

三.記録と作業の場所。文面の管理、条件のメモ、進捗の共有。代行会社のツールを使う場合があります。

このうち、一番目と二番目は自社のものを使う形が基本です。三番目は、どちらのものを使うかで運用が変わります。

媒体は自社契約が原則

名義を自社にする。契約が終わったときに、アカウントとデータが残ります。

代行会社の名義だと

• 契約終了とともにアクセスできなくなることがある
• 送信履歴が失われる
• 次の担い手が同じ候補者に送る可能性がある

継続的にスカウトを運用するなら、自社契約にしてください。

短期のスポット依頼なら、代行会社の環境を借りる形もあります。ただし、送信履歴の書き出しは確認しておいてください。

そして、権限は個別に発行する形が管理しやすい。設計は媒体アカウントの権限設定にまとめています。

採用管理システムの扱い

自社のシステムに集約する。接触の記録、返信の内容、選考の履歴。

この形なら、契約が終わるときにやることは権限の削除だけです。返還も削除も発生しません。

そして、媒体をまたぐ重複の判定もできます。媒体の機能では、横断的な確認はできません。

自社にシステムがない場合

• 共有の表計算で管理する
• 代行会社の環境を借りる（書き出せる形式を確認）
• この機会に導入する

継続的に採用するなら、自社で持つほうが後が楽です。選び方はATSの選び方にまとめています。

エラベルの見解

ツールの選択で判断の基準を一つ挙げるなら、「接触の記録がどこに残るか」です。スカウトでは、ここが最も影響します。

誰に、いつ、どの媒体で送ったか。返信があったか。その後どうなったか。この記録が自社にないと、次の担い手が同じ候補者に送ります。

そして、候補者から見ると、同じ会社から繰り返しスカウトが届く状態になります。

媒体の機能だけでは足りません。媒体をまたぐ重複は判定できませんし、アカウントが変わると履歴が見えなくなることもあります。

代行会社のツールに記録が溜まる形も、契約が終わると失われます。

だから、自社の環境に接触の記録を集約してください。

採用管理システムがあるなら、そこに。なければ、共有の表計算でも構いません。項目は、候補者の識別、送信日、媒体、返信の有無、その後の経過。この五つで足ります。

そして、この記録は日々の運用の中で残す形にしてください。契約終了時にまとめて受け取る形だと、抜けが出ます。

ツールの選択は、記録の設計と一体です。

代行会社のツールを使う場合

利点

• 立ち上げが速い（既に運用されている）
• 代行側の作業効率が高い
• 追加の費用がかからないことがある

論点

• 記録が代行会社の環境に溜まる
• 契約終了時に返還と削除の作業が発生する
• 書き出せる形式が限られることがある
• 自社が状況を見られないことがある

四番目が実務では効きます。代行のツールで運用が完結すると、自社は報告を通してしか状況を知れません。

だから、代行会社のツールを使う場合でも、自社がアクセスできるかを確認してください。閲覧だけでも、見えるかどうかで運用が変わります。

指定する場合の確認

そのツールの使用経験があるか。経験がない場合、習熟にどのくらいかかるか。

習熟の時間をどちらが負担するか。汎用的なツールなら受託者側が担う整理になりやすい。ただし、自社独自の運用ルールの理解は別です。

権限の設計。どの機能まで渡すか。

アカウントの追加手順。代行側でメンバーが増えるとき、自社に依頼して追加する形にします。

接続の制約。代行会社の環境から自社のツールに接続できるか。

この五つのうち、二番目が費用の論点になります。締結前に決めておいてください。

文面と条件の管理

どこで管理するかを決めてください。

媒体のテンプレート機能を使う場合

• 運用は速い
• 媒体の中にしか残らない
• 契約終了時に書き出せるか確認が要る

共有の場所で管理する場合

• 文書として残る
• 版の管理ができる
• 媒体への反映は手作業になることがある

後者のほうが、資産としては残ります。文面の版と、それぞれの反応を記録できます。

そして、条件も同じです。管理画面に保存されているだけだと、内容と設計意図が残りません。条件の内容を文書にしておいてください。

費用の扱い

自社のツールの利用料。代行のメンバー分のアカウントが必要な場合、その費用は自社負担になることが一般的です。

代行会社のツールの費用。月額に含まれるか、別途か。確認しておきます。

習熟の時間。経験のないツールの場合。

移行の作業。既存のデータを新しいツールに移す場合、その作業を誰が担うか。

この四つを、契約の段階で確認してください。

途中で変える

ツールを変える場面もあります。

自社が新しいシステムを導入した。既存の記録を移す作業が発生します。

代行会社を替えた。前の会社のツールから、自社の環境に移す。

媒体を変えた。アカウントと権限の設定をやり直す。

どの場合も、記録が自社の環境にあれば移行は軽く済みます。

そして、移行は採用が落ち着いている時期に行ってください。運用の途中で変えると、記録の抜けが出ます。

エラベルの見解

ツールを指定するときに、「使えます」という答えの粒度を確認してください。

汎用的なツールなら、多くの会社が「使えます」と答えます。ただ、使ったことがあるのと、そのツールでスカウトの運用を回したことがあるのは違います。

基本的な操作はできても、効率的な使い方や、細かい設定の勘所は経験がないと分かりません。結果として、同じ業務でも時間がかかります。

だから、聞き方を変えてみてください。「そのツールで、スカウトの運用を担当された経験はありますか」「どんな使い方をされていましたか」。

具体的な話が出るなら、実際に使っています。

そして、経験がない場合でも問題にはなりません。習熟の時間を織り込んで、その分をどちらが持つかを決めればよいだけです。

問題になるのは、経験がないことが分からないまま契約することです。立ち上げが遅れ、その理由も見えない。

特に、媒体の管理画面は慣れの差が作業時間に出ます。ここは確認する価値があります。

まとめ

• ツールは、媒体・採用管理システム・記録と作業の場所の三つ
• 媒体は自社契約が原則。名義が代行側だと送信履歴が失われる
• 採用管理システムに接触の記録を集約する。媒体をまたぐ重複も判定できる
• 判断の基準は「接触の記録がどこに残るか」
• 代行会社のツールを使う場合、自社がアクセスできるかを確認する
• 指定するなら、使用経験・習熟の負担・権限・追加手順・接続の制約を確認
• 文面と条件は、共有の場所で管理するほうが資産として残る
• 「使えます」の粒度を確認する。そのツールで運用した経験があるか

よくある質問

媒体の契約は自社名義にすべきですか

継続的に運用するなら、自社名義が向きます。契約が終わったときにアカウントとデータが残り、送信履歴も維持できます。短期のスポット依頼なら、代行会社の環境を借りる形もありますが、書き出せる範囲を確認してください。

自社にATSがない場合はどうしますか

共有の表計算でも、接触の記録は残せます。候補者の識別、送信日、媒体、返信の有無、その後の経過。この五つの項目があれば、重複の判定はできます。継続的に採用するなら、導入を検討する価値があります。

代行が独自のツールを使っています

記録がそちらに溜まる前提になるため、書き出せる形式と手順を契約時に確認してください。あわせて、自社もアクセスできるかを聞いておきます。閲覧だけでも、状況が見える状態は保てます。