スカウト代行 / スカウト代行
はじめて外注するときの不安を減らす
外注を検討しているが、踏み切れない。この不安は漠然としたままだと消えません。分けて、一つずつ対処すれば小さくなります。この記事では、よくある六つの不安と、それぞれの対処を整理します。
不安を六つに分ける
一.候補者に失礼な対応をされないか。
二.費用に見合うか分からない。
三.社内にノウハウが残らないのではないか。
四.情報が漏れないか。
五.失敗したときに戻せるか。
六.社内に説明できるか。
この六つのうち、どれが自分の不安かを特定してください。
そして、対処はそれぞれ違います。
候補者への対応
一番目の不安です。
確認すること
- 誰の名義で送るか
- 文面を自社が確認できるか
- 返信への返答を自社が見られるか
- 候補者からの質問に、どう答えるか
対処
最初の一か月は、送信前に文面と候補者リストを確認する。
返信への返答も、最初は確認する。
判断が合っていることを確認したら、任せる範囲を広げる。
この形なら、いきなり全部を委ねることになりません。
そして、確認は続けなくてよい。
最初だけ丁寧に見て、問題がなければ減らす。
費用に見合うか
二番目の不安です。
対処
小さく始める。一職種、短い期間。
見る指標を決める。返信率、面談設定率、社内の時間。
判断の時期を決める。三か月後に見直す。
この三つで、費用のリスクが限定されます。
そして、期間を決めておくと、続けるかどうかの判断が来ます。
決めていないと、なんとなく続きます。
確認すること
最低契約期間があるか。
中途解約の条件。
この二つを契約前に確認してください。
エラベルの見解
はじめて外注するときの不安で、最も現実的なのは「社内に説明できるか」です。
上長や経営に、なぜ外注するかを説明する必要があります。
説明の組み立て方
今かかっている時間を出す。誰が、何に、週何時間。
その時間の人件費に換算する。
外注した場合の費用と比べる。
そして、空いた時間で何をするかを書く。
四番目です。
「時間が空きます」だけだと、説明として弱い。
空いた時間が別の業務で埋まるだけなら、効果が見えません。
だから、何に使うかを先に決めてください。
要件の見直し、面接の質を上げる準備、現場との面談。
そして、判断の時期も書いてください。
「三か月後に、この指標で判断します」
この形にすると、承認が取りやすい。
続けるかどうかの判断が織り込まれているからです。
さらに、失敗したときの戻し方も書いてください。
「合わなければ、この期間で解約できます」
この三つが揃った提案は、通りやすい。
現状の時間、期待する効果、判断の時期と戻し方。
そして、この整理は自分のためにもなります。
説明できない外注は、目的が曖昧なことが多い。
説明を作る過程で、何のために外注するかがはっきりします。
ノウハウが残るか
三番目の不安です。
対処
成果物の帰属を契約に書く。文面、条件、リスト。
判断の理由を報告に求める。「なぜそうしたか」。
自社側でも記録する。日付、変えたこと、理由、結果。
この三つで、ノウハウは残ります。
そして、三番目が最も効きます。
代行会社の報告書だけに頼らず、自社の手元に一枚の記録を作る。
手間は月に数分です。
情報が漏れないか
四番目の不安です。
確認すること
- 秘密保持の条項
- 候補者情報の取り扱い。閲覧、保存、削除
- 再委託の有無
- 社内の管理体制
そして、渡す権限を絞ってください
業務に必要な範囲だけ。
設定の変更や課金に関わる操作は自社に残す。
期間を区切って渡す。
個人情報の取り扱いについては、自社の規程と照らして専門家にご確認ください。
失敗したときに戻せるか
五番目の不安です。
戻せる状態を作る
媒体を自社名義で契約する。
送信済みリストを月次で受け取る。
文面と条件を手元に持つ。
採用管理システムを自社で持つ。
この四つがあれば、いつでも戻せます。
そして、これは契約の入口で決まります。
運用が始まってから整えるのは難しい。
確認すること
解約の予告期間。
中途解約の可否。
終了時の引き渡しの範囲。
進め方の順番
不安を減らす進め方
一.今かかっている時間を測る。
二.外注する範囲を決める。全部ではなく、一部から。
三.複数社から話を聞く。
四.担当者を確認する。
五.小さく契約する。一職種、期間を区切る。
六.最初の一か月は確認を厚く。
七.判断の時期に見直す。
この順番だと、リスクが小さい。
そして、一番目をやってください。
外注の効果は、時間の削減で測ります。測るには、前の状態が要ります。
始めてから測ろうとすると、比較対象がありません。
相談だけしてみる
契約する前に、話を聞くだけの段階があります。
聞くこと
自社の職種で、スカウトが向くか。
母数がどれくらいあるか。
どういう進め方になるか。
費用の目安。
この四つを聞くだけで、判断の材料が増えます。
そして、複数社に同じことを聞いてください。
答え方の違いが、比較の材料になります。
そのうえで、外注しないという判断もあります。
「この職種は紹介のほうが合う」という答えが返ってくることもあります。
エラベルの見解
はじめて外注するときに、最も見落とされるのが「誰が担当するか」です。
多くの契約では、提案に来るのは営業で、実際に動くのは別の人です。
そして、はじめての外注では、この構造を知らないまま契約することがあります。
提案の内容が良かった。話しやすかった。だから契約した。
運用が始まると、別の人が担当している。
この状態は珍しくありません。
確認すること
誰が実務を持つか。名前と経歴。
その人の並行社数。
扱ったことのある職種と媒体。
商談に同席してもらえるか。
四番目を求めてください。
実務者と話すと、分かることがあります。
自社の職種について、どこが難しいと考えているか。
母数をどう見ているか。
どういう文面を書くつもりか。
この三つを聞けば、経験の厚みが出ます。
そして、出せない会社もあります。「契約後にアサインします」。
それ自体が情報です。
エラベルは、この前提を変えるために作った窓口です。担当者の経歴を見てから決められる形にしていて、費用は採用が決まったときの一名十万円のみ。
ただ、どの経路で頼むにしても、この確認は入れてください。
はじめてだからこそ、比較の基準がありません。
そして、担当者は結果に直結します。
まとめ
- 不安を候補者への対応・費用・ノウハウ・情報・戻し方・社内の説明の六つに分ける
- 候補者への対応は、最初の一か月だけ確認を厚くする
- 費用は、一職種・短い期間・見る指標・判断の時期で限定する
- 社内の説明は、現状の時間・空いた時間の使い道・判断の時期と戻し方
- ノウハウは、自社側でも一枚の記録を作るのが最も効く
- 情報は、渡す権限を絞り、期間を区切る
- 戻せる状態は、媒体の名義・送信済みリスト・文面と条件・自社のシステム
- 進め方は七つの順番。始める前に今の時間を測る
- 相談だけの段階がある。複数社に同じことを聞く
- 誰が担当するかを確認する。はじめてほど比較の基準がない
よくある質問
何から始めればよいですか
今かかっている時間を測ってください。誰が、何に、週何時間。これが外注の効果を測る基準になります。そのうえで、外注する範囲を決め、複数社に話を聞いてください。相談だけの段階があります。
契約前に何を確認すべきですか
誰が担当するか、母数がどれくらいあるか、最低契約期間と解約の条件、成果物の帰属、候補者情報の取り扱い。この五つを確認してください。そして、実務者と話す機会を求めてください。
合わなかった場合はどうなりますか
解約の予告期間と中途解約の条件を、契約前に確認してください。そして、媒体を自社名義にし、送信済みリストを月次で受け取る形にしておくと、いつでも戻せます。この設計は契約の入口で決まります。