発注前チェックリスト

スカウト代行を発注する前に、何を確認しておくか。順番に進めれば漏れは減ります。自社の準備が先で、見積もりはその後。契約の確認は商談の後。この記事では、五つの段階に分けて確認項目を並べます。採用代行全般のチェックリストは発注する前のチェックリストにまとめています。

第一段階：自社の準備

見積もりを取る前に決めておくことです。

• 採用したい職種と人数、時期
• 採用要件（必須と歓迎、落とす理由を三つ）
• 過去の採用実績（通した人、落とした人と理由）
• 候補者に伝えたいこと（訴求の材料）
• 使っている媒体と契約の名義
• 採用管理システムの有無
• 自社側の判断の速さ（文面の確認、返信への対応、候補日の提示）
• 依頼したい工程の一覧と、社内に残す業務

このうち、二番目と四番目がスカウトで特に重要です。

落とす理由は検索条件に翻訳しやすく、訴求の材料は文面の質を決めます。

第二段階：見積もり

• 各社に同じ依頼文を渡したか
• 見積もりの単位を確認したか（月額、時間単価、件数課金、成果報酬）
• 何を稼働に数えるかを聞いたか
• 含まれないものを聞いたか（媒体費、従量課金、初期費用）
• 実質の時間単価を出したか
• 総額を同じ期間で比べたか
• 自社の内製コストと並べたか

四番目の聞き方が効きます。含まれるものを並べてもらうより、含まれないものを聞くほうが漏れが出ません。

そして、媒体の費用は誰が負担するかを確認してください。

第三段階：商談

体制について

• 実際に動くのは誰か。経歴を見せてもらえるか
• 同時に何社を担当するか
• 週に何時間、自社に入るか
• 何名体制か。役割の内訳
• 交代する場合の事前通知

運用について

• 候補者は一人ずつ選ぶか、条件に合う人に一括で送るか
• 文面はどの程度書き分けるか
• 返信への一次対応は含まれるか
• 使う媒体の運用経験
• 返信が来なかったとき、何を変えるか

進め方について

• 立ち上げの期間と、その内訳
• 試験的な送信の期間を置くか
• 自社にお願いすることは何か

このうち、運用の一番目と二番目が最も差を生みます。ここが料金の差の理由にもなります。

エラベルの見解

商談で時間が限られているなら、三つに絞ってください。

一つめ。「候補者は一人ずつ選びますか、条件に合う方に一括で送りますか」。返信率を分けているのは、この工程です。

二つめ。「文面はどの程度書き分けますか」。全文定型か、冒頭だけか、候補者ごとか。同じ稼働でも件数が変わります。

三つめ。「この金額で、誰が、週に何時間、何社を掛け持ちしながら入りますか」。体制と実質の単価が一度に分かります。

この三つで、運用の質と費用の妥当性の見当がつきます。

そして、答え方も見てください。即答できる会社は、社内で管理できています。

さらに、もう一問加えるなら「この職種で、母数はどのくらいありそうですか」。

母数の見立てを持っている相手は、その職種と媒体の経験があります。そして、一巡までの期間も見立てられます。

この見立てがないまま契約すると、数か月後に母数が枯れて止まることがあります。

第四段階：契約

• 業務範囲が工程で書かれているか
• 何を稼働に数えるか
• 送信数の上限（職種ごと）
• 媒体の名義と権限
• 成果報酬の場合、成果の定義
• 契約期間と自動更新、予告期限
• 成果物の帰属と引き渡しの形式
• 接触の記録の置き場所
• 担当体制（稼働時間、同時担当社数、交代時の通知）を別紙に残したか

三番目と八番目がスカウト特有です。

送信数の上限は費用の管理に、接触の記録の置き場所は重複の判定と契約終了時の負担に関わります。

条項の内容に不明な点があるときは、締結前に専門家にご確認ください。

第五段階：運用開始前

• 権限の設計（媒体、採用管理システム、連絡の手段）と一覧の作成
• 接触の記録をどこに残すか決めたか
• 文面の型を確認する手順を決めたか
• 返信への対応の分担と期限
• 重複判定のルール（過去の応募者、他の職種、他の媒体）
• 定例会の頻度と議題
• レポートの項目（工程ごとの数字、返信の内容、条件と文面の版、担当者名）
• 自社側の所要日数を決めて代行にも伝えたか
• 予告期限をカレンダーに入れたか

五番目が抜けやすい。決めていないと、過去に接触した候補者にまた送ることになります。

全部やる必要はない

依頼の規模に応じて絞ってください。

スポットで文面を数通頼むだけなら、第一段階と第四段階の一部で足ります。範囲、報酬、納期、成果物の帰属。

通年で運用を任せるなら、五段階すべてを通す価値があります。

優先度をつけるなら、次の四つです。

• 要件と落とす理由が文書になっているか
• 誰が担当するか
• 接触の記録の置き場所
• 送信数の上限

この四つは、どの規模でも効きます。

判断に迷ったとき

母数を確認してから決める。条件を組んでもらい、該当する候補者の数を見る。母数が薄いなら、設計から変わります。

トライアルで成果物を見る。条件と文面を作ってもらい、質を確認する。扱いはトライアルの設計にまとめています。

担当予定者と話す。要件を説明したときに、どんな質問が返るか。

この三つのうち、一番目が最も判断に効きます。母数が分かると、期間も費用も見立てられます。

準備が整っていない場合

要件が固まっていない。設計から相談できる相手かを確認してください。

訴求の材料がない。入社した人に「入社の決め手」を聞く。五分で足ります。

媒体を契約していない。契約の名義と、プランの選定から始まります。立ち上げの期間が延びます。

採用管理システムがない。共有の表計算でも、接触の記録は残せます。

この四つのうち、三番目が立ち上げを最も遅らせます。契約前に確認してください。

エラベルの見解

チェックリストの中で、「接触の記録の置き場所」を早めに決めてください。後から変えるのが最も面倒な項目です。

運用が始まってから記録の場所を変えると、それまでの記録を移す作業が発生します。そして、移行の途中で抜けが出ます。

そして、記録がないと重複が防げません。過去に送った候補者に、また送ることになる。

候補者から見ると、同じ会社から繰り返しスカウトが届く状態です。

だから、契約の段階で決めてください。自社の採用管理システムに集約するのか、共有の表計算で管理するのか。

項目は五つで足ります。候補者の識別、送信日、媒体、職種、返信の有無。

そして、誰が記録するかも決めてください。代行が入力するのか、一覧を受け取って自社が取り込むのか。

この設計をしておくと、契約が終わるときも権限の削除だけで済みます。

記録の設計は、運用の入口であり出口でもあります。最初に決めておく価値があります。

まとめ

• 順番は、自社の準備 → 見積もり → 商談 → 契約 → 運用開始前
• 第一段階で重要なのは、落とす理由と訴求の材料
• 見積もりでは「含まれないものを教えてください」と聞く
• 商談で優先する三つは、選定の仕方・書き分けの度合い・誰が何時間入るか
• もう一問加えるなら「母数はどのくらいありそうか」
• 契約でスカウト特有なのは、送信数の上限と接触の記録の置き場所
• 運用開始前は、重複判定のルールが抜けやすい
• どの規模でも効くのは、要件・担当者・記録の置き場所・送信数の上限

よくある質問

準備に時間をかけすぎて採用が遅れませんか

第一段階の準備は、外注しなくても必要なものです。要件が文書になっていなければ、社内で進める場合も同じところで詰まります。優先するなら、要件と落とす理由を一枚にするところから始めてください。

媒体を契約していません

契約の名義とプランの選定から始まるため、立ち上げの期間が延びます。契約の交渉と並行して、媒体の検討を進めてください。名義は自社にしておくと、契約が終わったときにデータが残ります。

母数が分からないまま契約してよいですか

条件を組んでもらえば分かります。契約の前に、想定する条件での母数を確認してください。母数が薄いなら、設計も期間も変わります。知らないまま始めると、数か月後に止まることがあります。