スカウト代行 / スカウト代行
繁忙期だけ頼めるか
採用の山がある時期だけ、外の手を借りたい。この使い方はできますが、繁忙期に入ってから頼むと間に合いません。立ち上げの期間が必要だからです。この記事では、期間の設計と、準備をいつ始めるかを整理します。
繁忙期に頼むと間に合わない
契約してから運用が回るまでに、工程があります。
立ち上げの工程
- 要件のヒアリング
- 媒体のアカウントと権限の付与
- 検索条件の設計
- 文面の作成
- 自社側の確認と修正
- 運用の開始
この六つを経て、送信が始まります。
そして、返信が来て、面談が組まれ、選考が進む。
繁忙期の初日に契約すると、成果が出るのは繁忙期の後半か、終わった後になります。
だから、準備は繁忙期の前に始めてください。
いつ始めるか
逆算してください。
決める順番
採用したい時期。いつまでに入社してほしいか。
そこから、選考にかかる期間を引く。
さらに、面談が組まれるまでの期間を引く。
さらに、送信から返信までの期間を引く。
さらに、立ち上げの期間を引く。
この計算で、契約すべき時期が出ます。
そして、多くの場合、思っているより早い。
期間の目安は、職種と自社の選考の段階数で変わります。代行会社に、この逆算を一緒にやってもらってください。
準備だけ先に始める
契約は繁忙期からでも、準備を先にする方法があります。
先にやること
- 要件を固める
- 媒体の契約と、アカウントの用意
- 母数の確認。条件に合う候補者が何名いるか
- 社内の受け止め体制。面接官の枠、合否の期限
- 渡す資料の準備
この五つを、契約の前にやっておく。
そして、契約したらすぐ運用に入れます。
特に一番目です。
要件が固まっていないまま短期の契約を始めると、期間の大半が要件の整理に使われます。
そして、成果が出ないまま終わります。
短い期間ほど、準備の有無が効きます。
エラベルの見解
繁忙期だけの契約で、「立ち上げの費用をどう扱うか」を確認してください。
短期の契約では、立ち上げの作業が費用に占める割合が大きくなります。
通年の契約なら、立ち上げの費用は期間で薄まります。
三か月の契約なら、立ち上げの費用がそのまま乗ります。
確認すること
初期費用が別建てか、月額に含まれるか。
含まれる場合、最初の月の稼働がどう配分されるか。
短期の契約でも同じ立ち上げが必要か。
三番目です。
自社で準備できる部分を持ち帰ると、立ち上げの範囲が減ります。
持ち帰れるもの
要件の整理。一枚にまとめておく。
媒体の設定。アカウントの用意、基本的な条件。
文面の素材。現場の言葉、入社を決めた人の決め手。
この三つを用意しておけば、代行会社の立ち上げ作業は減ります。
そして、その分の見積もりを出してもらってください。
「要件はこの資料で確定しています。文面の素材もあります。この状態で、立ち上げにどれだけかかりますか」
この聞き方だと、範囲を絞った見積もりが出ます。
そして、二回目以降はさらに短くなります。
繁忙期のたびに頼む形なら、前回の資料が使えるからです。
同じ会社、同じ担当者に頼めるなら、立ち上げはほとんど要りません。
繰り返す前提なら、その旨を伝えてください。関係の作り方が変わります。
費用体系を選ぶ
短期の契約では、体系の選び方が変わります。
時間単価型
向く場面。業務量が読めない。期間が短い。
注意点。上限を決める。立ち上げの稼働が含まれるか確認する。
月額固定型
向く場面。期間中の稼働が読める。
注意点。短期でも同じ月額か。最低契約期間があるか。
成果報酬型
向く場面。成果が定義しやすい。
注意点。短期だと成果が出る前に終わることがある。立ち上げの稼働が回収できないため、受けない会社もあります。
このうち、三番目は短期に向かないことがあります。
代行会社から見ると、立ち上げの稼働を投じて成果が出る前に契約が終わるからです。
そして、最低契約期間を確認してください。
短期を想定していない契約だと、期間の縛りがあります。
期間の設計
繁忙期の長さと、契約の期間は同じではありません。
設計の仕方
立ち上げの期間を前に置く。
運用の期間。
引き継ぎの期間を後ろに置く。
この三つを含めた期間で契約してください。
そして、三番目が抜けやすい。
契約の終了日に運用が終わると、進行中の候補者が宙に浮きます。
返信が来ている候補者、面談が設定されている候補者。
この人たちの対応を誰が引き取るか。
対応
契約の終わりに、引き継ぎの期間を置く。
または、終了の数週間前から新規の送信を止める。
二番目が実務的です。
送信を止めて、返信への対応と日程調整だけを続ける。
この形なら、宙に浮く候補者が出ません。
終わり方を決めておく
契約時に決めること
- 新規の送信をいつ止めるか
- 進行中の候補者を誰が引き取るか
- 記録の引き渡し
- 次回また頼む場合の扱い
四番目です。
繰り返す前提なら、記録を残しておいてもらう形にできます。
そして、次回の立ち上げが速くなります。
確認の仕方
「来年も同じ時期に頼む見込みです。記録を残しておいてもらえますか」
この相談ができると、毎回ゼロからになりません。
繁忙期以外の使い方
期間を区切る使い方は、繁忙期以外にもあります。
向く場面
母数が薄い職種。母数が溜まった時期に集中して動く。
予算が年度で決まる。予算のある期間だけ動く。
新しい職種を試す。うまくいくか分からない段階。
社内の担当が不在。育休、退職、異動の間。
四番目です。
採用担当が不在の期間だけ、外の手を借りる。
この場合、引き継ぎの設計が特に重要になります。
戻ってきた人が引き取れる形にしておいてください。
エラベルの見解
短期の契約では、「誰が担当するか」の重みが大きくなります。
期間が短いと、立ち上がるのを待つ余裕がありません。
確認すること
この職種の経験があるか。
この媒体の経験があるか。
短期の案件を受けた経験があるか。
三番目です。
短期の運用は、通年とは進め方が違います。
最初から書き分けを厚くする。試行錯誤の時間がないため、最初の型で当てにいく。
優先度の高い候補者から送る。期間内に成果を出す設計。
この判断ができる担当者かどうかで、結果が変わります。
そして、通年の運用に慣れた担当者だと、立ち上げに時間をかけることがあります。
丁寧なのですが、短期には合いません。
だから、期間が短いことを最初に伝えてください。
「三か月です。この期間で成果を出す前提で設計してください」
この一言で、進め方が変わります。
そして、経歴を確認してください。
エラベルは、担当者の経歴を見てから決められる形にしています。費用は採用が決まったときの一名十万円のみ。
短期ほど、人による差が結果に出ます。立ち上がりの遅さを取り戻す期間がないからです。
まとめ
- 繁忙期に入ってから頼むと間に合わない。立ち上げの工程がある
- 採用したい時期から逆算して契約の時期を決める
- 準備だけ先に始める。特に要件を固める
- 短期では立ち上げの費用の割合が大きい。自社で持ち帰れる部分を出す
- 体系は時間単価型か月額型。成果報酬型は短期に向かないことがある
- 最低契約期間を確認する
- 期間は立ち上げ・運用・引き継ぎを含めて設計する
- 終了の数週間前から新規の送信を止める
- 繰り返す前提なら記録を残してもらう相談をする
- 短期ほど、短期の案件を受けた経験がある担当者かが効く
よくある質問
三か月だけの契約はできますか
対応している会社はあります。ただし、最低契約期間の定めがある場合があるため、確認してください。そして、立ち上げの期間を含めて三か月だと、実質の運用期間は短くなります。準備を先に済ませておくと、運用に使える期間が延びます。
繁忙期の何か月前に相談すべきですか
採用したい時期から逆算してください。選考の期間、面談が組まれるまでの期間、送信から返信までの期間、立ち上げの期間。これらを足した分だけ前になります。代行会社に、この逆算を一緒にやってもらうとよいところです。
毎年同じ時期に頼むことはできますか
できます。その前提を伝えると、記録を残しておいてもらう相談ができます。同じ会社、同じ担当者に頼めるなら、二回目以降の立ち上げは大きく短くなります。前回の要件と文面が使えるためです。