対応が遅い

代行会社の対応が遅い。この不満は、どこが遅いのかを分けないと伝わりません。そして、スカウトでは遅さが直接結果に響きます。候補者は複数社から声をかけられている前提で動いているからです。この記事では、遅さを四つに分けて、それぞれの対応を整理します。

四つの遅さがある

一.候補者への返答が遅い。返信が来てから返すまで。

二.日程調整が遅い。候補者と自社の間の調整。

三.こちらの依頼への反応が遅い。質問、変更の依頼。

四.報告が遅い。月次の報告、数字の共有。

このうち、一番目が最も結果に響きます。

候補者は、返信した時点で関心を持っています。そこから時間が空くと、関心は下がります。

そして、他社の選考が先に進みます。

四番目は結果に直接は響きませんが、判断が遅れます。

候補者への返答の速さ

確認すること

• 返信が来てから返答までの平均時間
• 最も遅かったケース
• 土日や夜間に来た返信の扱い
• 返答が遅れる理由

四番目を聞いてください。

遅れる理由

自社への確認を待っている。候補者からの質問に、代行会社が答えられない。

担当者が他の会社の対応をしている。並行している社数が多い。

返信に気づいていない。通知の設定、確認の頻度。

一番目なら、自社側の問題です。

確認の仕方

返信の日時と返答の日時を、報告に入れてもらってください。

平均だけでなく、個別の記録で見る。遅れたケースの理由が分かります。

速さの基準を決める

「速くしてください」では変わりません。基準を決めてください。

決める項目

• 返信への一次返答。何営業日以内か
• 候補者からの質問への回答。答えられない場合の一次返答も含む
• 日程の提示。何営業日以内か
• 自社への確認依頼。いつまでに出すか

四番目まで決めると、自社側も動けます。

そして、一次返答と本回答を分けてください。

質問の答えが自社にしかない場合でも、「確認して返します」という一次返答は出せます。

候補者から見ると、無反応と一次返答では印象が違います。

この運用を決めておくと、遅さの多くは解消します。

エラベルの見解

対応の遅さを指摘する前に、自社側で止めている時間を確認してください。

スカウトの運用では、候補者への返答に自社の判断が要る場面が多くあります。

自社が挟まる場面

候補者からの質問。仕事の内容、条件、働き方。

面談の候補日。誰が出るか、いつ空いているか。

書類の合否。次に進めるかどうか。

条件の相談。年収、勤務地、入社時期。

この四つで、自社が返すまで代行会社は動けません。

そして、待ち時間は候補者から見えません。

候補者から見ると、返答が遅いのは「会社」です。代行会社か自社かの区別はつきません。

確認の仕方

代行会社から自社への依頼と、その回答までの時間を記録してもらってください。

依頼した日時と、回答が来た日時。

この記録があると、どちらで止まっているかが分かります。

多くの場合、両方に理由があります。

そして、自社側の対応を決めてください

候補者からの質問への回答。何営業日以内に返すか。

面談の候補日。あらかじめ枠を出しておく形にすると、都度の調整が消えます。

書類の合否。期限を決める。

特に二番目です。

面談の枠を先に押さえて、代行会社に渡しておく。この形にすると、日程調整の往復がなくなります。

候補者から見た速さが、大きく変わります。

代行会社の速さを求めるなら、自社の速さも同時に決めてください。片方だけでは、候補者から見た速さは変わりません。

依頼への反応の速さ

こちらから出した質問や依頼への反応。

確認すること

• 返答までの時間
• 反応がない依頼がないか
• 連絡の経路

三番目を見直してください。

メール、チャット、電話。経路が分かれていると、抜けが起きます。

一本に決めてください。

そして、急ぎのものをどう伝えるかも決める。

緊急の連絡経路を別に決めておくと、通常のやり取りに埋もれません。

報告の速さ

月次の報告が、月が変わってから何日で出るか。

遅いと、改善の判断が遅れます。

確認すること

• 報告の期限。月初の何営業日以内か
• 速報と確定の分け方

二番目を検討してください。

確定した数字を待つと遅くなります。速報でよいものは先に出してもらう。

送信件数、返信件数、面談設定件数。この三つは早く出ます。

稼働時間や費用の確定は、後からでよい。

遅さが構造的な場合

個別の対応ではなく、体制に原因がある場合があります。

確認すること

• 担当者が何社を並行しているか
• 担当者が一人か、複数の体制か
• 担当者が不在のときの代替
• 稼働の時間帯

三番目を確認してください。

担当者が休みの日、候補者からの返信は誰が見るか。

一人で回している体制だと、不在の日は止まります。

そして、四番目。

代行会社の稼働が平日日中だけなら、金曜の夜に来た返信は月曜に返ることになります。

これは体制の話であり、担当者の努力では変わりません。

対応

体制を変えてもらう。副担当を置く、確認の頻度を上げる。

返信対応だけ自社に戻す。急ぐ工程を社内に持つ。

契約の条件として速さを決める。費用が変わる可能性があります。

エラベルの見解

速さを求めるとき、「どこまで代行会社が判断してよいか」を広げるほうが効きます。

遅さの原因の多くは、確認の往復です。

確認が要る場面を減らす

候補者からのよくある質問。想定される質問と回答の型を渡しておく。代行会社がそのまま答えられます。

日程の提示。面談の枠を先に渡しておく。

書類の一次判断。基準を渡して、明らかに合わない候補者は代行会社で見送る。

条件の目安。年収の幅を渡しておく。幅の中なら、代行会社が答えられます。

この四つを渡すと、確認の往復が大きく減ります。

そして、渡せる範囲は、信頼の度合いによります。

最初から全部を渡す必要はありません。

一つずつ増やす。判断が合っていることを確認しながら、範囲を広げる。

確認の仕方

最初の一か月は、代行会社が答えた内容を後から見る。

判断が合っているなら、その範囲は任せる。

ずれているなら、基準を足す。

この積み重ねで、確認の往復が減っていきます。

そして、これは速さだけでなく、費用にも効きます。

確認の往復は、代行会社の稼働でもあるからです。

任せる範囲を広げることは、速さと費用の両方に効きます。

まとめ

• 遅さを候補者への返答・日程調整・依頼への反応・報告の四つに分ける
• 最も結果に響くのは候補者への返答。返信の日時と返答の日時を記録してもらう
• 速さの基準を営業日で決める。一次返答と本回答を分ける
• 自社で止めている時間を確認する。候補者から見ると区別はつかない
• 面談の枠を先に渡しておくと、日程調整の往復が消える
• 連絡の経路を一本に決め、緊急用は別に決める
• 報告は速報と確定を分ける
• 遅さが構造的なら、並行社数・副担当・稼働の時間帯を確認する
• 代行会社が判断してよい範囲を広げる。速さと費用の両方に効く

よくある質問

返答の速さに基準を設けてよいですか

設けて構いません。営業日で何日以内かを決めてください。ただし、自社側の対応速度も同時に決める必要があります。候補者への回答に自社の判断が要る場面が多いためです。片方だけを決めても、候補者から見た速さは変わりません。

土日の対応を求められますか

代行会社の稼働体制によります。平日日中のみの契約なら、追加の費用や体制の変更が要ります。まず、土日に来る返信がどれだけあるかを確認してください。件数が少なければ、月曜の朝一番に返す運用で足りることもあります。

対応が遅いことを理由に解約できますか

契約書の解約条項を確認してください。速さの基準が契約に書かれていない場合、遅さを理由にするのは難しいことがあります。まず基準を決めて改善を求め、それでも変わらない場合の判断になります。個別の判断は専門家にご確認ください。