対応が遅い｜「遅い」の場所を特定してから、体制と裁量を直す

候補者から返信が来ているのに、担当者からの連絡が翌々日。文面の修正を頼んだのに、反映が一週間後。こちらの質問への返事が来ない。「対応が遅い」は、スカウト代行への不満で最も多いものの一つです。結論を先に書くと、「遅い」の場所を四つに分けて特定し、原因が稼働・裁量・承認のどれかを切り分けてから直してください。遅さは担当者の性格ではなく、体制の設計で決まっていることがほとんどです。返信対応の型は返信への対応に、速さの考え方は対応の速さが結果を決めるにまとめています。

「遅い」の場所を四つに分ける

遅さの中身を分けないと、直す場所が分かりません。

一.候補者への返信対応が遅い。 候補者から返信が来てから、次の連絡までの時間。ここが遅いと、候補者は他社に流れます。四つの中で最も結果に直結します。

二.日程調整が遅い。 面談の候補日を出し、確定するまでの往復。候補者側の都合もありますが、こちらの候補日の出し方が遅い、社内の面談者の予定が取れない、で長引くことが多くあります。

三.発注側への連絡が遅い。 こちらの質問への返事、レポートの提出、状況の共有。結果への影響は一より小さいですが、信頼感に響きます。

四.修正の反映が遅い。 文面や対象の変更を頼んでから、実際に変わるまで。ここが遅いと、定例会で決めたことが翌月まで反映されず、改善が回りません。

直近の一か月で、どれが遅かったかを振り返ってください。一が遅いなら急いで直す必要があります。三だけが遅いなら、結果への影響は限られます。

原因を三つで切り分ける

遅さの原因は、たいてい次の三つのどれかです。

稼働が足りない。 担当者の稼働時間が、業務の量に対して不足している。掛け持ちが多く、この案件に割ける時間が薄い。契約時の稼働の条件と、実際の稼働を照らします。送信数を増やした後に対応が遅くなったなら、送信に稼働が寄って、返信対応が薄くなっています。

裁量が無い。 担当者が自分で判断できる範囲が狭く、何をするにも代行会社の上長や、発注側の承認を待っている。候補者への返信の文面を毎回確認してもらう、日程の候補を出すのに社内の確認が要る、という状態です。

承認が滞っている。 発注側の承認が遅い。送信前の承認、文面の修正の承認、面談日程の確定。担当者は準備ができているのに、発注側で止まっている。この場合、遅いのは担当者ではなく発注側です。

三つのどれかを、担当者に率直に聞いてください。「返信対応が遅れているが、稼働が足りないのか、判断を待っているのか、こちらの承認で止まっているのか」。担当者が答えやすい聞き方です。

発注側が原因であることは多い

三つのうち、承認の滞りは発注側の問題です。そして、裁量の無さも、発注側が「全部確認したい」と言った結果であることが多くあります。

送信前の全通承認、返信文面の事前確認、日程の候補日の社内確認。こうした運用にすると、担当者はすべてで発注側を待ちます。発注側が忙しい週は、全部が止まります。候補者から見れば、その会社の対応が遅い、です。

対処は、承認の範囲を絞ることです。返信対応の文面は、最初に型を決めておき、型の範囲内なら担当者の判断で送ってよいとする。日程の候補日は、面談者の予定を先に押さえておき、担当者がその中から出せるようにする。送信前の承認は、最初の二週間だけ全通、その後は抜き取りにする。

「確認したい」気持ちは分かりますが、確認のたびに候補者が待ちます。何を確認し、何を任せるかを決め直してください。

稼働が原因のとき

稼働が足りないなら、契約時の条件に戻ります。

契約書に「週〇時間」「専任か兼任か」が書かれていれば、それと実際を照らします。実際が下回っていれば、代行会社に是正を求められます。書かれていなければ、今から書面にします。稼働の条件が無いまま「遅い」と言っても、代行会社は「契約どおり」と返せます。

送信数を増やした結果として返信対応が遅くなったなら、送信数を戻します。送信数を保ちながら返信対応を速くするには、稼働を増やすしかなく、費用が変わります。どちらを取るかは、面談数への影響で決めます。返信対応が遅れて面談が減っているなら、送信を減らしてでも返信対応に稼働を回すほうが、面談は増えます。

担当者の掛け持ちが増えている場合は、代行会社の側の問題です。契約時の条件と違うなら是正を、条件が無いなら担当者の交代を含めて話します。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「対応が遅いのは担当者の性格」というものです。実際には、同じ担当者でも、裁量を渡された案件では速く、全部に承認が要る案件では遅くなります。遅さは性格ではなく、その案件の設計で決まっています。

見ていて差がつくのは、担当者が「速くするために、何を任せてほしいか」を言えるかどうかです。「返信の一次対応は型で送らせてください」「面談の枠を先に押さえさせてください」。こう言える担当者は、遅さの原因が承認にあることを分かっています。言えない担当者は、承認を待ち続け、遅いまま黙っています。

発注側にできるのは、最初に「何を任せ、何を確認するか」を決めることです。決めていなければ、担当者は安全側に倒して全部を確認します。確認が多いほど、対応は遅くなります。速さが欲しいなら、任せる範囲を広げてください。

速さを契約と運用に組み込む

遅さを直した後、戻らないようにするには、速さを仕組みにします。

契約に書く。 「候補者からの返信には、営業日の当日中に一次対応する」「発注側からの質問には、翌営業日までに返答する」のように、対応の速さの目安を契約書か覚書に入れます。目安であって保証でなくても、基準があると違います。

裁量を書面にする。 担当者が自分で判断してよい範囲を、箇条書きにします。返信の一次対応、日程の候補出し、型の範囲内の文面の調整。書面にすれば、担当者が替わっても同じ裁量で動けます。

面談者の予定を先に押さえる。 日程調整の遅さの多くは、社内の面談者の予定が取れないことから来ます。週に何枠かを面談用に先に押さえておき、担当者がその中から候補日を出せるようにします。

レポートに対応時間を入れる。 返信から一次対応までの時間を、レポートの項目に入れます。数字で見えていれば、遅くなったときに気づけます。レポートに入れてもらう項目で挙げた項目の一つです。

直しても遅いとき

稼働を確認し、裁量を渡し、承認を絞っても遅いままなら、担当者の問題である可能性があります。

ただし、その前に一つ確認します。担当者が「遅い」と自覚しているかどうかです。発注側は遅いと感じているが、担当者は「この速さで普通」と考えている場合、基準が共有されていません。「返信は当日中」という基準を伝えたことがあるかを振り返ってください。伝えていないなら、まず伝えます。

伝えても変わらないなら、担当者の交代を代行会社に求めます。会社を替える前に、担当者だけを替える選択肢があります。交代の手続きは、契約書に書かれていればそれに沿い、無ければ交渉です。契約書で決めておくことで挙げたとおり、次の契約では担当者の交代の条件を書いておいてください。

エラベルの見解

担当する側から見ると、「対応が遅い」と言われて最も困るのは、「速くする権限が無いのに、速さだけを求められる」ことです。返信の文面を毎回確認してもらう運用で、確認が二日後に返ってくる。それを候補者に送ると、候補者から見れば三日後の返信です。担当者の側でできることはありません。

もう一つは、送信数を増やせと言われ、同時に返信対応も速くしろと言われることです。稼働は決まっているので、片方を増やせば片方が落ちます。どちらを優先するかを発注側が決めていないと、担当者はどちらも中途半端になります。

速さを求めるなら、任せる範囲を広げ、優先順位を決めてください。「返信対応を最優先、送信数はその次」と一言決まっていれば、担当者は迷わず動けます。決まっていなければ、担当者は両方を追って、両方で遅れます。

まとめ

• 「遅い」は候補者への返信・日程調整・発注側への連絡・修正の反映の四つに分ける。返信対応が最優先
• 原因は稼働・裁量・承認の三つ。担当者に率直に聞く
• 承認の滞りと裁量の無さは発注側が作っていることが多い。任せる範囲を広げる
• 稼働が原因なら契約の条件と照らす。送信数と返信対応のどちらを優先するか決める
• 速さは契約の目安・裁量の書面・面談枠の先押さえ・レポートの対応時間で仕組みにする
• 直しても遅いなら、基準を伝えたかを確認し、それでもなら担当者の交代

よくある質問

返信への対応は、どのくらいの速さが目安ですか

営業日の当日中に一次対応、が目安として使われることが多いです。候補者は複数の会社と並行して話しているので、翌日以降になると優先度が下がります。一次対応は「受け取りました、日程を調整します」の短い連絡で構いません。中身のある返事は、その後で足ります。

全部確認したいのですが、遅くなるのは困ります

確認する範囲を絞ってください。返信の一次対応は型を決めて任せ、日程の候補出しは面談枠を先に押さえて任せ、送信前の承認は最初の二週間だけにする。確認を「全通」から「型と抜き取り」に変えると、速さと品質の両方が保てます。

担当者の稼働が契約時より減っている気がします

契約書に稼働の条件（週の時間、専任か兼任か）が書かれていれば、それと実際を照らして代行会社に確認してください。書かれていなければ、今から覚書で書面にします。稼働の条件が無いと、「遅い」の根拠を示せません。