返信率が上がらないと言われたとき

定例会で「返信率が上がりません」と報告される。このとき、文面を直す話になりがちですが、原因は文面だけとは限りません。母数、条件、送信の運用、そして自社が提示している条件。どこに原因があるかで、直す場所が変わります。この記事では、五つの層で切り分ける手順を整理します。

五つの層で切り分ける

一.母数の層。条件に合う候補者が十分いるか。

二.条件の層。検索条件が、狙いたい人を捉えているか。

三.文面の層。何を書いているか、どこまで書き分けているか。

四.運用の層。いつ送っているか、どのくらいの頻度か。

五.提示条件の層。自社が出している年収、勤務地、働き方。

上から順に確認してください。

下の層を直しても、上の層に原因があれば変わりません。

そして、多くの場合、原因は一つではありません。

母数の層を見る

確認すること

• 条件に合う候補者が何名いるか
• そのうち、既に送信済みが何名か
• 残りが何名か
• 新しく条件に入ってくるペース

二番目が見落とされやすい項目です。

運用を続けると、母数は減っていきます。残っているのは、先に送った候補者より条件の合致度が低い人であることがあります。

その結果、後半ほど返信率が下がる。

これは文面の問題ではありません。

確認の仕方

送信の時期ごとに返信率を出してもらってください。最初の月と、直近の月。

下がっているなら、母数の問題です。

対応

条件を広げる。隣接する経験、別の業種、地域の範囲。

別の媒体を足す。

送信を止めて、新規の登録者が増えるのを待つ。

条件の層を見る

母数はあるが、返信が来ない。条件が狙いたい人を捉えていない可能性があります。

確認すること

• 条件に使っている項目。職種、経験年数、業種、キーワード
• その根拠。なぜその条件か
• 除外している条件
• 条件に合った候補者の実際の経歴

四番目を見てください。

条件で絞った候補者を何名か、実際の経歴で確認します。

狙いたい人が入っているか。入っていないなら、条件が合っていません。

そして、キーワードでの絞り込みは、書き方の癖に左右されます。

同じ経験でも、書き方が違えば条件から漏れます。

対応

採用した人や、通した候補者の経歴から条件を作り直す。

キーワードを増やす。同じ経験の別の言い方。

エラベルの見解

返信率の話で、最も見落とされるのが五番目の「提示条件の層」です。

文面を何度直しても返信が来ない。そのとき、書き方ではなく中身に原因があることがあります。

候補者が返信するかどうかを決めるもの

年収。現職より下がる提示に、候補者は動きません。

勤務地。通えるか。転居が要るか。

働き方。出社の頻度、裁量、労働時間。

職務の内容。今より広がるか、狭まるか。

会社の状況。事業のフェーズ、規模、知名度。

この五つが、文面の巧拙より先に効きます。

そして、代行会社はこれを言いにくい。

発注側の条件そのものを否定する話になるからです。

「文面を改善します」「条件を広げます」と言うほうが、関係が保たれます。

だから、発注側から聞いてください。

「返信が来ない理由に、うちの条件そのものが含まれていますか」

この質問をすると、答えが出てくることがあります。

「同じ職種で、他社はもう少し上の水準を出しています」

「リモートが週何日かを書いていないので、比較されると弱いです」

そして、この情報は代行会社が持っています。他社の求人を日常的に見ているからです。

聞かなければ出てこない情報です。

そのうえで、条件を変えられるかは自社の判断です。

変えられないなら、変えられない前提で戦い方を決めます。年収で勝てないなら、職務の内容や裁量で書く。

でも、原因が分からないまま文面を直し続けるより、はるかに前に進みます。

文面の層を見る

確認すること

• 書き分けがどこまでされているか
• 冒頭で何を言っているか
• 長さ
• 候補者にとっての情報があるか

一番目を実物で確認してください。同じ職種で送った二通を並べる。

冒頭が同じで、経歴に触れる一文だけが違う。これは薄い書き分けです。

候補者の経歴のどこに触れているか、なぜ声をかけたかが書かれているか。

そして、四番目。

自社が言いたいことだけを書いた文面は、返信につながりにくい。

候補者にとって何が得られるか。今の経験がどう活きるか。

対応

返信が来た候補者の文面と、来なかった候補者の文面を比べてもらう。

そして、型を二つ作って試す。どちらが返信を取れるかを見る。

運用の層を見る

確認すること

• 送信の時間帯と曜日
• 一度に送る件数
• 同じ候補者への再送の有無と間隔
• 返信への返答の速さ

四番目が効きます。

返信が来てから返答するまでの時間。遅いと、候補者の関心が下がります。

そして、返答の質。事務的な返答だと、次につながりません。

返信率そのものではありませんが、面談設定率に影響します。

返信率と面談設定率を分けて見てください。

返信は来ているが面談にならないなら、原因は返答の側にあります。

直す順番

上の層から直してください。

一.提示条件を確認する。変えられるか、変えられないか。

二.母数を確認する。枯れているなら、条件を広げる。

三.条件を作り直す。狙いたい人を捉えているか。

四.文面を作り直す。型を二つ作って試す。

五.運用を調整する。返答の速さ、送信の分散。

そして、一度に全部を変えないでください。

何が効いたか分からなくなります。

一つ変えて、一定の件数を送って、比べる。

この繰り返しが改善です。そして、変えた内容と結果を記録してもらってください。

エラベルの見解

「返信率が上がらない」という報告を受けたら、代行会社に「何を試したか」を聞いてください。

改善の報告には、二つの型があります。

一つ目。「文面を改善しました」「条件を見直しました」。

二つ目。「冒頭を職務の説明から候補者の経歴に触れる形に変え、五十件送って比べました。返信率は前の型より上でしたが、面談設定率は変わりませんでした」。

この差が、改善が進むかどうかを分けます。

二つ目の報告ができる会社は、変更を記録し、比べています。

一つ目しか出てこない会社は、感覚で直しています。

そして、感覚での改善は、担当者が替わると消えます。

求めること

何を変えたか。具体的に。

何件で試したか。

結果はどうだったか。前と比べて。

次に何を試すか。

この四つを毎回の報告に入れてもらってください。

そして、記録が溜まると資産になります。

効いた型、効かなかった条件。次の担当者、次の職種、次の会社に引き継げます。

返信率が上がらないこと自体は、珍しいことではありません。

問題は、上がらない理由が分からないまま時間が過ぎることです。

記録があれば、少なくとも何を試したかは分かります。

まとめ

• 原因を母数・条件・文面・運用・提示条件の五層で切り分ける
• 母数は送信済みを差し引いた残りを見る。時期ごとの返信率で分かる
• 条件は、絞った候補者の実際の経歴で確認する
• 提示条件の層が最も見落とされる。「うちの条件そのものが理由に含まれますか」と聞く
• 文面は同じ職種の二通を並べて書き分けの度合いを見る
• 返信率と面談設定率を分けて見る。返答の速さと質が効く
• 直す順番は上の層から。一度に全部を変えない
• 報告には何を変えたか・何件で試したか・結果・次に試すことを求める

よくある質問

文面を直しても返信率が変わりません

上の層に原因がある可能性があります。母数が枯れていないか、条件が狙いたい人を捉えているか、提示条件が市場と合っているか。この三つを先に確認してください。文面は四番目に見る層です。

返信は来るのに面談になりません

返信への返答を確認してください。速さと内容です。返信から返答までの時間、返答の文面。候補者は返信した時点で関心を持っています。そこから離れる理由は、返答の側にあることが多いところです。

代行会社に条件の見直しを提案されました

根拠を聞いてください。母数がどれだけ減っているか、広げるとどれだけ増えるか。数字とともに説明されるなら、検討する価値があります。ただし、条件を広げると合致度の低い候補者が増えるため、返信が来ても面談で合わないことがあります。広げる範囲は自社で決めてください。