スカウト代行 / スカウト代行
日程が押さえられない
返信は来ている。ところが、面談の日程が決まらない。候補者の希望と面接官の予定が合わず、往復が続く。その間に、候補者は他社の選考を進めています。この記事では、日程調整が滞る原因と、往復をなくす運用を整理します。対応の速さ全般については対応が遅いにまとめています。
どこで止まっているか
一.面接官の予定が出てこない。
二.候補者の希望と合わない。
三.調整の権限がない。代行会社が予定を押さえられない。
四.候補者の返答が遅い。
この四つのうち、一番目と三番目が自社側の要因です。
そして、多くの場合、この二つが原因です。
確認の仕方
代行会社に、日程調整にかかった日数と、その内訳を記録してもらってください。
候補者に候補日を出すまでの日数。候補者から返答が来るまでの日数。確定までの日数。
この内訳で、どこで止まっているかが分かります。
枠を先に押さえる
最も効く対応です。
やり方
面接官の予定を、先にまとめて押さえる。
その枠を代行会社に渡す。
代行会社が、候補者に直接提示する。
この形にすると、往復が一往復になります。
押さえる量
週に何枠かを、定期的に押さえる。
使われなかった枠は、直前に解放する。
そして、面接官には「採用の枠」として説明してください。
候補者が決まってから予定を聞く形だと、その時点で予定が埋まっています。
先に押さえるほうが、結果として面接官の負担も減ります。急な依頼が来なくなるからです。
代行会社に権限を渡す
確認すること
- 代行会社が、自社のカレンダーを見られるか
- 枠を押さえられるか
- 候補者に直接日程を提示できるか
- 確定を代行会社が行えるか
この四つを、どこまで渡すかを決めてください。
渡さないと、毎回自社を経由します。
そして、経由するたびに時間がかかります。
渡し方
採用専用のカレンダーを作る。そこだけ共有する。
日程調整のツールを使う。枠を公開する形にする。
この二つのどちらかで、権限を絞って渡せます。
全体のカレンダーを共有する必要はありません。
エラベルの見解
日程調整で、「候補者に選ばせる形」にしてください。
よくある形は、候補者に希望を聞き、それを面接官に確認し、合わなければまた聞く。
この形だと、往復が三回以上になります。
そして、そのたびに一日ずつ過ぎます。
変える形
枠を複数提示して、候補者に選んでもらう。
この形なら、一往復で決まります。
提示する枠
近い日程を含める。先の日程だけだと、他社に先を越されます。
時間帯を分散する。朝、昼、夜。
曜日を分散する。
そして、枠は多めに出してください。
少ないと、合わなければまた往復になります。
さらに、候補者の状況に合わせてください
在職中の候補者は、平日の日中が取りにくい。
朝の早い時間、夜の時間、昼休みの時間。
この配慮があるかどうかで、決まる速さが変わります。
そして、オンラインなら移動が要りません。候補者の選択肢が広がります。
一次面談はオンラインにするだけで、日程調整が大きく楽になります。
候補者にとっても、会社にとっても負担が下がる。
日程が押さえられない原因の一部は、面談の形式にあります。
面接官が複数いる場合
複数人が同席する面談は、日程が合いにくい。
対応
同席する人数を減らす。一次は一人にする。
段階で分ける。同時ではなく、別の日に。
代表者が出る。他の人は記録を見る。
この三つのうち、一番目が最も効きます。
そして、同席の人数が多い面談は、候補者にとっても負担です。
一対一のほうが話しやすい場合があります。
必要な人数を、段階ごとに見直してください。
候補者の返答が遅い場合
四番目の要因です。
確認すること
- 提示した枠の数
- 提示した時間帯
- リマインドの有無
- 返答の期限を伝えているか
四番目です。
「今週中にご返答いただけますと、この枠を確保できます」
期限があると、返答が早くなります。
そして、返答がない場合の追いかけも決めておいてください。
何日後に、何回まで連絡するか。
代行会社に、この運用を決めて渡してください。
日程が決まった後
確定してからも、離脱があります。
確認すること
- 確定の連絡が候補者に届いているか
- 場所や参加方法が明確か
- リマインドを入れているか
- 当日の連絡先が伝わっているか
三番目です。
設定から実施まで期間が空く場合、リマインドを入れてください。
そして、四番目。
当日に遅れる、迷う、接続できない。このときの連絡先が分からないと、そのまま流れます。
代行会社の連絡先か、自社の連絡先か。決めて伝えてください。
選考全体の期間を短くする
日程調整が滞る根本の原因は、選考の段階が多いことです。
確認すること
- 選考の段階数
- 各段階の間隔
- 全体で何日かかっているか
そして、段階を減らせないかを検討してください。
減らす方法
同じ日に複数の面接を行う。
一次と二次を統合する。
書類選考を省く。スカウトで選んで送っているなら、経歴は確認済みです。
三番目を検討してください。
スカウトで声をかけた候補者に、改めて書類選考を行う運用があります。
声をかけた時点で経歴は見ています。
この段階を省くだけで、期間が短くなります。
エラベルの見解
日程が押さえられない状態は、社内で採用の優先度が低いことの表れです。
面接官の予定が出てこない。枠が押さえられない。これは時間の問題ではなく、順位の問題です。
同じ人が、顧客との打ち合わせなら予定を空けます。
採用の面談は後回しになる。
優先度を上げる方法
採用の枠を、定例の予定として入れる。毎週この時間、と決める。
候補者を待たせている日数を可視化する。
採用が遅れることの影響を示す。
二番目です。
「候補者Aさんは、返信から十日待っています」
この情報を、面接官と責任者に見せてください。
数字より、待たせている状態のほうが動きます。
そして、他社の選考状況も添える。
「この候補者は、他社の最終選考が来週です」
この情報があると、優先度が上がります。
そして、代行会社はこの情報を持っています。
候補者から聞いているからです。
報告に入れてもらってください。
待たせている候補者の一覧と、その日数、他社の状況。
この一覧を、週に一度、社内に流す。
日程が押さえられない問題の多くは、これで動きます。
仕組みを変えるより、状態を見せるほうが速いことがあります。
まとめ
- 止まる場所は面接官の予定・候補者との不一致・権限・候補者の返答の四つ
- 枠を先に押さえて代行会社に渡す。往復が一往復になる
- 権限は採用専用のカレンダーか日程調整のツールで絞って渡す
- 候補者に選ばせる形にし、近い日程・時間帯・曜日を分散して多めに出す
- 在職中の候補者に合わせ、一次はオンラインにする
- 複数の面接官がいるなら、一次は一人にする
- 候補者への返答の期限を伝える
- 書類選考を省けないかを検討する。スカウトなら経歴は確認済み
- 待たせている候補者の一覧と日数を週に一度社内に流す
よくある質問
面接官の予定が埋まっていて枠が取れません
先に定例の枠として押さえてください。候補者が決まってから予定を聞く形だと、その時点で埋まっています。使われなかった枠は直前に解放すれば、面接官の負担にはなりません。
代行会社にカレンダーを見せてよいですか
採用専用のカレンダーを作り、そこだけを共有する形が実務的です。全体の予定を見せる必要はありません。日程調整のツールで枠を公開する方法もあります。権限の範囲は契約時に決めてください。
候補者から返答が来ません
提示した枠の数と時間帯を確認してください。少ない、または在職中の候補者が選べない時間帯だと返答が滞ります。そして、返答の期限を伝えてください。追いかけの回数とタイミングも、代行会社と決めておいてください。