日程が押さえられない｜「都度探す」から「先に空ける」に変えるだけで直る

候補者から「面談を希望します」と返信が来た。担当者が社内に候補日を求める。面談者の予定を確認し、三日後に候補日が出る。候補者に送ると、その日は都合が悪い。また社内に戻す。決まったのは、返信から十日後、面談は三週間先。その間に、候補者は他社の面談を終え、内定をもらっています。結論を先に書くと、日程が押さえられないのは、面談者が忙しいからではなく、「都度探す」作り方をしているからです。週の枠を先に空け、担当者がその枠から候補日を出せる形にすれば、往復は無くなります。日程調整の設計は日程調整の設計に、現場が出ない問題は現場が面談に出てくれないにまとめています。

日数が消える場所

返信から面談までの日数を分解すると、消えている場所が見えます。

候補者の返信から、担当者の一次対応まで。 当日中に返せていれば、ここは消えません。翌日以降なら、一日ずつ消えます。

担当者が社内に候補日を求めてから、候補日が返るまで。 面談者の予定を採用担当が確認し、面談者に聞き、返事を待つ。ここで二日から五日が消えることが多くあります。

候補日を候補者に送ってから、確定するまで。 候補日が一つしか無ければ、合わなかったときに往復が発生します。三つあれば、多くは一往復で決まります。

確定した日から、面談当日まで。 候補日が「来週以降」なら、確定しても面談は一週間以上先です。候補日が「今週」なら、数日で面談できます。

消えている場所を、担当者に出してもらいます。返信の日付、社内に候補日を求めた日付、候補日が返った日付、確定した日付、面談の日付。この五つの日付が並べば、どこで消えているかは一目で分かります。多くの場合、消えているのは二番目です。

「都度探す」から「先に空ける」へ

二番目で消えるのは、面談者の予定を「候補者が進んでから探す」からです。探す時点で、面談者の予定はすでに埋まっています。空いているのは、二週間先です。

対処は、探すのをやめて、先に空けることです。週の決まった曜日と時間を、面談用に予定表で塞いでおきます。候補者が進んだら、担当者がその枠から候補日を出します。社内に聞く往復は無くなります。

枠の数は、月の面談設定数の見込みから決めます。月に四件の面談があるなら、週に一枠あれば足ります。月に十件なら、週に二枠から三枠です。多すぎれば減らし、足りなければ増やす。運用の中で調整します。

枠が使われない週は、面談者はその時間を本業に戻せます。「空けたのに使われなかった」損失は、実質的にはありません。逆に、「空けていなくて日程が取れなかった」損失は、候補者一人分の採用機会です。

候補日の出し方

枠が空いていても、候補日の出し方で往復が増えることがあります。

こちらから複数出す。 「ご都合の良い日時を教えてください」ではなく、「来週の火曜十時、水曜十五時、金曜十一時のいずれかで」と、三つ出します。候補者に候補を出してもらう形は、往復が増えます。

今週と来週の枠を混ぜる。 候補日が全部来週以降なら、面談は一週間以上先です。今週の枠が一つでも入っていれば、早ければ数日で面談できます。

オンラインを既定にする。 対面は、移動の時間と場所の確保で、候補日が絞られます。一次面談はオンラインを既定にし、対面は最終だけにすれば、候補日は増えます。

合わなければ、すぐ次を出す。 三つとも合わなかったら、翌日には次の三つを出します。「社内で確認します」で数日空けない。担当者が枠から出せる形なら、翌日には出せます。

この四つで、候補日を送ってから確定するまでは、多くの場合一往復で済みます。

担当者に渡す権限

枠を先に空けても、担当者が「候補日を出してよいか」を毎回社内に確認していれば、往復は減りません。担当者に、枠から候補日を出す権限を渡します。

渡す権限は、「空いている枠から、候補者に直接候補日を提示し、確定してよい」です。確定した日程は、担当者が面談者の予定表に入れるか、窓口に連絡して入れてもらいます。事前の承認は要りません。

権限を渡すと、「勝手に予定を入れられる」と面談者が感じることがあります。枠は面談者自身が先に空けたもので、その枠の中で使われるだけです。枠の外には入れない、というルールを添えれば、面談者は安心できます。

担当者側から見ると、候補日を自分で出せるかどうかで、日程調整の速さは何倍も変わります。「社内に聞きます」を一回挟むだけで、二日から三日が消えます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「うちの面談者は忙しいから、日程が取れないのは仕方ない」というものです。忙しいのは事実ですが、忙しい人でも、週に一枠を先に空けることはできます。できないのは、「候補者が進んでから探す」という作り方を変えていないからです。作り方を変えれば、忙しさは同じでも日程は取れます。

見ていて差がつくのは、担当者が「枠を先に空けてください」と最初に言うかどうかです。言う担当者は、日程調整が結果を左右することを分かっています。言わない担当者は、候補者が進むたびに社内に候補日を求め、返事を待ち、候補者に謝ります。

発注側にできるのは、担当者の「枠を空けてください」を受けて、面談者の予定表を塞ぐことです。それだけで、日程調整の往復は消えます。費用も、仕組みも要りません。予定表に週一枠を入れるだけです。

面談者が複数いるとき

面談者が複数いる場合、日程の難しさは、全員の予定を合わせようとすることから来ます。

全員が同席する面談は、日程が最も取れません。一人ずつに分けるか、二人までに絞ります。一次は一人、二次は別の一人、最終は責任者。段階ごとに面談者を変えれば、各段階の日程は一人の枠で決まります。

同席が必要な場面は、最終だけに限定します。最終の同席は、候補者にとっても「会社が本気で見ている」と伝わる場になるので、意味があります。一次からの同席は、日程を遅らせるだけで、見極めの質は上がりません。

面談者ごとに枠を空け、担当者がそれぞれの枠から候補日を出す形にすれば、複数の面談者がいても日程は組めます。

それでも押さえられないとき

枠を空け、権限を渡し、候補日を複数出しても、日程が取れないなら、原因は仕組みではありません。

面談者が枠を空けない、空けても本業で埋めてしまう、という場合は、現場が面談に出てくれないの問題です。負担を減らし、意味を伝え、優先順位を経営で確認する段階です。

候補者側の都合で取れない場合もあります。現職が忙しく、平日の日中は無理、という候補者です。この場合は、夜や早朝、休日の枠を用意できるかを検討します。全部の枠をそうする必要はなく、月に一枠か二枠あれば、そうした候補者にも対応できます。

どうしても取れない候補者には、「面談ではなく、まず三十分の情報交換を」と提案する方法もあります。選考ではなく話を聞く場なら、候補者も時間を作りやすくなります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、日程調整で最も消耗するのは「候補者に候補日を約束できず、待たせている間に他社が決まる」ことです。候補者からは「いつ頃になりそうですか」と聞かれ、社内からは返事が無い。担当者は「調整中です」としか言えず、候補者の熱は冷めていきます。

この状態は、担当者の力では変えられません。枠が空いていなければ、候補日は出せません。権限が無ければ、確定できません。担当者は、社内に頼み、待つだけです。

発注側にできるのは、担当者が待たなくて済む状態を作ることです。枠を空け、権限を渡す。それだけで、担当者は候補者の返信に「では来週の火曜十時はいかがですか」と即答できます。即答できる会社は、取り合いで勝ちます。担当者を待たせない仕組みが、候補者を待たせない仕組みです。

まとめ

• 日数が消える場所は返信→一次対応・社内に候補日を求める→返る・候補日→確定・確定→当日の四つ。多くは二番目
• 「都度探す」から「先に空ける」へ。週の枠を予定表で塞ぐ。枠の数は月の面談見込みから
• 候補日はこちらから三つ・今週と来週を混ぜる・オンライン既定・合わなければ翌日に次
• 担当者に枠から候補日を出し、確定する権限を渡す。枠の外には入れないルールを添える
• 面談者が複数なら段階ごとに分け、同席は最終だけ
• それでも取れないなら、現場が出ない問題か候補者側の都合。夜・早朝の枠、情報交換の提案
• 担当者を待たせない仕組みが、候補者を待たせない仕組み

よくある質問

面談者が「予定を先に空けるのは無理」と言います

週に一枠、三十分からで構いません。空けた枠が使われなければ本業に戻せるので、実質的な損失はありません。逆に、空けていないと候補者を失います。担当者から「日程が取れずに辞退した候補者の数」をレポートで出してもらい、事実として面談者に示してください。

候補者が平日の日中に時間を取れません

月に一枠か二枠、夜や早朝の枠を用意できるかを検討してください。全部をそうする必要はありません。それも難しければ、「選考ではなく三十分の情報交換」として提案すると、候補者は時間を作りやすくなります。

担当者に日程を確定する権限を渡すのが不安です

枠は面談者が先に空けたもので、担当者はその枠の中でしか確定しません。枠の外には入れない、というルールを添えれば、面談者の予定が勝手に埋まることはありません。権限が無いと、担当者は候補日を出すたびに社内を待ち、そのたびに二日から三日が消えます。