KPIが未達のとき

設定したKPIに届いていない。このとき、代行会社の努力不足だと結論する前に、目標そのものが妥当だったかを確認してください。スカウトのKPIは、母数という上限がある中で立てるものです。この記事では、未達の切り分けと、指標の設計し直し方を整理します。送信件数が届かない場合の原因は送信数が計画に届かないにまとめています。

未達を三つに分ける

一.目標が母数と合っていなかった。そもそも届かない数字だった。

二.運用に問題があった。条件、文面、稼働、対応の速さ。

三.外部の要因が変わった。市場の動き、競合の状況、季節。

この三つのうち、一番目が最も多い。

そして、一番目なら、運用をどれだけ改善しても届きません。

確認の順番

まず、母数と目標を照らす。

次に、通過率を見る。

最後に、外部の要因を確認する。

目標が母数と合っていたか

確認すること

• 目標を立てたとき、母数を確認したか
• 条件に合う候補者の総数
• そこから逆算した件数と、設定した目標の差

一番目を思い出してください。

採用人数から逆算して立てた目標は、母数を見ていません。

「三名採用したい。返信率と設定率から逆算して、月に何件送る必要がある」

この計算は、送れる相手がいる前提です。

母数がその数に届かなければ、目標は最初から未達です。

そして、これは代行会社の問題ではありません。

目標の立て方の問題です。

立て直し方

条件に合う候補者の総数を出す。

期間で割る。

そこから、通過率をかけて面談件数を出す。

この順番で立て直してください。

そして、その数字が採用したい人数に届かないなら、条件か媒体か手段を変える判断が要ります。

通過率で運用を見る

目標が妥当だった場合、次は運用です。

見る通過率

• 送信 → 返信
• 返信 → 面談設定
• 面談設定 → 面談実施
• 面談 → 次の選考

どこが低いかで、原因が分かれます。

そして、前月と比べてください。

下がっているなら、何かが変わっています。母数、担当者、文面、条件。

変わっていないのに届かないなら、目標のほうが高い。

この切り分けをしてから、改善の話をしてください。

エラベルの見解

KPIを設定するときに、「達成すると何が悪くなるか」を考えてください。

どの指標にも、追いすぎたときの副作用があります。

送信件数を追うと

条件が広がる。書き分けが薄くなる。母数が早く枯れる。

返信率を追うと

返信が取りやすい層に寄る。面談につながらない返信でも数える。

面談設定件数を追うと

日程を入れることが目的になる。当日欠席が増える。

面談実施件数を追うと

要件に少し合わない候補者も通す。面接官の時間が消費される。

この副作用は、代行会社の悪意ではありません。評価される数字に向かって動くのは、合理的な反応です。

だから、指標は一つにしないでください。

組み合わせる

送信件数と返信率。件数を追うと返信率が下がるので、両方を見る。

面談設定件数と実施率。設定だけを追う動きを抑える。

面談実施件数と、次の選考への通過率。合わない候補者を通す動きを抑える。

この形にすると、一方だけを追う動きが止まります。

そして、代行会社に伝えてください。

「この二つを一緒に見ます」

伝えると、動き方が変わります。

KPIは、達成を管理するものではなく、動き方を決めるものです。

未達のときに責める道具にすると、数字を作る方向に動きます。

未達をどう扱うか

未達そのものを問題にしないでください。

問題は、理由が説明できないことです。

求めること

なぜ届かなかったか。母数、通過率、外部の要因。

どこまで届いたか。

次に何を変えるか。

目標を維持するか、変えるか。

四番目まで話してください。

目標を変えるのは、逃げではありません。

母数が変わった、市場が変わった、条件を見直した。前提が変われば、目標も変わります。

そして、変えない場合は、何を変えて達成するかを決めます。

稼働を増やす、条件を広げる、媒体を足す、期間を延ばす。

どれかを選ばずに目標だけを維持すると、数字を作る方向に動きます。

外部の要因を確認する

三番目の要因です。

確認すること

• 同じ職種の求人が増えているか
• 候補者の動きが変わっているか
• 時期の影響

代行会社に聞いてください。他社の状況を日常的に見ています。

「他社の求人は増えていますか」「候補者の反応は変わっていますか」

この情報は、社内では分かりません。

そして、外部の要因なら、対応が変わります。

条件を見直す、伝え方を変える、時期をずらす。

運用の改善では届かないことがあります。

指標を設計し直す

未達が続くなら、指標そのものを見直してください。

見直す観点

その指標は、代行会社が動かせるか。動かせない指標を置いても意味がありません。

その指標は、採用につながっているか。送信件数が増えても採用が進まないなら、見る指標が違う。

副作用は何か。

組み合わせているか。

そして、指標の数を絞ってください。

多すぎると、どれを優先するか分かりません。

主に見る指標を一つか二つ。それを支える指標をいくつか。

この構造にすると、優先順位が伝わります。

エラベルの見解

KPIの話をするとき、自社側の指標も置いてください。

代行会社の指標だけを置くと、片側しか見ていないことになります。

自社側に置く指標

書類の合否を返すまでの日数。

面談の候補日を出すまでの日数。

候補者からの質問に答えるまでの日数。

代行会社からの確認依頼に返すまでの日数。

この四つが、代行会社の数字に影響します。

そして、多くの場合、測られていません。

測ると分かること

面談設定率が低い理由が、日程の提示の遅さだった。

返信からの離脱が、質問への回答待ちで起きていた。

送信件数が届かない理由が、候補者リストの承認待ちだった。

これらは、代行会社の運用では直せません。

そして、代行会社からは指摘しにくい。

発注側の動きを問題にする話になるからです。

だから、自社で測ってください。

定例会で、両側の数字を並べる。

「今月は面談設定率が低かった。こちらの日程提示に平均で何営業日かかっていた」

この会話ができると、改善が両側で進みます。

片側だけの指標だと、改善も片側でしか起きません。

そして、自社側の数字を出すと、代行会社の報告も変わります。言いにくかったことが言えるようになるからです。

まとめ

• 未達を目標の立て方・運用・外部の要因の三つに分ける
• 目標が母数と合っていたかを最初に確認する
• 目標は母数から立て直す。採用人数からの逆算では届かないことがある
• 通過率を四つに分けて、どこが低いかと前月との差を見る
• 各指標の副作用を考え、組み合わせて置く
• 未達そのものではなく、理由が説明できないことを問題にする
• 目標を変えるのは逃げではない。前提が変われば目標も変わる
• 外部の要因は代行会社に聞く。他社の状況を見ている
• 自社側の指標を四つ置き、定例会で両側を並べる

よくある質問

KPIを達成できなかった場合、費用を減額できますか

契約の内容によります。成果報酬型なら成果に連動しますが、月額型や時間単価型では稼働に対して払う契約のため、未達を理由にした減額は難しいところです。まず未達の理由を切り分けてください。目標の立て方に原因があることもあります。

KPIはいくつ置くべきですか

主に見るものを一つか二つ、それを支えるものをいくつかという構造にしてください。多すぎると優先順位が伝わりません。そして、副作用を抑えるために組み合わせて置いてください。件数と率を一緒に見る形が基本です。

目標を下げることに社内の抵抗があります

母数から逆算した数字を示してください。条件に合う候補者が何名いて、そこから何件の面談が見込めるか。届かない目標を維持すると、条件を広げるか質を下げる方向に動きます。目標を下げるか、条件や媒体を変えるかの選択として提示してください。