スカウト代行 / スカウト代行
送信数が計画に届かない
月の送信件数が、計画した数に届いていない。このとき、代行会社の稼働不足だと決めつける前に、どこで止まっているかを確認してください。母数、稼働、承認の待ち、媒体の制限。原因によって対応が変わります。この記事では、止まっている場所の見つけ方と、件数を追うことの落とし穴を整理します。
四つの場所で止まる
一.母数。条件に合う候補者が残っていない。
二.稼働。選定と書き分けの時間が足りない。
三.承認の待ち。自社の確認を待っている。
四.媒体の制限。送信できる通数や期間の区切り。
この四つを順に確認してください。
そして、複数が同時に起きていることがあります。
母数で止まっている場合
確認すること
- 条件に合う候補者の総数
- そのうち送信済みが何名か
- 残りが何名か
- 新規に条件に入るペース
三番目がゼロに近いなら、送りたくても送れません。
これは稼働の問題ではありません。
確認の仕方
媒体の管理画面で、条件に合う候補者数を見てください。自社でも見られる状態にしておくと、報告を待たずに分かります。
そして、送信済みを差し引く。
対応
条件を広げる。隣接する経験、業種、地域、経験年数の幅。
媒体を足す。別の媒体には別の候補者がいます。
待つ。新規登録者が増えるのを待つ。送信の頻度を落とし、期間を延ばす。
このうち、一番目が最も速い。ただし、広げると質が落ちる可能性があります。
広げる範囲を自社で決めてください。
稼働で止まっている場合
確認すること
- 稼働報告の内訳。どの工程に時間が使われているか
- 一件あたりにかかっている時間
- 他の工程に時間が流れていないか
三番目を見てください。
返信対応が増えると、送信の稼働が圧迫されます。
返信が多い月は、送信件数が下がります。これは悪いことではありません。
そして、母数が薄い職種では、選定に時間がかかります。条件に合う人を探す作業が増えるからです。
対応
稼働量を増やす。費用が増えます。
書き分けを薄くする。件数は増えますが、返信率が下がる可能性があります。
返信対応を自社に戻す。送信の稼働が空きます。
目標件数を見直す。母数と稼働から現実的な数字を出し直す。
四番目が実務的な場面が多いところです。
エラベルの見解
送信数が届かない原因で、発注側が気づきにくいのが「承認の待ち」です。
多くの運用では、送信の前に自社の確認が入ります。
確認が入る場面
候補者リストの承認。この人に送ってよいか。
文面の承認。新しい型を作ったとき。
条件変更の承認。母数を広げるとき。
この三つで待ちが発生します。
そして、待っている間、代行会社は動けません。
確認の仕方
代行会社に「こちらの確認待ちで止まった時間」を報告に入れてもらってください。
依頼を出した日と、回答が来た日。
この記録があると、どちらの側で止まっているかが分かります。
そして、多くの場合、待ちは想像より長い。
金曜に候補者リストが届き、月曜に確認して返す。それだけで週の半分が消えます。
対応
確認の期限を決める。営業日で何日以内に返すか。代行会社との約束として書く。
確認の範囲を絞る。全件見るのをやめ、条件から外れそうな候補者だけ相談してもらう。
最初の一か月だけ全件確認し、基準が揃ったら任せる。
この三つのどれかを取ってください。
確認をなくす必要はありません。期限を決めるだけで、待ちは大きく減ります。
そして、自社側で止まった時間を記録すると、社内の動きも変わります。
数字で見えると、優先順位が上がるからです。
媒体の制限で止まっている場合
媒体には、送信できる通数や期間の区切りがあります。
確認すること
- 契約しているプランで送れる残数
- 期間の区切り
- 同じ候補者への再送の制限
- 一度に送れる件数の上限
一番目と二番目を毎月確認してください。
期間の前半で使いすぎると、後半に送れなくなります。
逆に、使い切れないまま期間が終わると、払った分が消えます。
代行会社に、残数と消化のペースを毎回報告してもらってください。
対応
プランを見直す。過不足があるなら次回の更新で。
送信を期間内に分散する。
媒体を足す。
そして、媒体の仕様は変わります。現在の条件は媒体の公式情報でご確認ください。
目標件数の立て方を見直す
そもそも、目標が母数と合っていない可能性があります。
立て方
条件に合う候補者の総数を出す。
そこから、何か月で送るかを決める。
月あたりの件数が出る。
この順番で立ててください。
採用したい人数から逆算した件数は、母数を無視しています。
「三名採用したいから、返信率と設定率から逆算して月三百件」。母数が二百名しかいなければ、届きません。
目標は、母数から立てる。そして、母数が足りないなら、条件を広げるか媒体を足す判断が先です。
件数を追うことの落とし穴
送信件数は、追いやすい数字です。
そして、追うと増えます。
増やす方法
- 条件を広げる
- 書き分けを薄くする
- 迷った候補者にも送る
この三つで件数は増えます。そして、返信率は下がります。
さらに、母数が早く枯れます。
送信件数が計画どおりでも、面談が組めていなければ意味がありません。
見る指標
送信件数だけでなく、返信件数と面談設定件数を並べる。
そして、面談設定件数を主に見る。
送信件数は、そこに至る過程の数字です。
代行会社にも、この優先順位を伝えてください。伝えないと、件数を成果として報告してきます。
エラベルの見解
送信数が届かないとき、「届かないこと自体が情報だ」と考えてみてください。
計画に届かない。その理由が母数なら、この職種はこの媒体では採れないということです。
これは重要な情報です。
分かること
媒体が合っていない。別の媒体に候補者がいるかもしれない。
条件が市場と合っていない。求めている人が、そもそも少ない。
この職種は、スカウトでは採りにくい。別の手段が要る。
この三つのどれかです。
そして、三番目の可能性を検討してください。
スカウトで採れる職種と、採りにくい職種があります。
母数が薄い専門職、経験者が市場にほとんどいない職種。送る相手がいなければ、どれだけ稼働を増やしても届きません。
このとき、必要なのは代行会社を替えることではありません。
手段を変えることです。
人材紹介、リファラル、業務委託から始める、要件を分解して採りやすい形にする。
選択肢は他にもあります。
そして、この判断は早いほうがよい。
半年スカウトを続けて母数が枯れ、それから別の手段を検討する。この順番だと、時間と費用の両方を使っています。
送信数が届かない状態が二か月続いたら、手段そのものを見直す機会だと考えてください。
代行会社に「この職種はスカウトで採れると思いますか」と聞いてみる。正直に答える会社もあります。
まとめ
- 止まる場所は母数・稼働・承認の待ち・媒体の制限の四つ
- 母数は送信済みを差し引いた残りを管理画面で自社でも見る
- 稼働は内訳を見る。返信対応が増えると送信が圧迫される
- 承認の待ちを報告に入れてもらう。確認の期限を決めるだけで大きく減る
- 媒体の残数と消化のペースを毎回報告してもらう
- 目標件数は母数から立てる。採用人数からの逆算では届かないことがある
- 件数は追えば増えるが返信率は下がる。面談設定件数を主に見る
- 二か月届かないなら、手段そのものを見直す機会
よくある質問
送信件数が計画の半分でした
まず内訳を確認してください。母数が残っているか、稼働が他の工程に流れていないか、こちらの確認待ちがなかったか。この三つで多くの場合は説明がつきます。原因が分かってから、目標を下げるか稼働を増やすかを決めてください。
目標件数はどう決めればよいですか
条件に合う候補者の総数を出し、何か月で送るかを決めて割ってください。採用人数からの逆算だと、母数を超えた数字になることがあります。母数が足りない場合は、件数の目標より先に条件と媒体を検討します。
件数を増やすよう指示してよいですか
増やせますが、条件を広げるか書き分けを薄くすることになります。返信率が下がり、母数も早く枯れます。面談設定件数が足りていないなら、件数以外の原因も確認してください。件数だけを指標にすると、質が下がる方向に動きます。