スカウト代行 / スカウト代行
大型連休前後の送信計画
連休をはさむと、返信も選考も止まります。そして、連休は年に何度もあります。そのたびに考えるのではなく、繰り返し使える型を作っておくほうが早い。この記事では、連休の前後で何をするかを整理します。年末年始のような長い休みについては年末年始のスカウト運用にまとめています。
連休は年に何度もある
年末年始のような長い休みだけでなく、数日の連休が年に複数回あります。
そして、そのたびに同じことが起きます。
起きること
返信が遅れる。
面談の日程が組みにくい。
選考が止まる。
候補者の関心が下がる。
だから、そのつど考えるのではなく、型を決めてください。
決めておく内容
送信を止める日。
進行中の候補者を片付ける期限。
連休中の連絡の扱い。
明けの動き方。
この四つを一度決めれば、次の連休でも使えます。
送信を止める判断
連休の前に送るかどうか。
判断の材料
返信が来たときに対応できるか。
連休の長さ。
候補者が読む状態にあるか。
一番目です。
送って返信が来たのに、連休で返せない。
この状態は避けてください。
候補者から見ると、声をかけておいて放置されたことになります。
そして、連休中に他社の選考が進むことがあります。
対応
返信への対応ができる日から逆算して、送信を止める。
あるいは、連休中も返信を見る体制を作る。
代行会社の稼働の日を確認してください。
自社が休みでも、代行会社が動いている場合があります。その逆もあります。
連休の前に片付ける
進行中の候補者を確認してください。
確認する対象
- 返信が来ていて、まだ返していない候補者
- 質問への回答を待たせている候補者
- 書類の合否を待っている候補者
- 日程の提示を待っている候補者
- 面談の予定が連休の直後にある候補者
五番目です。
連休が明けてすぐの面談は、忘れられやすい。
リマインドを、連休の前と明けの両方で入れてください。
そして、片付けられない場合は連絡してください。
「連休のため、○日以降のご連絡になります」
この一通で、受け止め方が変わります。
エラベルの見解
連休には、「候補者が考える時間ができる」という側面があります。
普段は仕事に追われていて、転職について落ち着いて考える時間がない。
連休は、その時間ができます。
そして、考えた結果、動き出すことがあります。
逆に、考えた結果、やめることもあります。
つまり、連休は候補者の判断が動く期間です。
この前提で、連休の前に何を渡すかを考えてください。
渡しておくと考える材料になるもの
職務の内容。具体的に何をするか。
チームと働く人の情報。
今の課題。
条件の目安。
この四つがあると、候補者は判断できます。
逆に、材料がないまま連休に入ると、判断が止まります。
そして、連休明けに関心が薄れていることがあります。
特に、面談を終えた候補者です。
面談で興味を持ったが、次の情報が来ないまま連休に入る。
この場合、連休中に熱が下がります。
対応
面談の後、連休に入る前に次のステップを伝える。
判断に要る情報を、その時点で渡す。
「連休明けにご連絡します」ではなく、「連休明けの○日に、次の面談の日程をご提案します」
具体的に伝えると、待つ理由ができます。
連休は、候補者にとって考える時間です。
考える材料を渡してから、連休に入ってもらってください。
明けの動き方
連休明けは、対応が集中します。
準備しておくこと
連絡を待たせている候補者への返答を、事前に用意する。
面接官の枠を、明けの週に押さえておく。
送信を再開する日を決める。
進行中の候補者への連絡の順番を決める。
四番目です。
明けは、対応すべき候補者が溜まっています。
そして、全部に同時には対応できません。
順番を決めてください
選考が進んでいる候補者から。
他社の選考が進んでいる候補者を優先。
そして、返信を待たせている候補者。
この順番だと、離脱を減らせます。
連休中の候補者の動き
連休中に返信が来ることがあります。
確認すること
返信が来ているかを、誰が見るか。
連休中に対応するか、明けにまとめて対応するか。
明けにする場合、その旨を伝えているか。
そして、代行会社の稼働を確認してください。
代行会社が動いている場合、一次対応だけ任せる形があります。
「確認して、明けにご連絡します」という返答だけでも、放置にはなりません。
この体制が取れるかを、連休の前に相談してください。
連休を運用に組み込む
年間の計画に、連休を織り込んでください。
織り込む内容
送信の配分。連休の前後は減らす。
面談の枠。連休の前後は取りにくい。
選考の期間。連休をはさむと延びる。
そして、三番目です。
採用の期限から逆算するとき、連休の日数を足してください。
連休をはさむ選考は、その分だけ長くなります。
この計算をしていないと、期限に間に合いません。
連休を準備に使う
運用が止まる期間を、準備に充ててください。
やること
文面の見直し。これまでの反応から。
条件の調整。母数の状況から。
候補者リストの作成。明けにすぐ送れるように。
記録の整理。
三番目です。
連休中に候補者を選定しておけば、明けた日から送れます。
そして、この作業は代行会社に依頼できます。
月額型の契約なら、稼働が余る期間の使い道になります。
依頼の仕方
連休の前に伝える。「この期間に、明けの分の選定を進めてください」
決めておかないと、稼働が空きます。
エラベルの見解
連休の扱いを、代行会社との取り決めにしておいてください。
そのつど相談すると、毎回時間がかかります。
取り決める内容
送信を止める基準。連休の何日前から止めるか。
進行中の候補者を片付ける期限。連休の何日前までに。
連休中の対応。一次返答をするか、しないか。
明けの動き方。何から再開するか。
この四つを一度決めて、文書にしてください。
そして、連休のたびに確認する。
「次の連休は、いつものとおりで進めますか」
この一言で済みます。
さらに、確認の仕方も決めてください
連休の前に、進行中の候補者の一覧をもらう。
それぞれ、片付いたかを確認する。
この確認をしないと、漏れます。
そして、漏れた候補者は、連休の間ずっと待つことになります。
取り決めがあると、担当者が交代しても引き継がれます。
逆に、そのつどの口頭の相談だと、担当者が替わったときに消えます。
連休は年に何度も来ます。
一度決めれば、何度も使える取り決めです。
まとめ
- 連休は年に何度もある。そのつど考えず、型を決める
- 決めるのは送信を止める日・片付ける期限・連休中の扱い・明けの動き方
- 返信に対応できない期間は送信を止める
- 連休の前に、待たせている候補者を片付けるか、連絡する
- 連休直後の面談は、前と明けの両方でリマインドする
- 連休は候補者が考える時間。判断の材料を渡してから入る
- 面談後は「連休明けにご連絡します」ではなく、具体的な日と内容を伝える
- 明けの対応は順番を決める。選考が進んでいる候補者から
- 期限からの逆算に、連休の日数を足す
- 取り決めを文書にする。担当者が替わっても引き継がれる
よくある質問
連休の直前に送ってよいですか
返信に対応できるかで判断してください。送って返信が来たのに返せない状態は避けたいところです。代行会社の稼働の日を確認し、一次返答だけでも可能なら送れます。難しいなら、連休明けに再開してください。
連休中に返信が来たらどうしますか
誰が見るかを決めておいてください。代行会社が稼働している場合、一次返答だけ任せる形があります。「確認して、明けにご連絡します」という返答でも、放置にはなりません。連休の前に体制を相談してください。
連休明けは何から始めますか
連絡を待たせている候補者への返答からです。順番は、選考が進んでいる候補者、他社の選考が進んでいる候補者、返信を待たせている候補者の順にしてください。そして、面接官の枠を明けの週に押さえておいてください。