社内の関与が薄れる

代行を入れてから、採用が「外の仕事」になっている。現場が候補者に関心を持たなくなり、面接官の準備が薄くなる。これは採用担当が判断を渡してしまう問題とは別で、社内の人の関与が下がる話です。この記事では、どこが薄れるかと、戻す仕掛けを整理します。判断の所在については丸投げになってしまっているにまとめています。

どこが薄れるか

一.現場の関与。求める人物像の共有、候補者への関心。

二.面接官の準備。候補者の経歴を読み込む時間。

三.採用担当の把握。今どんな候補者が動いているか。

四.経営の関心。採用の状況を見る頻度。

この四つのうち、一番目と二番目が候補者に直接届きます。

そして、候補者は敏感に気づきます。

面接で「経歴を読んでいない」と感じさせると、その時点で候補者の意欲が下がります。

スカウトで声をかけた候補者は、もともと転職を強く決めていない場合が多い。面接の印象で判断が変わります。

薄れる理由

代行を入れると、採用の情報が代行会社を経由するようになります。

変わること

候補者の情報が、代行会社経由で来る。現場が直接見る機会が減る。

日程調整が代行会社を通る。候補者とのやり取りが減る。

採用の進捗が、報告書で共有される。数字になる。

この三つで、社内の人が候補者を「人」として見る機会が減ります。

そして、報告書の数字だけを見ていると、採用が管理の対象になります。

「今月は面談三件」。この情報からは、候補者の顔が見えません。

面接官の準備が薄れる

最も影響が大きい場所です。

確認すること

• 面接の何分前に経歴を見ているか
• 候補者ごとに聞くことを準備しているか
• スカウトで送った文面を読んでいるか
• 前の面接の内容を引き継いでいるか

三番目を確認してください。

候補者は、届いた文面を読んで面談に来ています。

その文面に書かれていたことと、面接で言われることが違うと、不信につながります。

そして、面接官が文面を読んでいないと、候補者は「送ったのは別の人だ」と気づきます。

代行会社が送っていること自体は、多くの場合問題になりません。内容が引き継がれていないことが問題です。

対応

面接の案内に、送った文面を添える。

候補者ごとに、何を伝えて声をかけたかを一行で渡す。

この二つで、準備の質が変わります。

エラベルの見解

社内の関与を戻すのに効くのは、「候補者の言葉を社内に流すこと」です。

数字を共有しても、関与は戻りません。送信三百件、返信二十件。この情報に人は反応しません。

流すもの

返信の実際の文面。候補者が何と書いて返してきたか。

面談での質問。候補者が何を気にしていたか。

辞退の理由。何と言われて断られたか。

入社を決めた人の言葉。何が決め手だったか。

この四つを、月に一度、社内に共有してください。

個人が特定されない形にする配慮は要ります。

そして、共有先は現場と面接官です。

効果

現場が反応します。「うちの仕事、そう見えてるのか」

面接官が気づきます。「その質問、うまく答えられていなかった」

要件が動くことがあります。「この層が興味を持つなら、条件を変えたほうがいい」

数字では起きない反応です。

そして、代行会社にこの材料を出してもらってください。

報告書に「候補者の声」の欄を作る。

返信の実例、質問の傾向、辞退の理由。

代行会社は、この情報を持っています。求められないから、報告に入れないだけです。

採用が「外の仕事」になるのは、候補者が数字になるからです。

言葉が流れていれば、人として見え続けます。

現場の関与を戻す

現場が採用に関わる場面を作ってください。

負担の小さい形

要件の見直しに参加してもらう。三か月に一度、三十分。

候補者の経歴を見てもらう。面接の前ではなく、選定の段階で。

面談に同席してもらう。全部ではなく、月に一件。

候補者の声を読んでもらう。上の四つ。

このうち、二番目が効きます。

選定の段階で現場が見ると、要件のずれが早く分かります。

面接まで来てから「違う」と分かるより、はるかに早い。

そして、現場が候補者を見ると、当事者意識が戻ります。

「この人に来てほしい」と思う候補者が出てくるからです。

採用担当の把握を保つ

代行会社に任せると、採用担当も全体が見えにくくなります。

保つ仕掛け

進行中の候補者の一覧を、常に見られる状態にする。

採用管理システムを自社で持つ。代行会社の管理表だけに頼らない。

週に一度、進行中の候補者を確認する。数分で足ります。

そして、二番目が重要です。

代行会社の管理表だけだと、契約が終わったときに情報が残りません。

自社のシステムに入れてもらう運用にしてください。

経営の関心を保つ

採用の状況が経営に届かなくなることがあります。

届ける内容

進捗の数字。目標に対してどこまで来ているか。

課題。何が止まっているか。

判断が要ること。条件の見直し、予算の追加。

この三つを、月に一度、一枚で届けてください。

そして、判断が要ることを明示する。

報告だけだと、読まれても動きません。

「この職種は現在の条件では母数が薄い。条件を見直すか、期間を延ばすかの判断が要る」

この形にすると、経営が関与します。

エラベルの見解

社内の関与が薄れると、代行会社の運用も浅くなります。

理由は、代行会社が使える材料が減るからです。

代行会社が必要とする材料

現場の言葉。この仕事の面白さ、大変さ。

通した候補者と落とした候補者の理由。

面接で候補者が気にしたこと。

入社した人の決め手。

この四つは、社内から出てくるものです。

社内の関与が薄れると、出てこなくなります。

そして、材料がないまま運用が続くと、文面も条件も更新されません。

最初に渡した情報のまま、半年運用することになります。

その間、事業も市場も動いています。

確認の仕方

代行会社に「うちから足りていない情報は何ですか」と聞いてください。

この質問で、何が渡されていないかが分かります。

そして、多くの場合、代行会社は言いにくいと感じています。

発注側に「もっと情報をください」とは言いにくいからです。

聞かれれば答えます。

社内の関与は、代行会社の運用の質に直結しています。

関与を戻すことは、代行会社への協力ではなく、自社の結果のためです。

まとめ

• 薄れるのは現場・面接官・採用担当・経営の四つ
• 候補者に直接届くのは現場と面接官
• 面接官が送った文面を読んでいるかを確認する。案内に添える
• 候補者の言葉を社内に流す。返信・質問・辞退の理由・入社の決め手
• 報告書に「候補者の声」の欄を作ってもらう
• 現場は選定の段階で候補者を見てもらうのが効く
• 進行中の候補者を自社のシステムに入れる運用にする
• 経営には判断が要ることを明示して届ける
• 代行会社に「足りていない情報は何ですか」と聞く

よくある質問

現場が採用に時間を割いてくれません

負担の小さい形から始めてください。選定の段階で候補者の経歴を五名分見てもらう。十分で済みます。候補者を見ると「この人に来てほしい」という反応が出ることがあり、そこから関与が戻ります。

候補者の言葉を社内に共有してよいですか

個人が特定されない形にする配慮が要ります。氏名や現職の会社名を伏せ、内容の要点だけにする。自社の個人情報に関する規程と照らして扱いを決めてください。個別の判断は専門家にご確認ください。

面接官が経歴を読んでいないようです

面接の案内に、経歴と送った文面を添えてください。そして、候補者ごとに何を伝えて声をかけたかを一行で渡します。読む材料が届いていないだけのことがあります。仕組みで解決できる場面です。