作った文面の権利

代行が作ったスカウト文面や検索条件。契約に定めがなければ、当然に自社のものになるとは限りません。作成したのは受託者側だからです。そして、この扱いは契約で決められます。この記事では、線引きの考え方と、契約に書く内容を整理します。なお、権利の帰属や解釈は個別の事情で変わるため、締結前に専門家にご確認ください。採用代行全般の扱いは代行が作ったマニュアルの権利は誰のものかにまとめています。

二種類が混ざる

代行会社が持ち込む汎用の型

• 文面の構成の型（冒頭、本文、締めの組み立て）
• 検索条件の設計の考え方
• 報告の様式

自社のために作られた個別の成果物

• 自社の職種の要件が書かれた文面
• 自社の事業について説明した部分
• 自社の要件に基づく検索条件
• 自社の候補者に向けた書き分けの例

混ざったもの

• 汎用の型を、自社向けに作り込んだもの

三番目が実務では最も多い。代行会社が持っている型をもとに、自社の情報を入れて作り込む。

だから、契約では「本業務のために作成された成果物」の範囲を具体的に列挙してください。スカウト文面、検索条件、連絡テンプレート、要件シート。名前を挙げておけば、解釈の幅が減ります。

契約に書く項目

• 帰属（本業務のために作成された成果物の権利がどちらに帰属するか）
• 対象の範囲（何を成果物とするか。具体的に列挙）
• 引き渡しの形式（編集できる形式で受け取れるか）
• 引き渡しの時期（都度か、契約終了時か）
• 自社の利用範囲（契約終了後も使えるか、改変できるか）
• 代行会社の利用範囲（他社の案件に転用しないこと）

五番目と六番目が対になります。自社が終了後も使えること、代行会社が他社に転用しないこと。両方を書いておくと、双方の期待がそろいます。

そして、四番目を「都度」にする形も検討してください。作られた時点で共有の場所に置く運用にすれば、回収の作業自体が不要になります。

エラベルの見解

スカウトの成果物で、受け取っても使えない形になっていることがあります。ここを確認してください。

文面の権利が自社に帰属していても、媒体の管理画面の中にしかないなら、次で使えません。テンプレートとして媒体に保存されているだけ、という状態です。

検索条件も同じです。管理画面で条件を組んだ状態は保存されていても、その内容が文書として残っていないことがあります。

そして、代行会社を替えたときや内製に戻したときに、画面の写しだけを渡されて終わることがあります。

画面の写しでは、条件の意図が分かりません。なぜその条件にしたか、どの層を外したか。これらは文書で受け取らないと残りません。

だから、契約に「編集できる形式で」と書くだけでなく、具体的に何を受け取るかを列挙してください。

「文面はテキストで」「検索条件は条件の内容と設計意図を文書で」「書き分けの例を数件」。

そして、都度受け取る運用にすると、この確認が毎回できます。契約終了時にまとめて受け取る形だと、そのときに気づくことになります。

何を受け取るか

文面

• 職種ごとの型（テキストで）
• 書き分けの範囲と、書き分けの例
• 反応が良かった文面、悪かった文面

検索条件

• 条件の内容（画面の写しではなく、条件そのもの）
• 設計意図（なぜその条件か、どの層を外したか）
• 試したが母数が足りなかった条件

連絡のテンプレート

• 返信への対応の型
• 面談の案内

要件シート

• 要件を検索条件に翻訳した文書

この四つを、編集できる形式で受け取ってください。

汎用の型は求めない

代行会社が持ち込む型は、事業の資産です。何社もの案件を通じて磨いた構成や設計の考え方。これを一社に帰属させると、他社の案件で使えなくなります。

だから、求めるのは自社のために作られた個別の成果物に絞ってください。

自社の職種の要件が書かれた文面、自社の事業について説明した部分、自社の要件に基づく条件。これらは他社では使えないものです。帰属を自社にしても、代行会社の資産は損なわれません。

この線を引いて伝えると、応じる会社は多くあります。

「作られたものすべて」と求めると、話がまとまりにくくなります。

定めがない場合

まず契約書を確認する。秘密保持や業務範囲の条項の中に、成果物に関する記載があることがあります。

覚書を交わす。運用の途中でも、成果物の帰属について覚書を追加できます。更新のタイミングなら話を持ち出しやすい。

受け取れる形で共有してもらう。帰属の議論とは別に、作られたものを編集できる形式で共有してもらう運用にする。実務としては、これで多くの場面は足ります。

次の契約で入れる。今回困った点を記録し、次の契約書に反映します。

二次利用の範囲

自社の利用範囲を確認してください。

求人票に転用してよいか。スカウト文面の一部を、求人票に使う場合。

他の媒体で使ってよいか。ある媒体向けに作った文面を、別の媒体で使う場合。

採用サイトに載せてよいか。

次の代行会社に渡してよいか。

この四つは、想定される用途です。作成を依頼する段階で伝えておくと、後の確認が減ります。

実務での扱い

都度共有の運用にする。作られた文面や条件を、共有の場所に置いてもらう。権利の議論をしなくても、手元にある状態が作れます。

置き場所を決める。共有のドライブか、採用管理システム。

更新のルールを決める。文面を直したとき、共有の場所も更新する。

版を管理する。どの文面をいつから使っているか。数字の変化と照らせます。

この四つを運用に組み込むと、契約終了時の回収が不要になります。

エラベルの見解

権利の交渉をするときに、「終わるときのため」ではなく「使うため」という説明にすると通りやすくなります。

帰属を求める理由を「契約が終わったときに使えるように」と伝えると、相手は終了を前提とした話として受け取ります。関係の始まりで持ち出す話としては、少し構えられます。

そうではなく、実際の用途で伝えてください。

「求人票にも使いたい」「採用サイトにも載せたい」「面接官への説明に使いたい」。実際にそういう用途があるはずです。

スカウト文面で書いた訴求は、求人票にも使えます。検索条件の設計意図は、要件の見直しにも使えます。

この説明なら、相手も自然に応じられます。そして結果として、契約終了時にも使える状態になります。

そして、都度共有の運用にしてしまうのが最も簡単です。作られた文面や条件を、共有の場所に置いてもらう。権利の議論をしなくても、手元にある状態が作れます。

権利の条項は置いておくべきですが、実務としては置き場所の設計のほうが効きます。

まとめ

• 汎用の型と自社のために作られた個別の成果物を分ける
• 求めるのは後者に絞る。前者は代行会社の資産
• 契約には、帰属・対象の範囲・引き渡しの形式と時期・双方の利用範囲を書く
• 権利があっても、媒体の画面の中だけにあると使えない
• 検索条件は、条件の内容と設計意図を文書で受け取る
• 定めがないなら、覚書か共有の運用で実務は足りることが多い
• 二次利用の範囲（求人票、他の媒体、採用サイト、次の代行）を確認する
• 交渉は「終わるときのため」ではなく「使うため」と伝える

よくある質問

文面をそのまま求人票に使ってよいですか

契約の利用範囲によります。作成を依頼する段階で、想定する用途を伝えておくと後の確認が減ります。判断に迷う点は専門家にご確認ください。

検索条件は成果物に含まれますか

契約で列挙しておけば含められます。ただし、条件の内容が文書として残っている必要があります。管理画面に保存されているだけだと、次で使えません。条件の内容と設計意図を、文書で受け取る形にしてください。

次の代行会社に渡してよいですか

権利が自社に帰属していれば、通常は問題ありません。帰属が代行会社に残る契約なら、制限される場合があります。契約書を確認し、不明なら締結時の担当に確認してください。次の契約では、この点を明記しておきます。