スカウト代行 / スカウト代行
新年度に向けた採用の立ち上げ
新年度から採用を本格化させたい。このとき、年度が始まってから動き出すと、実際に候補者と会えるのは数か月先になります。立ち上げの工程があるからです。この記事では、いつ何を準備するかを整理します。逆算の考え方は採用期限から逆算した送信計画にまとめています。
年度が始まってからでは遅い
立ち上げの工程
- 予算の確定
- 採用計画の確定
- 要件の整理
- 代行会社の選定と契約
- 媒体の契約
- 条件の設計と文面の作成
- 運用の開始
この七つを経て、送信が始まります。
そして、返信が来て、面談が組まれ、選考が進む。
年度の初日に契約すると、最初の入社は数か月先になります。
だから、年度の前から準備してください。
前年度中にできること
契約の前でもできる準備があります。
やること
要件を整理する。必須と歓迎、落とす理由。
前年度の記録をまとめる。通した候補者、落とした候補者、入社した人の決め手。
母数を確認する。条件に合う候補者が何名いるか。
代行会社の選定を進める。話を聞く、見積もりを取る。
社内の体制を決める。面接官、合否の期限、日程の枠。
この五つは、予算が確定していなくてもできます。
そして、四番目。
選定には時間がかかります。複数社に話を聞き、担当者を確認する。
年度が始まってから始めると、契約まで時間がかかります。
予算と要件の順番
予算が先か、要件が先か。
要件を先に決めてください。
理由
要件が決まらないと、母数が分かりません。
母数が分からないと、必要な件数も期間も出ません。
そして、それらが出ないと、必要な予算が計算できません。
手順
要件を決める。
母数を確認する。
必要な送信件数と期間を出す。
そこから、媒体と代行の費用を見積もる。
予算を申請する。
この順番だと、根拠のある予算になります。
逆に、予算を先に決めると、その範囲でできることを探すことになります。
そして、母数が足りない職種に予算をつけてしまうことがあります。
エラベルの見解
新年度の立ち上げで、前年度の記録を最も活かしてください。
ゼロから始める必要はありません。
使える記録
前年度に送った候補者のリスト。誰に送ったか、日付つきで。
返信が来た候補者と、その内容。
効いた文面と、効かなかった文面。
効いた条件と、効かなかった条件。
面談まで来た候補者の経歴の傾向。
入社した人の決め手。
この六つがあると、立ち上げが大きく短くなります。
特に一番目です。
前年度に送った候補者には、しばらく送り直せません。
そして、送信間隔の制限は媒体ごとに違います。仕様は変わるため、公式情報でご確認ください。
この記録がないと、新年度に同じ候補者へ送ってしまいます。
さらに、二番目。
前年度に「今は時期ではない」と返してきた候補者がいます。
その人が、新年度には動くかもしれません。
再アプローチの対象になります。
ただし、送信間隔の制限と、媒体の規約を確認してください。
記録の作り方
年度の途中から、月次の報告に含めてもらう。
年度末にまとめて依頼すると、漏れます。
そして、この記録は代行会社を替えても、担当者が交代しても使えます。
新年度の立ち上げは、前年度の運用の質で決まります。
年度の区切りをどう使うか
採用の計画は年度で立てても、候補者は年度で動きません。
確認すること
入社の時期に幅を持たせられるか。
年度の途中の入社を受け入れられるか。
内定から入社までの期間を待てるか。
三番目です。
在職中の候補者は、退職の手続きに時間が要ります。
年度の初日に入社してほしい場合、内定はその前に出す必要があります。
そして、内定の時期から逆算すると、送信はさらに前になります。
対応
入社の時期を、四半期ごとの区切りにする。
あるいは、随時入社を可能にする。
この形にすると、候補者の都合に合わせられます。
そして、採用の機会が増えます。
複数の職種を立ち上げる場合
新年度に複数の職種を同時に募集することがあります。
決めること
職種ごとの優先順位。
稼働の配分。
立ち上げの順番。
三番目です。
全部を同時に立ち上げると、どれも浅くなります。
そして、条件の設計と文面の作成に時間がかかります。
対応
優先度の高い職種から立ち上げる。
一つが回り始めてから、次を足す。
この順番だと、質が保てます。
そして、最初の職種で運用の型ができます。
報告の形式、確認の頻度、判断の基準。
この型を、次の職種に適用できます。
体制を先に決める
社内の受け止め体制を、年度の前に決めてください。
決めること
- 面接官。誰が出るか
- 面談の枠。定例で押さえる
- 書類の合否の期限
- 決裁の経路
- 窓口。代行会社との連絡担当
二番目です。
年度の初めは、面接官も忙しい時期です。
そして、予定を押さえるのが難しい。
先に枠を押さえておくと、候補者が来たときに動けます。
そして、四月からの体制変更がある場合、それも織り込んでください。
面接官が異動する、組織が変わる。
この場合、要件も変わることがあります。
年度の途中で見直す
立ち上げたら、それで終わりではありません。
見直しの時期
運用開始から三か月。通過率と母数の状況。
上半期の終わり。計画に対する進捗。
下半期の始まり。残りの期間で届くか。
このうち、一番目です。
最初の三か月で、想定と実際の差が出ます。
返信率、母数の消費のペース、稼働。
この段階で調整すると、年度全体の結果が変わります。
そして、計画を修正することを織り込んでおいてください。
年度の計画を固定すると、状況が変わっても動けません。
エラベルの見解
新年度の立ち上げで、代行会社の選定を年度末に集中させないでください。
理由は二つあります。
一つ目。時間が取れない。
年度末は、社内の業務も立て込みます。
そして、選定には時間が要ります。複数社に話を聞き、担当者を確認し、見積もりを比べる。
急いで決めると、担当者を確認しないまま契約することになります。
二つ目。相手も立て込む。
同じ時期に、他の会社も動きます。
代行会社側の体制が埋まっていることがあります。
そして、担当者の配置が後回しになる。
対応
選定を、年度末より前に始める。
契約の開始時期は年度からでも、選定は先に済ませる。
この形が取れるかを、代行会社に相談してください。
「四月からの契約を考えています。今のうちに話を聞かせてください」
この相談は歓迎されます。
そして、時間があるぶん、確認が丁寧にできます。
担当者と話す、書き分けの実例を見る、報告の様式を見る。
この確認が、運用の質を分けます。
そして、契約前に要件を渡しておくと、開始と同時に動けます。
準備の期間を、契約の前に取る。
これが、新年度の立ち上げを速くする最も確実な方法です。
まとめ
- 年度の初日に契約すると、最初の入社は数か月先になる
- 前年度中に、要件・記録の整理・母数の確認・選定・体制を進める
- 要件が先、予算は後。母数が分からないと予算の根拠が出ない
- 前年度の送信済みリストがないと、同じ候補者に送ってしまう
- 前年度に「今は時期ではない」と返した候補者は再アプローチの対象
- 入社の時期に幅を持たせると、採用の機会が増える
- 複数職種は優先度の高いものから順に立ち上げる
- 体制は年度の前に決める。特に面談の枠
- 運用開始から三か月で見直す。計画の修正を織り込む
- 選定を年度末に集中させない
よくある質問
いつから準備を始めればよいですか
採用したい入社の時期から逆算してください。送信から入社までの期間に、立ち上げと選定の期間を足した分だけ前になります。要件の整理と代行会社の選定は、予算が確定していなくても進められます。
予算が確定しないと動けません
要件の整理、母数の確認、代行会社の選定は、予算の確定前でもできます。むしろ、母数を確認してから予算を出すほうが、根拠のある金額になります。予算を先に決めると、母数が足りない職種に予算をつけてしまうことがあります。
前年度の記録がありません
今年度から、月次の報告に含めてもらってください。送信済みリスト、効いた文面と条件、面談まで来た候補者の傾向。年度末にまとめて依頼すると漏れます。この記録が、次年度の立ち上げを短くします。