新年度に向けた採用の立ち上げ｜前年度の終わりに整え、年度初めに送り始める

新年度の採用計画が承認された。人数と職種が決まった。そこから代行に相談し、対象と文面を整え、送信が安定するのは、年度が始まって二か月から三か月後。年度の最初の四半期は、ほぼ立ち上げで終わります。結論を先に書くと、新年度の採用は、前年度の終わりに整えておき、年度初めに送り始める形にしてください。計画の承認を待ってから動くと、立ち上げが年度の中に食い込みます。期限からの逆算は採用期限から逆算した送信計画に、期末に向けた動きは期末までに採用したいときの動き方にまとめています。

計画が決まってから動くと何が起きるか

新年度の採用計画は、多くの会社で年度の直前か、年度に入ってから確定します。確定してから代行に相談すると、次の流れになります。

年度の一か月目、代行の選定と契約。二か月目、対象と文面の整備、最初の送信。三か月目、返信率の安定、面談の開始。四か月目以降、ようやく本格的な運用。

第一四半期は立ち上げに消え、採用の成果が出るのは第二四半期以降です。年間で採る人数が決まっているなら、実質的に使える期間は三四半期。しかも、年度の後半には期末の忙しさが来ます。

この流れを避けるには、計画の確定を待たずに、確定する前に整えられるものを整えておくことです。

前年度の終わりに整えておくこと

計画の確定前でも、整えられるものは多くあります。

継続する職種の求人票と対象の条件。 前年度も募集していた職種は、新年度も続くことが多い。求人票の役割の記述を最新にし、対象の判断基準を前年度の実績で更新しておきます。

文面のルール。 会社の言葉づかい、段落の構成は、職種が変わっても使えます。前年度の資産を、新年度用に整理します。

媒体の契約と枠。 新年度に使う媒体と、プランの見直し。前年度の使用率と面談実績から、上げるか下げるかを決めます。更新のタイミングが年度の切り替えに当たるなら、この時期に判断します。

面談者と枠。 新年度の面談者が誰か、週に何枠を空けるか。年度初めは組織の変更で面談者が替わることがあるので、早めに確認します。

担当者との関係。 前年度の担当者を続けるか、替えるか。続けるなら、新年度の計画の見込みを共有し、稼働を確保しておきます。

候補者との関係。 前年度に面談まで進んで決まらなかった候補者、期末を越えて持ち越した候補者。新年度の最初の接触先として、一覧にしておきます。

これらは、人数や職種が確定していなくてもできます。確定したら、確定した内容を当てはめるだけです。

新年度の最初の一か月

前年度の終わりに整えてあれば、年度の最初の一か月は、次のように動けます。

一週目。 確定した計画（人数、職種、時期）を担当者に共有し、優先順位を決めます。複数職種があるときの優先順位で書いた基準で、最初に動かす職種を決めます。

二週目。 優先職種の対象と文面を、前年度の資産をもとに最終調整し、送信を始めます。持ち越した候補者への連絡も、この週に行います。

三週目〜四週目。 返信への対応と、最初の面談設定。文面の反応を見て、一段落目を調整します。

前年度に整えていなければ、この一か月は代行の選定と契約で終わります。整えてあれば、一か月目から送信と面談が始まります。差は二か月分です。

年間の送信計画の置き方

年度初めに、年間の送信計画を置きます。

年間の採用人数を、四半期ごとに割ります。均等ではなく、次のことを考慮します。

第一四半期。 整えてあれば送信を始められるが、面談から承諾までの期間を考えると、入社は第二四半期以降。第一四半期の送信は、第二四半期の採用のためのものです。

第二・第三四半期。 最も安定して運用できる期間。年間の採用の大半をここで決める計画にします。

第四四半期。 期末の忙しさと、期末を越える承諾の問題。期末までに採用したいときの動き方で書いたとおり、第四四半期の後半は新規送信を減らし、絞り込みに回します。

四半期ごとの採用人数から、必要な面談設定数、必要な送信数を逆算し、月ごとの送信計画にします。媒体の枠と担当者の稼働が、月の送信数の上限です。上限を超えるなら、枠か稼働を年度初めに調整します。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「計画が承認されるまで、何も動かせない」というものです。承認の前に代行と契約はできない、という事情は理解できます。しかし、求人票の整備、対象の条件の更新、面談枠の確認、候補者の一覧づくりは、契約が無くてもできます。これらを承認後にやると、承認から送信まで二か月かかります。

見ていて差がつくのは、担当者が「来年度の話を、いまからしましょう」と前年度の終わりに言えるかどうかです。継続の担当者なら、前年度の運用を知っているので、「来年度もこの職種が続くなら、いまのうちに求人票を更新しましょう」と言えます。言わない担当者は、計画が確定してから動き出し、第一四半期を立ち上げに使います。

発注側にできるのは、前年度の最後の定例会で「来年度に向けて、いま整えられることは何か」を議題にすることです。それだけで、新年度の立ち上げは一か月以上短くなります。

年度の途中で計画が変わったとき

年間計画は、途中で変わります。人数が増える、職種が足される、優先順位が入れ替わる、募集が止まる。

変わったら、送信計画を置き直します。四半期ごとの人数を変え、必要な送信数を逆算し直し、媒体の枠と稼働が足りるかを確認します。足りなければ、枠か稼働を調整するか、優先順位で対象を絞ります。

変わることを前提に、計画は四半期ごとに見直す周期にしておきます。半期での見直しの場で、年間計画との差を確認し、残りの期間の計画を置き直します。

計画の変更は、担当者に速やかに伝えます。人数が減ったのに、担当者が前の計画で送り続ければ、稼働と枠が無駄になります。増えたのに伝わっていなければ、間に合いません。

前年度の運用から引き継ぐもの

前年度に運用していたなら、新年度に引き継ぐものを整理します。

資産。 文面のルール、対象の判断基準、送信の記録、候補者との関係。前年度の終わりに、担当者から書面で受け取ります。担当者が替わる場合は特に、この時期に受け取っておかないと、年度の切り替えで消えます。

数字。 前年度の段階ごとの数字（返信率、面談設定率、面談から承諾までの期間）。新年度の計画の仮置きに、実績として使えます。

振り返り。 前年度に何がうまくいき、何がうまくいかなかったか。半期の見直しの記録があれば、それをもとに新年度の運用を変えます。同じことを繰り返さないための材料です。

持ち越した候補者。 期末を越えた候補者の一覧と、次の連絡の予定。新年度の最初の面談は、ここから出ることが多くあります。

前年度の運用を「年度で区切って終わり」にすると、新年度はゼロからです。引き継げば、新年度は「続き」になります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、新年度で最も困るのは「年度が変わった途端、担当窓口も面談者も替わり、前年度の話が通じなくなる」ことです。組織の変更は会社の都合で当然ですが、担当者は新しい窓口に一から説明することになります。前年度に整えた文面のルールも、新しい面談者には「前の話」で、通じません。

年度の切り替えで社内の人が替わるなら、前年度の終わりに、引き継ぎを社内でも行ってください。新しい窓口と面談者に、文面のルール、対象の判断基準、前年度の数字を渡す。担当者と新しい窓口が一度話す場を設ける。

発注側にできるのは、新年度の組織変更が決まった時点で、「採用の窓口と面談者は誰になるか」を担当者に伝えることです。それだけで、担当者は年度初めから新しい体制で動けます。

まとめ

• 計画の確定を待って動くと、第一四半期は立ち上げで終わる
• 前年度の終わりに求人票・対象の条件・文面のルール・媒体とプラン・面談者と枠・担当者との関係・持ち越した候補者を整える
• 整えてあれば、新年度の一か月目から送信と面談が始まる
• 年間の送信計画は四半期ごとに配分。第二・第三四半期に採用の大半を置き、第四四半期後半は絞り込み
• 計画が変わったら四半期ごとに置き直す。担当者に速やかに伝える
• 前年度から資産・数字・振り返り・持ち越した候補者を引き継ぐ。年度で区切らない
• 社内の窓口と面談者が替わるなら、社内でも引き継ぎを行う

よくある質問

採用計画の承認が年度に入ってからで、事前に動けません

承認前でも、求人票の整備、対象の条件の更新、面談枠の確認、持ち越した候補者の一覧づくりは、契約が無くてもできます。前年度の担当者との関係が続いていれば、「来年度もこの職種が続く見込み」を共有し、稼働を仮で確保してもらうこともできます。承認後にやるのは、契約と、確定した人数の当てはめだけにしてください。

新年度に組織が変わり、面談者が全員替わります

前年度の終わりに、新しい面談者に文面のルールと対象の判断基準を渡し、担当者と一度話す場を設けてください。面談で確認する観点と質問も、前年度のものを引き継ぎます。面談者が替わると判定の基準がずれやすいので、面談してみると要件と違うで書いた、面談者の間で観点を揃える作業を年度初めに行います。

前年度は代行を使っていませんでした。新年度から始めるには、いつから動けばよいですか

新年度の一か月目から送信を始めたいなら、前年度の最後の二か月で代行の選定と契約、対象と文面の整備を行います。計画の確定前でも、継続する職種の求人票と面談体制は整えられます。確定後に始めるなら、第一四半期は立ち上げ、第二四半期から本格運用、という計画にしてください。